Medewerkerimport

Bekijk hier de verwante artikelen ‘Gebruikersbeheer’, ‘Autorisaties’ en ‘Autorisatierollen’. 

Let op: het wordt aangeraden alvorens de medewerkerimport in gebruik te nemen, een goede informatieanalyse te doen en een export te genereren van het huidige gebruikersbestand (medewerkersrapportage via Ysis Inzicht).

Inleiding

Het is mogelijk om via een bulkimport meerdere medewerkers tegelijkertijd toe te voegen in Ysis gebruikersbeheer. Dit kan door in een Excelbestand gebruikers in te voeren, en dit document via ‘ Gebruikers importeren’ te uploaden. Per import kunnen maximaal 1000 gebruikers toegevoegd worden.

Template

Download hier het medewerkerimport-template (Excel) welke gebruikt dient te worden voor het aanmaken van het importbestand.

Hieronder enkele opmerkingen over dit document:

• Behoud de opmaak van het document om deze in te kunnen lezen. Wanneer hier aanpassingen in gedaan worden, werkt de upload niet meer. In het bestand staat de informatie die per kolom ingevoerd kan worden uitgelegd in de kopjes.
•  Verplichte velden zijn:
  • Voornamen
  • Achternaam
  • Voorletters
  • Geslacht (‘Man’/’Vrouw’) (Let op: ‘Onbekend’ is niet mogelijk via de medewerkerimport)
  • Gebruikersnaam (unieke combinatie, maximaal 40 tekens, geen spaties/haakjes)
  • Ysis initialen (unieke combinatie, maximaal 10 tekens, de initialen zijn zichtbaar voor de ingelogde gebruiker en uniek binnen de organisatie, na aanmaken niet meer te wijzigen)
  • Discipline (te vullen via drop-down, na aanmaken niet meer te wijzigen en resulteert in het aanvinken van de juiste rol en hiermee de juiste autorisaties)
  • Wachtwoord (alleen bij het aanmaken van nieuwe gebruiker, bij bestaande gebruikers is deze kolom niet van toepassing, lees hier meer over wachtwoordvereisten.)

Lees hier meer informatie over deze velden. 

Let op: voor een succesvolle import is het noodzakelijk om in het template reeds de autorisatierol (door het selecteren van de juiste discipline) toe te kennen aan de gebruiker. Lees hier meer informatie over autorisatierollen en het gebruik ervan.

Uploaden: nieuwe gebruikers en aanpassen gebruikers

Naast het importeren van nieuwe gebruikers is het mogelijk om bestaande gebruikers te voorzien van aanvullende gegevens. De gebruikersnaam kan niet d.m.v. een import aangepast worden, dat kan alleen per individueel gebruiker in de Gebruikersbeheer

Het is mogelijk om een eerste import met minimale gegevens te doen. Hierna kan op een later moment, als er meer gegevens bekend zijn, nogmaals een import gedaan worden. De beschikbare gegevens worden dan met de betreffende gebruiker gesynchroniseerd.

Indien een gebruiker in de template is opgevoerd, wordt, na het importeren, de beschikbare informatie vanuit het template gesynchroniseerd met de informatie in gebruikersbeheer. Indien er informatie van een gebruiker in het template ontbreekt, zal, na een succesvolle upload, deze informatie ook niet meer in Ysis beschikbaar zijn.

Het veld ‘wachtwoord’ is bij een reeds aangemaakte medewerker geen verplicht veld voor de import. Immers: na het aanmaken van een gebruiker worden deze velden niet meer getoond bij de gebruikersdetails.

Na het uploaden van de template geeft Ysis een melding of de upload succesvol is of niet. Er wordt ook weergegeven of en hoeveel nieuwe gebruikers er zijn aangemaakt, of bestaande gebruikers zijn aangepast (met welke aanvullende informatie) en of er gebruikers afgekeurd zijn: 

Indien een gebruiker niet voldoet aan de voorwaarden voor een succesvolle import wordt dit zoals onderstaande getoond.