Locaties en afdelingen beheren

In het scherm ‘Beheer’, op het tabblad ‘Locaties/afdelingen kunnen de de locaties en afdelingen van de instelling worden beheerd.

Locaties en afdelingen aanmaken

1. In het menu ‘Acties’ kan op ‘Locatie toevoegen’ gekozen worden. Er verschijnt een scherm waar de details van de nieuwe locatie ingegeven kan worden. Door te klikken op ‘Opslaan’ wordt de locatie aangemaakt. De locatie wordt (op alfabetische volgorde) toegevoegd aan de lijst.

In de linkerkolom worden de locaties getoond:

Een klik op voegt een nieuwe afdeling toe aan deze locatie
Een klik op opent het scherm om de eigenschappen van deze locatie te wijzigen

Wanneer er geen afdelingen onderdeel zijn van een locatie, omdat deze nog niet aangemaakt zijn of verwijderd, verschijnt een derde icoontje:. Hiermee kan de locatie verwijderd worden. Dit kan alleen als er geen afdelingen meer gelinkt zijn aan de locatie.

Afdelingen beheren

In de lijst staan bij iedere locatie de bijbehorende afdelingen. Bij iedere afdeling staat de naam en doelgroep, met het actuele aantal ingeschreven cliënten.

Indien er géén cliënten (meer) staan ingeschreven op een afdeling verschijnt ook het icoontje, waarmee de afdeling van de locatie verwijderd kan worden. Verwijderen van een afdeling is alleen mogelijk als er geen cliënten op deze afdeling staan ingeschreven.

Een klik op opent het scherm om de eigenschappen van deze afdeling te wijzigen.

Vestigingsnummer
Het vestigingsnummer is nodig voor aanlevering van Wzd informatie aan de IGJ. Indien het vestigingsnummer van de afdeling afwijkt van dat van de locatie kan dat hier worden ingevuld. Anders volstaat invullen op locatieniveau.
BOPZ
De BOPZ module inschakelen voor cliënten op deze afdeling. Let op: het vinkje ‘BOPZ’ bij een afdeling in het beheerscherm bepaalt of de BOPZ informatie getoond wordt of niet. Hiermee kan dus per afdeling worden bepaald of de VBM registratie (nog) mogelijk moet zijn. Het tabblad ‘Juridisch’ is voor elk dossier beschikbaar omdat registratie van Onvrijwillige zorg in het kader van de Wet zorg en dwang (Wzd) niet afdelingsgebonden is.
Huisartsdeclaratie
Op het administratieve tabblad wordt de mogelijkheid toegevoegd om verrichtingen te registreren conform de huisarts-declaratieregels.
Eerstelijns paramedische zorg
De eerstelijns paramedische module zal automatisch worden ingeschakeld voor cliënten op deze afdeling. Daarnaast wordt door deze optie voorkomen dat alle behandelaars van dezelfde discipline als de ingelogde medewerker, en die gekoppeld zijn aan de afdeling, als uitvoerend behandelaar gekoppeld worden aan het dossier. Dit sluit goed aan bij de eerstelijns paramedische afdelingen waar cliënten vaak door één behandelaar per discipline behandeld worden.
Geneeskundige zorg voor specifieke patientgroepen (GZSP)
De GZSP module inschakelen voor cliënten op deze afdeling.
Extramuraal
Wanneer een afdeling staat aangemerkt als extramuraal, dan wordt op het moment van inschrijven van een cliënt op die afdeling niet direct een behandelrelatie aangemaakt met de medische discipline. Dit sluit beter aan bij de situatie voor eerstelijns afdelingen waar cliënten niet per definitie een behandelrelatie met de medische discipline hebben. Het gevolg is dat als een arts voor het eerst een dossier van een cliënt op een extramurale afdeling opent, Ysis zal vragen of er een behandelrelatie met de medische discipline gestart moet worden. Als een arts dus nooit het dossier raadpleegt, dan zal er geen behandelrelatie met de medische discipline zijn.
Multidisciplinair informatie delen
Wanneer een afdeling het multidisciplinair delen van informatie aan heeft staan, ziet de behandelaar monodisciplinair informatie die gekenmerkt is om multidisciplinair te delen, zie ook Gedeelde informatie en Gedeelde informatie aanzetten door beheer
Keuze hoofdbehandelaar wel of niet in Ysis toestaan
Door dit aan te vinken kan voorkomen worden dat Ysis de medische basisgegevens uit het ECD overschrijft. Verdere toelichting vindt u hier.
Hoofdbehandelaar standaard in Ysis
Hier kan worden aangeven dat, na het aanzetten van de keuzemogelijkheid voor hoofdbehandelaarschap wel/niet in Ysis, deze alsnog standaard op ‘in Ysis’ staat.
Yris
Indien de organisatie gebruikt maakt voor onze mobiele App voor patiënten, dan wordt nog een extra vinkje ‘Yris’ getoond. Hiermee wordt het voor deze afdeling mogelijk Yris te activeren voor een patiënt.

Let op: Een extramurale afdeling kan na het aanmaken niet worden gewijzigd naar een intramurale afdeling en andersom: deze instelling moet direct bij het aanmaken van de afdeling worden ingevuld.

Indien gebruik wordt gemaakt van de financiële integratie, moeten locaties en afdelingen niet verwijderd worden. Dit in verband met de werking van de financiële integratie waarin deze informatie noodzakelijk is. Als de declaraties van cliënten op desbetreffende afdelingen afgerond zijn, kunnen locaties en afdelingen wel verwijderd worden.

Locaties en afdelingen bewerken

Bij het aanpassen van locaties en afdelingen is het belangrijk om een aantal zaken van tevoren in kaart te brengen en het kan gevolgen hebben voor systemen die gekoppeld zijn aan Ysis.

De door Gerimedica aangeraden volgorde om de wijzigingen door te voeren:

Maak de nieuwe afdelingen aan in beheer via locaties/afdelingen.
Indien het EVS Medimo gekoppeld is met Ysis met een NAW integratie: in Medimo de nieuwe locaties/afdelingen aanmaken en koppelen in de koppelvlak tabel.
Medewerkers koppelen aan nieuwe locaties/afdelingen: medewerkers alleen koppelen aan locatie/afdeling waar de behandelaar verantwoordelijk voor is in verband met Ysis berichten. Voor afwezigheid van de behandelaar zijn er andere werkafspraken.
Cliënten verhuizen: als deze cliënten binnen Ysis worden verhuisd worden ze ook binnen Medimo verhuisd automatisch als uw organisatie gebruik maakt van de NAW integratie tussen Ysis en Medimo.
Afdelingen verwijderen: De afdelingen kunnen verwijderd worden als er geen cliënten meer op de afdeling staan. De behandelrelaties (vinkjes) met behandelaren van de oude locaties worden automatisch verwijderd. Er is geen historie van deze oude afdelingen. Ze kunnen na verwijderen alleen nog handmatig opnieuw aangemaakt worden door de eigen organisatie. Aandachtspunt is om niet afdelingen te verwijderen indien u gebruik maakt van de financiële export.
Locaties verwijderen: Locaties kunnen verwijderd worden als er geen afdelingen meer zijn op deze locatie, dus verwijder die eerst. Let op dat als u locatie specifieke integraties heeft, dat u dan eerst bij GeriMedica support vraagt deze te deactiveren.