Selecteer een pagina

Integratie Ysis met SUP

SUP is een landelijk platform en portaal waarmee zorgprofessionals medische hulpmiddelen aanvragen en bestellen voor clienten. Van oudsher een portaal voor de wijkverpleging, wordt SUP inmiddels breder ingezet binnen de zorgketen, ook door behandelaren. Meer over SUP zelf leest u op sup.nl

Gerimedica heeft samen met SUP een Single Sign-On (SSO) koppeling ontwikkeld voor zowel Ysis voor de zorg als Ysis voor behandelaren. Gebruikers vragen hiermee vanuit het clientdossier in Ysis direct een hulpmiddel aan in SUP, zonder apart in te loggen en zonder de client opnieuw te registreren.

Wat levert de koppeling op?

– Geen dubbele registratie: er vindt een directe overgang plaats vanuit het dossier in Ysis naar de juiste clientpagina binnen het SUP-portaal.
– Regie bij de professional: de behandelaar of zorgverlener vraagt het hulpmiddel zelf aan, in plaats van dit via de wijkverpleging of een ander systeem te laten lopen. Dit verkleint de kans op fouten.
– Snellere revalidatie: hulpmiddelen kunnen al tijdens de geriatrische revalidatiezorg (GRZ) worden klaargezet voor de thuiskomst van de client.
– Minder administratieve last: gegevens zoals naam en contactgegevens worden automatisch overgenomen vanuit Ysis. De bestelling in SUP wordt automatisch teruggekoppeld als verslag in het Ysis-dossier.

Voorwaarden en inrichting voor de applicatiebeheerder

Voordat gebruikers de SUP-knop kunnen gebruiken, moet de koppeling aan de achterzijde zijn ingericht:

– Overeenkomst en activatie: uw organisatie dient een overeenkomst te hebben met SUP. Voor het activeren van de koppeling in Ysis dient u een ticket in bij Ysis Support.
– Autorisatie ‘Toegang SUP’: toegang tot de SUP-knop wordt per gebruiker of rol ingericht via het gebruikersbeheer in Ysis, onder de autorisaties.
– E-mailadres als sleutel: voor een succesvolle SSO-koppeling is het een harde voorwaarde dat het e-mailadres van de gebruiker correct is ingevuld in de gebruikersinstellingen in Ysis.
– Autorisaties binnen SUP: binnen SUP richt u per discipline of rol in welke modules zichtbaar zijn (bijvoorbeeld alleen uitleenartikelen zoals bedden en rolstoelen, of ook koopmodules voor wondzorg en continentiemateriaal).

**Let op:** zonder een correct ingevuld e-mailadres bij de gebruiker werkt de SSO-koppeling niet en krijgt de gebruiker een inlogscherm of foutmelding van SUP te zien.

Stappenplan: een hulpmiddel aanvragen vanuit Ysis

De onderstaande stappen gelden zowel voor behandelaren als voor (wijk)zorgmedewerkers. Afhankelijk van uw rol en organisatie ziet u in SUP een andere set modules.

1. Open het dossier

Log in op Ysis via een computer, tablet of telefoon en navigeer naar het dossier van de client voor wie een hulpmiddel wordt aangevraagd.

2. Start de SUP-omgeving

Klik op de knop ‘SUP’ in de menubalk van het dossier. Gebruikt u Ysis voor de zorg, dan vindt u SUP onder het menu ‘Koppelingen’. Er opent automatisch een nieuw tabblad waarin de SUP-omgeving wordt geladen, met de naam van de cliental rechtsboven in beeld.

3. Kies de gewenste module

Op het SUP-dashboard ziet u de modules die voor uw organisatie en rol zijn opengesteld, bijvoorbeeld aan- en uittrekhulpen, incontinentiemiddelen of uitleenhulpmiddelen zoals bedden en rolstoelen.

4. Controleer de clientgegevens

Na het kiezen van een module opent het clientgegevensscherm. De gegevens van de client zijn hier al ingevuld vanuit Ysis; u hoeft deze alleen te controleren en eventueel aan te vullen.

5. Kies het hulpmiddel en rond de bestelling af

Selecteer het gewenste hulpmiddel en doorloop het reguliere bestelproces in SUP.

6. Bestelling bevestigd

Na het plaatsen van de bestelling ontvangt u een bevestiging met een referentienummer.

