Selecteer een pagina

Beheerfase Ysis

Na de implementatiefase volgt de beheerfase van Ysis; het regulier gebruik van Ysis en het bijbehorende beheer van Ysis.
In dit artikel wordt een opsomming gedaan van een aantal aspecten die hier een rol in kunnen spelen.

Rolbeschrijving functioneel applicatiebeheerder, technisch applicatiebeheerder en kerngebruiker

Na livegang van Ysis is het belangrijk om gemaakte keuzes te borgen en nieuwe functionaliteiten te implementeren zodat de uitnutting van Ysis optimaal blijft.

We omschrijven hieronder drie rollen, die belangrijk zijn voor deze borging:

  • Functioneel applicatiebeheerder
  • Technisch applicatiebeheerder
  • Kerngebruiker(s)
Functioneel beheerder:
  • Heeft relevante kennis van zorginhoudelijke zaken, is ICT vaardig, is bekend met Ysis en gericht op het optimaal benutten van de applicatie. In staat om vraagstukken van collega’s te doorgronden en ‘de vraag achter de vraag’ naar boven te krijgen. Vertalen van procesvragen, informatiebehoefte naar concrete inrichtingswijzigingen in Ysis en Ysis Inzicht. Zorginhoudelijke achtergrond voor de functioneel applicatiebeheerder is een pre.
  • Werkt met (of heeft nauw contact met de gebruikers) de applicatie. Heeft oog voor werkprocessen en kan keuzes maken met zorginhoudelijke kennis
  • Beheert de tabbladen (in Ysis) ‘Archief’, ‘Labels’, ‘Episoden’, ‘Tijdregisratie’, ‘Behandelplannen’, ‘Meetinstrumenten’, ‘Briefsjablonen’ en ‘Adviessjablonen’.
  • Analyseert release notes op relevantie informatie voor collega’s op de werkvloer.
  • Vertaalt informatiebehoefte van ‘de werkvloer’ naar mogelijkheden binnen Ysis Inzicht, stemt dit af met technisch applicatiebeheerder
  • Heeft samen met de kerngebruikers en technisch applicatiebeheerder 2-4 per jaar ‘kerngebruikeroverleg’.
  • Urenbesteding*: 4-6 uur per week. Rondom kerngebruikeroverleggen, release periodes en eventuele vervolgacties meer. *Afhankelijk van organisatiegrootte.
Technisch applicatiebeheerder
  • Heeft relevante kennis van Ysis en de hieraan gekoppelde applicaties en is gericht op het optimaal benutten van de applicatie en de hieraan gekoppelde applicaties.
  • Is bekend met de technische aspecten van de applicatie en kennis van gekoppelde applicaties (een zorgdossier, EVS, Zorgmail, HR-pakket (via SCIM), Zorgdomein, etc.)
  • Beheert module ‘Gebruikersbeheer’ (aanmaken & beheren gebruikers)
  • Beheert de tabbladen ‘Medewerkers’, ‘Locaties/Afdelingen’ en ‘AGB-codes’.
  • Beheert de financiële modules die van toepassing zijn.
  • Analyseert release notes op relevantie informatie vanuit Ysis overstijgend perspectief: (ver)nieuw(d)e integraties, nieuwe manier van inloggen, authenticatie etc..
  • Beheert Ysis Inzicht
  • Stemt af met functioneel beheerder over de informatiebehoefte van zorgprofessionals en voorziet in inrichting binnen Ysis Inzicht.
  • Heeft samen met de kerngebruikers en functioneel applicatiebeheerder 2-4 per jaar ‘kerngebruikeroverleg’.
  • Urenbesteding*: 6-10 uur per week. Rondom kerngebruikeroverleggen, release periodes en eventuele vervolgacties meer. *Afhankelijk van organisatiegrootte.
Kerngebruiker per discipline
  • Is goed bekend met de applicatie
  • Is aanspreekpunt Ysis voor collega’s vanuit de eigen discipline en functioneel applicatiebeheer.
  • Bespreekt (op aangeven functioneel beheerder) nieuwe functionaliteiten in Ysis en analyseert impact van release voor de eigen vakgroep
  • Heeft samen met de andere kerngebruikers en beide applicatiebeheerders 2-4 per jaar ‘kerngebruikeroverleg’.
  • Uren besteding*: 2 uur per week. Rondom kerngebruikeroverleggen, release periodes en eventuele vervolgacties meer. *Afhankelijk van organisatiegrootte.

