Brieven beheren

Vanuit Ysis kunnen op eenvoudige wijze brieven gemaakt worden. Om deze functie te gebruiken moeten er briefsjablonen worden ingericht. Er zijn 2 soorten briefsjablonen mogelijk.

Html brieven. Deze brieven kunnen door de organisatie zelf worden aangemaakt en bewerkt. Bij het aanmaken van een brief door de medewerker blijft de brief binnen het dossier, en zowel het concept als de definitieve versie worden direct opgeslagen in het archief. De brief kan, indien beschikbaar, ook direct worden verzonden met ZorgMail. Een nadeel is dat er minder mogelijk is qua opmaak.

Rtf brieven. Deze briefsjablonen worden lokaal op de computer opgeslagen en geopend in de daar beschikbare tekstverwerker (meestal Word). De brieven moeten echter met een aparte handeling geüpload worden in het archief en kunnen niet direct via ZorgMail worden verzonden. Ook kunnen de briefsjablonen niet door de organisatie zelf worden ingericht een aangepast, dit kan alleen door GeriMedica. Daarnaast kan er ‘vervuiling’ ontstaan bij gebruikers, doordat brieven vaak meermaals geopend worden om te lezen.

Er zijn hier voorbeeldbrieven beschikbaar.

Html brieven

Indien een html briefsjabloon ingevoerd of aangepast moet worden, kan dat door de organisatie zelf gedaan worden, via het beheer scherm. Onder het tabblad ‘Briefsjablonen’ zijn de bestaande html briefsjablonen te bewerken en kunnen nieuwe html briefsjablonen worden toegevoegd.

Het is mogelijk om de bestaande brieven te filteren per discipline. De autorisatie voor het bewerken van html briefsjablonen kan in het gebruikersbeheer toegekend worden, zie ook Autorisaties.

Brief aanpassen

Indien er achter de regel staan betreft het een briefsjabloon in html formaat en is het aan te passen. Wanneer dit niet is te zien, betreft het een sjabloon in rtf formaat. Sjablonen in rtf formaat kunnen alleen gemaakt, aangepast en verwijdert worden door GeriMedica.

Klik op , en vervolgens op , dan komt u in de html brief en kunt u aanpassingen maken. Door op de knop met ‘Bevestigen’ te drukken, worden de aanpassingen opgeslagen en is de nieuwe versie beschikbaar in de Ysis omgeving.

Nieuwe brief toevoegen

1. Een nieuwe brief toevoegen kan door op te klikken.
2. Het volgende scherm opent:

3. Geef het briefsjabloon een naam. Zet indien er ook van rtf brieven gebruik gemaakt wordt (html) achter de naam om verwarring bij de eindgebruiker te voorkomen.
4. Er kan gebruik worden gemaakt van placeholders om informatie uit het dossier automatisch te vullen in de brief. Hier kunt u deze placeholders vinden.
5. Als de brief gereed is, is het belangrijk om er een discipline aan te koppelen, door één of meerdere vinkjes te zetten achter de genoemde disciplines.
6. Sla de brief op door op bevestigen te klikken. Deze is meteen te gebruiken door de behandelaren.

Voor meer tips en veel gestelde vragen over html brieven, klik hier.

Rtf brieven

Voor de aanlevering en verwerking van deze briefsjablonen zijn 2 opties:

1. De organisatie levert de brieven kant en klaar aan.

De organisatie draagt zelf zorg voor het plaatsen van placeholders in de brieven voor de automatische vulling vanuit Ysis. Hier kunt u deze placeholders vinden. De organisatie verzorgt ook de gehele opmaak voordat de briefsjablonen naar GeriMedica verstuurd worden.
Deze brieven worden door GeriMedica in het systeem gezet. Het testen van de briefsjablonen doet de organisatie zelf.
De doorlooptijd van deze dienstverlening is ongeveer 10 werkdagen
Aan deze dienstverlening zijn geen kosten verbonden. In het geval er een groot aantal brieven aangeleverd wordt (> 20) wordt op basis van nacalculatie de benodigde tijd gefactureerd.

2. GeriMedica verzorgt plaatsing placeholders en testen van briefsjablonen

GeriMedica verzorgt het maken van briefsjablonen door toevoegen van placeholders, verkleinen logo’s tot de juiste omvang en het testen van de briefsjablonen
De organisatie draagt zorg voor het aanleveren van de inhoud van de brief (o.a. verwijzing naar inhoudelijke velden in Ysis).
De organisatie levert de gewenste opmaak aan. Dat wil zeggen, lettertype/grootte, plaats van briefhoofd, logo’s enz.
Voor de verwerking van de briefsjablonen, wordt op basis van nacalculatie het tarief voor een junior consultant in rekening gebracht
De doorlooptijd van deze dienstverlening is ongeveer 10 werkdagen. Bij het aanleveren van grote aantallen brieven zullen hier afspraken over gemaakt worden.

Tips voor aanleveren van een rtf briefsjabloon

Indien er wordt gekozen voor optie 2: Geef expliciet aan welke informatie waar moet komen. Voorbeeld: “Patiënt naam patiënt is op datum van ontslag ontslagen van….”. Hierin is dik aangegeven welke informatie op welke plaats in de zin moet komen.
Graag aangeven per brief voor welke discipline de brief is.
Het lettertype van de placeholder wordt niet standaard aangepast naar het lettertype van de brief. De oplossing is om alles selecteren te gebruiken en dan het lettertype wijzigen.
Indien er wordt gekozen voor Optie 1: zet alle placeholders zelf op de juiste plek met de juiste technische code. Verwijder macro’s uit brieven.
Verwijder beveiliging uit brieven.
Sla het bestand op als rtf bestand.
Controleer de grootte van de brief. Door logo’s groot op te slaan kunnen brieven heel groot worden, waardoor het openen langer duurt wat niet prettig is voor eindgebruikers. De brief mag maximaal 0.5 MB groot zijn.
Het is niet mogelijk om werkbare check-boxen in de brieven toe te voegen.
Indien een bestaande brief aangepast moet worden, neem dan contact op met de helpdesk van GeriMedica, via brieven@gerimedica.nl, zodat we de laatste versie van de brief (=inclusief technische code) kunnen toesturen. In deze brief kunnen dan de gewenste wijzigingen doorgevoerd worden.
Brieven kunnen verstuurd worden naar brieven@gerimedica.nl.