Admin tabblad
Algemeen
Hoe een nieuw dossier aangemaakt moet worden staat hier beschreven.
Administratieve gegevens kunnen ingevoerd worden op het Admin tabblad. Hier zijn de volgende formulieren beschikbaar: Persoonsgegevens, Adresgegevens, Contactpersonen, Verzekeringsgegevens, Huisarts, Behandelaren en indien hier gebruik van wordt gemaakt Patiëntportaal.
Het invoeren van gegevens werkt in een ieder formulier hetzelfde. Klik op 
als er tekst ingevoerd of gewijzigd moet worden.
Wanneer de organisatie ervoor heeft gekozen om de persoons- en adresgegevens te kunnen ophalen vanuit de basisregistratie personen, worden deze gegevens automatisch gevuld door op 
te drukken. Meer informatie over deze werkwijze is hier te vinden.
Let op! Indien er gebruik wordt gemaakt van een integratie met een ECD, zal er geen te zien zijn waarmee de gegevens aangepast kunnen worden. Gegevens worden in het ECD aangepast en komen vervolgens in Ysis middels de integratie.
Contactpersonen
Klik op 
om een contactpersoon toe te voegen of op 
om een bestaand contactpersoon te bewerken of verwijderen. Dezelfde stappen kunnen voor meerdere contactpersonen worden doorlopen.
Bij het tonen van de contactpersonen wordt de volgende volgorde aangehouden:
- bovenaan staan de vertegenwoordigers van de cliënt;
- daaronder de contactpersonen met een juridische titel;
- daaronder de contactpersonen met een relatie tot de cliënt;
- daaronder de overige contactpersonen, gesorteerd op naam.
Voor cliënten jonger dan 18 jaar is er de mogelijkheid om ouderlijk gezag aan te geven.
Let op: Het is niet mogelijk om contactpersonen die worden overgenomen uit het ECD te wijzigen in Ysis. Dit dient altijd in het ECD gedaan te worden, waarna de wijziging automatisch in Ysis wordt overgenomen.
Verzekeringsgegevens
In dit tabblad kunnen verschillende zaken ingevuld worden.
- ZZP
- Verzekeringsgegevens: naam maatschappij, polisnummer, ingangsdatum en pakketcode.
- De naam van het verzekeringspakket kan niet handmatig worden ingevuld. Dit veld wordt ingevuld als er gebruik wordt gemaakt van de eerstelijns module en de COV check hebt uitgevoerd in Ysis. Er wordt automatisch iedere maand een COV check uitgevoerd als dit voor uw organisatie zo is geconfigureerd. Voor nieuw geopende dossiers wordt de eerstvolgende nacht automatisch een COV check uitgevoerd, op de afdelingen waar dit voor ingesteld staat. Wij willen u graag attent maken op de volgende informatie van de website van Vecozo: “Uitwisseling van persoonsgegevens zonder geldige rechtvaardigingsgrond is volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) niet toegestaan. Hiervoor kunnen boetes worden opgelegd door het CBP, niet alleen aan VECOZO maar ook aan u als zorgaanbieder. Het is dus van belang dat COV niet wordt gebruikt voor behandelingen die worden vergoed uit de Wmo/Jeugdwet.” Concreet betekent dit dat het ophalen van zorgverzekeringsgegevens alleen is toegestaan voor cliënten waarvoor deze gegevens daadwerkelijk nodig zijn voor de bedrijfsvoering van uw organisatie (bijvoorbeeld declaratie Zvw). In Ysis kan per locatie de automatische COV check aan en uitgezet worden.
- DBC-GRZ module in- of uitschakelen
- Huisartsendeclaratie in- of uitschakelen
- Inzichtelijk of de Eerstelijns paramedische zorg voor een afdeling staat in- of uitgeschakeld. Als dit niet voor een hele afdeling staat ingeschakeld, kan dit hier per cliënt handmatig worden ingeschakeld.
- Inzichtelijk of Geneeskundige zorg voor specifieke patiëntgroepen (GZSP) staat in- of uitgeschakeld. Als dit niet voor een hele afdeling staat ingeschakeld, kan dit hier per patiënt worden ingeschakeld.
- Eerstelijnsverblijf in- of uitschakelen
- Generalistische Basis GGZ (GBG) module in- of uitschakelen
Voor nieuw geopende dossiers wordt de eerstvolgende nacht automatisch een COV check uitgevoerd, op de afdelingen waar dit voor ingesteld staat.
Huisarts
- Klik op
en begin met het typen van de naam en/of woonplaats van de huisarts. Een dropdown menu zal verschijnen met zoekresultaten van de AGB webservice van Vektis. Maandelijks importeren wij de meest recente versie. - Selecteer de juiste huisarts om de gegevens te vullen en op te slaan.
- Klik op ‘Formulier wissen’ om geen wijziging aan te brengen.
Bij huisartsen die al in Ysis staan, maar waarvan wordt geconstateerd dat de gegevens niet up to date zijn, moet er opnieuw gezocht worden via de zoekfunctie.
Behandelaren
De behandelaren die hier zichtbaar zijn, zijn automatisch toegewezen op basis van de koppeling van de medewerker aan afdelingen of op een later moment individueel aangepast.
- Klik op als u een behandelaar wilt invoeren of wijzigen. Dit kan alleen van de eigen discipline. Een beheerder of iemand van de medische discipline kan wel de behandelrelaties van andere disciplines beheren.
- Zet een vinkje bij de medewerkers die uitvoerder zijn van de behandelrelatie.
Meer informatie over het concept Behandelrelaties kunt u lezen in:
Behandelrelaties – introductie