Ysis maakt automatisch een verslag aan onder uw eigen naam met de details van de bestelling, zoals het referentienummer, de leverdatum en de bestelde producten.

Veelgestelde vragen en support

**Bij het klikken op de SUP-knop verschijnt een inlogscherm van SUP of een foutmelding. Wat is de oorzaak?**
Controleer eerst in Ysis of het e-mailadres correct en volledig is ingevuld in het gebruikersprofiel. Klopt dit, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder om te controleren of de autorisatie ‘Toegang SUP’ (eventueel via HelloID) correct aan het account is toegekend.

**Is de koppeling ook bruikbaar voor een algemene bestelling, buiten een clientcontext om?**
Nee. De koppeling is bewust ontworpen om altijd vanuit een dossier te starten, zodat de juiste context wordt meegegeven en fouten worden voorkomen.

**Bepaalde hulpmiddelen of modules zijn niet zichtbaar in SUP. Hoe kan dit?**
Welke modules (uitleen of koop) zichtbaar zijn, wordt op organisatieniveau en per rol afgestemd met SUP. Ontbreekt er een module, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder.

Heeft u andere vragen over deze integratie? Neem dan contact op met Ysis Support via het klantportaal 

2.  Route afspraken

Zodra er in OFS een route-afspraak is ingepland, toont Ysis die automatisch op de volgende plekken:

  • In de agenda van de medewerker.
  • In de agenda van de cliënt.
  • Op de Teampagina, als je filtert op ‘Mijn route’.
  • In de agenda in Yris. 

Informatie die meegaat met een route-afspraak:

  • Gegevens van de cliënt (naam, adres, telefoonnummer).
  • Datum en tijd (begin en eind).
  • Team (= Department OFS).
  • Zorgaanbod (= Task type OFS).
  • Deskundigheid (= Skill OFS).
  • Ingeplande medewerker.

Wijzigingen in route-afspraken:

  • Geplande route-afspraken in OFS kunnen voordat ze zijn begonnen nog worden gewijzigd in OFS. Deze wijziging wordt dan automatisch doorgevoerd in Ysis. 
  • Is de afspraak anders gelopen dan gepland? Dan kan de medewerker deze in Ysis aanpassen na aanvang van de afspraak.
      • Deze wijzigingen worden niet doorgestuurd naar OFS.
      • Het zorgaanbod en de cliënt zijn niet aanpasbaar.
      • Het team kan alleen gewijzigd worden naar een team dat het geselecteerde zorgaanbod levert.

Wil je de planning zien in OFS?

Ga via de agenda in Ysis naar het planningsvoorstel. Klik in het voorstel op Naar planbord en  het voorstel opent in OFS. Je kunt nu bekijken of deze al is aangekomen en of het voorstel wel/niet gepland is. Hierna kunnen dan vervolgacties uitgezet worden in OFS of Ysis. Ons advies: kijk niet direct na het aanmaken/wijzigen van een planningsvoorstel of zorgarrangement of dit goed is aangekomen; er kan tijd overheen gaan voordat het planningsvoorstel in OFS te zien is.

3.   Koppelen gegevens in Ysis en OFS

*Teams koppelen:
De teams in Ysis worden aan de afdelingen in OFS gekoppeld via de kostenplaats. Teams met dezelfde kostenplaats vormen samen één afdeling in OFS. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het invullen van de kostenplaats bij de juiste afdeling in OFS.

Medewerkers koppelen:
Dit gebeurt via het personeelsnummer uit AFAS. Dit dient overeen te komen met het personeelsnummer in Ysis. Indien meerdere gebruikers hetzelfde personeelsnummer hebben kan de koppeling niet gemaakt worden.

4.   Overig

OFS haalt medewerkersdiensten op uit OWS. Route-afspraken worden alleen ingepland als de dienst past bij het voorstel (denk aan juiste deskundigheid en zorgsoort).

In Ysis zie je alleen de tijd die je bij de cliënt bent. Pauzes en aanwezigheidstijd zie je niet terug. Soms plant OFS een pauze aan het begin van een afspraak. In dat geval haalt Ysis deze pauzetijd van de afspraak af.

Meer weten over het wijkverpleegkundig proces? bekijk hier een korte video