Selecteer een pagina

Beheerfase Ysis

Na de implementatie start de beheerfase. Dit is de fase waarin Ysis regulier wordt gebruikt en beheerd. Om Ysis optimaal te laten werken en het werk voor de zorgprofessional makkelijker en leuker te maken, is goed beheer essentieel. In dit artikel leest u welke rollen en processen hierbij van belang zijn.

Rollen en verantwoordelijkheden

Om gemaakte keuzes te borgen en nieuwe functionaliteiten succesvol in te zetten, adviseren wij drie specifieke rollen binnen de organisatie.

Functioneel (applicatie)beheerder

De functioneel beheerder vormt de brug tussen zorg en ICT. Deze persoon heeft kennis van zorginhoudelijke processen en is vaardig met computers.

  • Doorgrondt vraagstukken van collega’s en haalt de ‘vraag achter de vraag’ naar boven.
  • Vertaalt procesvragen en informatiebehoefte naar de inrichting in Ysis en Ysis Inzicht.
  • Beheert in Ysis de tabbladen ‘Archief’, ‘Labels’, ‘Episoden’, ‘Tijdregistratie’, ‘Behandelplannen’, ‘Meetinstrumenten’, ‘Briefsjablonen’ en ‘Adviessjablonen’.
  • Analyseert de release notes en beoordeelt de relevantie voor de gebruikers op de werkvloer.
  • Overlegt twee tot vier keer per jaar met de technisch applicatiebeheerder en kerngebruikers.
  • Tijdsbesteding: vier tot zes uur per week (afhankelijk van de organisatiegrootte).

Technisch applicatiebeheerder

De technisch beheerder richt zich op de technische werking van Ysis en de koppelingen met andere systemen, zoals het elektronisch voorschrijfsysteem (EVS), ZorgMail en personeelssystemen.

  • Heeft relevante kennis van Ysis en de hieraan gekoppelde applicaties en is gericht op het optimaal benutten van de applicatie en de hieraan gekoppelde applicaties.
  • Is bekend met de technische aspecten van de applicatie en kennis van gekoppelde applicaties (een zorgdossier, EVS, Zorgmail, HR-pakket (via SCIM), Zorgdomein, etc.)
  • Beheert de module ‘Gebruikersbeheer’.
  • Beheert de tabbladen ‘Medewerkers’, ‘Locaties/Afdelingen’ en ‘AGB-codes’.
  • Is verantwoordelijk voor de financiële modules en Ysis Inzicht.
  • Analyseert release notes op technische wijzigingen, zoals integraties en inlogmethoden.
  • Stemt af met de functioneel beheerder over de inrichting van Ysis Inzicht.
  • Overlegt twee tot vier keer per jaar met de functioneel beheerder en kerngebruikers.
  • Tijdsbesteding: zes tot tien uur per week (afhankelijk van de organisatiegrootte).

Kerngebruiker (keyuser/superuser) per discipline

De kerngebruiker is het eerste aanspreekpunt voor collega’s uit de eigen vakgroep.

  • Is goed bekend met Ysis en ondersteunt directe collega’s.
  • Bespreekt nieuwe functionaliteiten en analyseert de impact hiervan voor de eigen discipline.
  • Overlegt twee tot vier keer per jaar met de applicatiebeheerders.
  • Tijdsbesteding: twee uur per week (afhankelijk van de organisatiegrootte)

Ysis Releases

Gerimedica werkt continu aan verbeteringen. Wij beloven Ysis simpel te houden, ook als dat moeilijk is. Het proces voor vernieuwingen verloopt via een vaste cyclus van drie weken.

  1. Nieuwsbrief en acceptatie-omgeving: Elke drie weken verschijnt er een nieuwsbrief. Hierin staat welke nieuwe functionaliteiten klaarstaan op de acceptatie2-omgeving. Vanaf dat moment kan uw organisatie de wijzigingen testen en de impact op werkprocessen inschatten.
  2. Naar productie: Drie weken na plaatsing op de acceptatie-omgeving worden de functionaliteiten op dinsdagavond rond 18.00 uur overgezet naar de productieomgeving. U ontvangt op die dag opnieuw een nieuwsbrief met een overzicht van de wijzigingen en (waar nodig) een link naar de handleiding.
  3. Spoedoplossingen: Fouten (bugs) die het werkproces direct verstoren, worden zo snel mogelijk opgelost. Deze oplossingen worden direct geplaatst en wachten niet op de cyclus van drie weken.

Afspraken over beschikbaarheid, onderhoud en calamiteiten zijn vastgelegd in de Service Level Agreement (SLA). De huidige versie is: SLA 2025 

Samenwerking met de accountmanager

Wij beschouwen wie ons wil helpen als partner en werken op basis van vertrouwen. De accountmanager heeft regelmatig contact met uw organisatie. De invulling hiervan is maatwerk, maar bestaat vaak uit de volgende onderdelen:

  • Periodiek overleg: Het bespreken van actualiteiten, operationele zaken en de behoefte aan ondersteuning of training.
  • Strategisch overleg: Een gesprek over trends, uitdagingen in de regio en de visie voor de komende jaren.
  • Jaarlijks evaluatiegesprek: Minimaal één keer per jaar bespreekt de accountmanager de wijzigingen in de software en de uitdagingen van de organisatie. Indien nodig plannen we direct verdiepingsmomenten, bijvoorbeeld een bezoek op locatie om mee te kijken met de gebruikers.

Advies superusersoverleg

Wij adviseren om vier keer per jaar zelf een overleg te organiseren met de zogenoemde superusers (kerngebruikers). Zij vertegenwoordigen de vakgroepen en kunnen kritisch kijken waar de applicatie het werkproces raakt. Onderwerpen voor dit overleg kunnen zijn:

  • Besluitvorming over en implementatie van nieuwe functionaliteiten
  • De ontwikkelthema`s van Ysis
  • Lopende problemen of vragen vanuit de organisatie
  • Status van koppelingen met zorgdossiers of EVS
  • Actualiteit van werkafspraken
  • Behoefte aan (bij)scholing