Afdelingen beheren voor medewerkers

Beheerders kunnen medewerkers binnen Ysis behandeldossier koppelen aan een afdeling. Dit kan in het Beheer scherm, tabblad Medewerkers. Er is een onderscheid gemaakt in het ‘koppelen’ en ‘autoriseren’ van afdelingen voor een gebruiker.

Koppelen

In de kolom ‘Gekoppeld aan’ kunnen gebruikers gekoppeld worden aan afdelingen. Dit is de plek waar vastligt welke medewerker automatisch de uitvoerder van de behandelrelatie is (aanspreekpunt of hoofdbehandelaar), wanneer een cliënt wordt ingeschreven. 

Voor het leesaccount: het veld van toegekende afdelingen zorgt ervoor dat men toegang heeft tot de dossiers van deze afdelingen.

Let op: het is niet mogelijk om ‘de laatste arts’ te verwijderen van een intramurale afdeling. Wanneer twee artsen ruilen van afdeling moet u dus eerst de nieuwe arts toekennen aan de afdeling en pas daarna de oude arts verwijderen.

Wanneer een arts/ Ysis gebruiker met een medisch account automatisch wordt geblokkeerd, en hij/zij was de laatste arts gekoppeld aan één of meerdere intramurale afdelingen, dan wordt hiervan expliciet melding gemaakt via een bericht aan de applicatiebeheerder.  Afdelingen die aangemerkt zijn als Extramuraal zijn hier een uitzondering op en worden in deze controle niet meegenomen. 

Autoriseren

In specifieke gevallen kan het gewenst zijn om de autorisaties in te perken per afdeling voor een gebruiker. Hiervoor wordt eerst het vinkje ‘Autorisaties inperken per afdeling’ aangevinkt. 

De kolom ‘Geautoriseerd’ verschijnt. Afdelingen waar ‘Gekoppeld aan’ is aangevinkt, hebben automatisch ook een vinkje bij ‘Geautoriseerd’. De uitvoerder van een behandelrelatie heeft namelijk altijd toegang nodig tot een dossier.

Naast de standaard geautoriseerde afdelingen kunnen ook extra afdelingen aangevinkt worden om toegang te geven tot de dossiers van deze afdelingen.

Onderstaande voorbeelden tonen op welke wijze deze functionaliteit gebruikt kan worden.

Waarnemend arts

Een arts van een andere organisatie is in de dienst verantwoordelijk voor de patiënten van een of meer locaties van een zorginstelling. Op alle andere locaties hoeft hij nooit te komen. Deze arts is nooit de uitvoerder van de behandelrelatie en hoeft in zijn/haar medewerkersprofiel dus niet gekoppeld te worden aan afdelingen. Het moet echter wel mogelijk zijn het aantal afdelingen waar hij/zij toegang toe heeft te beperken.

Extern ingehuurde fysiotherapeut

Voor een bepaalde locatie wordt de fysiotherapiebehandeling niet gedaan door fysiotherapeuten van de eigen organisatie, maar vanuit een externe praktijk. Deze fysiotherapeut is de uitvoerder van de behandelrelatie, dus is wel gekoppeld aan een of meer afdelingen, maar de zorginstelling wil niet dat deze fysiotherapeut toegang heeft tot alle dossiers waar de discipline Fysiotherapie een behandelrelatie mee heeft.  Voor de externe fysiotherapeuten wordt de autorisatie dan beperkt tot de afdelingen waar zij behandelen. Voor de “eigen” fysiotherapeuten hoeft de autorisatie niet ingeperkt te worden. 

 

Inzage in dossier indien gebruiker niet geautoriseerd is

In de praktijk kan het voorkomen dat een gebruiker niet geautoriseerd is, maar toch in een dossier van een patiënt moet kijken. Wanneer de patiënt opgezocht wordt door te zoeken op de naam en deze naam te selecteren, verschijnt onderstaande pop-up.

De reden kan opgegeven worden en daarna wordt eenmalig toegang verleend aan de gebruiker tot het dossier. Het benaderen van het dossier is via 2 manieren zichtbaar:

• De applicatiebeheerder van de organisatie die de autorisatie heeft  ‘Beheer medewerkers’ ontvangt een Ysis bericht. 

• In het dossier van de cliënt is zichtbaar dat het dossier benaderd is door deze gebruiker onder Verslaglegging > Systeem > Signalering.

Voorbeeld scenario’s inperken op afdelingsniveau:

Voorbeeld 1:

De medewerker is geen uitvoerder van een behandelrelatie en kent geen autorisatiebeperkingen.
Op het beheerscherm medewerkers ziet het er als volgt uit:

Als de medewerker is ingelogd is het veld ‘Mijn Locaties’ op het overzichtsscherm leeg.
Als ‘Locaties’ geselecteerd wordt om alle locaties/afdelingen te bekijken zijn alle afdelingen van de instelling te zien. De medewerker krijgt voor ingeschreven dossiers geen pop-up ‘Ongeautoriseerde toegang’. De beheerder krijgt over deze medewerker alleen een bericht over ongeautoriseerde toegang bij toegang uitgeschreven dossiers.

 

Voorbeeld 2:

De medewerker is wel uitvoerder van een behandelrelatie maar kent geen autorisatiebeperkingen.
Op het beheerscherm medewerkers ziet het er als volgt uit:

Als de medewerker is ingelogd is het veld ‘Mijn Locaties’ op het overzichtsscherm gevuld met de afdelingen waar de medewerker aan gekoppeld is in het medewerkersprofiel. In bovenstaand voorbeeld de afdeling Binnenveld – ELZ.
Als ‘Locaties’ geselecteerd wordt om alle locaties/afdelingen te bekijken zijn alle afdelingen van de instelling te zien.
De medewerker krijgt voor ingeschreven dossiers geen pop-up ‘Ongeautoriseerde toegang’. De beheerder krijgt over deze medewerker alleen een bericht over ongeautoriseerde toegang bij toegang uitgeschreven dossiers.

 

Voorbeeld 3:

De medewerker is geen uitvoerder van een behandelrelatie en kent wél autorisatiebeperkingen.
Op het beheerscherm medewerkers ziet het er als volgt uit:

 

Als de medewerker is ingelogd is het veld ‘Mijn Locaties’ op het overzichtsscherm leeg.
Als ‘Locaties’ geselecteerd wordt om alle locaties/afdelingen te bekijken is alleen afdeling Schemering te zien.
Wanneer deze gebruiker een dossier van een andere afdeling benadert, krijgt deze gebruiker onderstaande pop-up te zien:

De applicatiebeheerders die geautoriseerd zijn voor medewerkersbeheer krijgen een bericht in hun berichtenbox van Ysis.

Voorbeeld 4:

De medewerker is wél uitvoerder van een behandelrelatie en kent ook autorisatiebeperkingen.
Op het beheerscherm medewerkers ziet het er als volgt uit:

Als de medewerker is ingelogd, is het veld ‘Mijn Locaties’ op het overzichtsscherm gevuld met de afdelingen waaraan de medewerker is gekoppeld. In het bovenstaande voorbeeld: Morgenstond.
Als ‘Locaties’ geselecteerd wordt om alle locaties/afdelingen te bekijken zijn afdeling Binnenveld – ELZ en Schemering te zien.
Wanneer deze gebruiker een dossier van een andere afdeling benadert, krijgt deze gebruiker onderstaande pop-up te zien:

De applicatiebeheerders die geautoriseerd zijn voor medewerkersbeheer krijgen een bericht in hun berichtenbox van Ysis.