Ysis Releases

Er wordt continu gewerkt aan nieuwe functionaliteiten en verbeteringen voor Ysis. Het releaseproces voor nieuwe functionaliteiten is als volgt:

  • Nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd aan de acceptatie2-omgeving. 
  • Iedere drie weken wordt er een nieuwsbrief verstuurd waarin vermeld wordt welke nieuwe functionaliteit er beschikbaar is op de acceptatie2-omgeving.
  • Vanaf dat moment kan de nieuwe functionaliteit binnen de eigen organisatie worden bekeken en kan er een inschatting worden gemaakt van de impact van de nieuwe functionaliteit/verandering voor de eigen organisatie. Denk hierbij aan het aanpassen van interne afspraken en communicatie hierover binnen de eigen organisatie.
  • Na 3 weken zullen de functionaliteiten van de acceptatie2-omgeving worden toegevoegd aan de productieomgeving. Dit gebeurt op dinsdagavond omstreeks 18:00.
  • Op de dinsdag waarop de nieuwe functionaliteit van de acceptatie2-omgeving naar de productieomgeving wordt gebracht, zal er een nieuwsbrief worden verzonden met daarin nogmaals de functionaliteit die deze dag (rond 18:00) naar productie wordt gebracht. Waar nodig met een link naar de handleiding. Daarnaast lees je in deze nieuwsbrief ook meteen welke functionaliteiten beschikbaar zijn op de acceptatie2-omgeving.
  • Deze cyclus herhaalt zich iedere drie weken.

Een uitzondering op deze cyclus geldt voor problemen (bugs), die zich voordoen op de productieomgeving en die direct invloed hebben op het werkproces.
De oplossingen voor deze bugs dienen zo snel mogelijk naar de productieomgeving gebracht te worden en zullen dus via continuous delivery gereleased worden. Dit betekent dat de oplossing van de bug op productie komt zodra deze klaar is.

De afspraken over het serviceniveau (bijvoorbeeld beschikbaarheid applicatie, calamiteiten en onderhoud) zijn vastgelegd in het Service level agreement (SLA). Deze is voor alle organisaties hetzelfde. De huidige SLA is: SLA 2025 

Contact met accountmanager

De accountmanager is regelmatig in contact met uw organisatie en deze contacten kunnen verschillend worden vormgegeven, per organisatie is dit maatwerk, maar denk hierbij aan:

  • Een periodiek overleg om de nieuwe functionaliteiten en operationele zaken door te spreken, behoefte te bepalen tav ondersteuning of training van Gerimedica met bijvoorbeeld applicatiebeheerders en/of andere functionarissen.
  • Een accountmanagement overleg tussen opdrachtgever, superusers van de organisatie en applicatiebeheer.
  • Een tactisch of strategisch overleg waarin trends en uitdagingen voor de komende jaren besproken worden voor de organisatie en/of regio.
  • De accountmanager heeft tenminste 1 keer per jaar een gesprek over de wijzigingen ten aanzien van (o.a.) de software. Wij gaan ervan uit dat de zorgorganisatie zich actief voorbereid op dit overleggen en interne uitdagingen kan bespreken met de accountmanager van Gerimedica.  Tijdens dit gesprek worden deze uitdagingen besproken doorgenomen en indien nodig, gelijk verdiepingsmomenten gepland. 
  • Deze verdiepingsmomenten kunnen bestaan uit een bezoek op locatie om te zien waar de gebruikers tegenaan lopen in hun dagelijkse werk eventueel gezamenlijk met een productspecialist.
  • Viermaal per jaar is het advies vanuit GeriMedica om zelf een ‘superusersoverleg’ te organiseren om zaken te bespreken waar gebruikers tegenaan lopen, nieuwe functionaliteiten uit de release te bespreken en hoe dit geïmplementeerd gaat worden. De superusers vertegenwoordigen de gebruikersgroepen/vakgroepen en hebben het vermogen om de interne processen kritisch te bekijken en te zien waar werkproces applicatie raakt.
  • Mogelijke onderwerpen voor het superusersoverleg:
    • Nieuwe functionaliteiten besluitvorming en implementatie;
    • Roadmap GeriMedica
    • Lopende zaken – problemen waar organisatie tegenaan loopt;
    • Koppelingen zorgdossier;
    • Koppelingen EVS;
    • Werkafspraken up to date?
    • Gewenste (bij)scholing?Een periodiek overleg om de nieuwe functionaliteiten en operationele zaken door te spreken, behoefte te bepalen tav ondersteuning of training van Gerimedica met bijvoorbeeld applicatiebeheerders en/of andere functionarissen.