Brieven beheren

Ysis maakt het aanmaken van brieven vanuit het dossier eenvoudig. Voordat behandelaren dat kunnen doen, richt een beheerder eerst de briefsjablonen in. Er zijn twee soorten: html-brieven en rtf-brieven. Dit artikel legt uit wat het verschil is, hoe je ze inricht, en hoe je een brief geschikt maakt voor meerdere disciplines tegelijk.

Html-brieven of rtf-brieven

Html-brieven maak en bewerk je zelf, binnen Ysis. Een concept blijft in het dossier en wordt automatisch opgeslagen in het archief, net als de definitieve versie. Is ZorgMail beschikbaar, dan verstuur je de brief direct vanuit Ysis. Het enige nadeel: de opmaakmogelijkheden zijn beperkter dan bij een rtf-brief. De Html-brieven zijn er in een monodisciplinaire en een multidisciplinaire variant.

Rtf-brieven open je lokaal, meestal in Word. Je uploadt ze apart naar het archief en kunt ze niet direct via ZorgMail versturen. Aanmaken of aanpassen kan alleen door Gerimedica. Omdat gebruikers deze brieven vaak meermaals openen om te lezen, is de kans op vervuiling in het archief groter.

Bekijk voorbeeldbrieven om te zien hoe beide types eruitzien.

Html-briefsjablonen inrichten

Een medewerker met de juiste rechten beheert html-briefsjablonen via ‘Beheer’ → tabblad ‘Briefsjablonen’. Hier bewerk je bestaande sjablonen en voeg je nieuwe toe. Je kunt de sjablonen filteren per discipline.

De autorisatie om html-briefsjablonen te bewerken ken je toe via het gebruikersbeheer — zie Autorisaties.

Een bestaand sjabloon aanpassen

Staat er een meer-menu-icoon achter de regel, dan is het sjabloon in html-formaat en dus aan te passen. Ontbreekt dit icoon, dan gaat het om een rtf-sjabloon — die pas je niet zelf aan.

Klik op het meer-menu, dan op het potloodje. Je komt in de brief terecht en kunt de aanpassingen direct maken. Klik op ‘Bevestigen’ om de nieuwe versie op te slaan; deze is meteen beschikbaar in Ysis.

Een nieuw sjabloon toevoegen

1. Klik op
2. Geef het sjabloon een naam. Gebruik je ook rtf-brieven, zet dan ‘(html)’ achter de naam om verwarring bij de eindgebruiker te voorkomen.
3. Vul de brief met placeholders zodat gegevens automatisch uit het dossier worden opgehaald.
4. Koppel de brief aan één of meerdere disciplines door de bijbehorende vinkjes te zetten.
5. Klik op ‘Bevestigen’. De brief is direct te gebruiken door behandelaren.

Meer weten over het werken met html-brieven? Bekijk de veelgestelde vragen.

Multidisciplinaire brieven

Sommige brieven horen niet bij één discipline, maar bij meerdere tegelijk — een ontslagbrief bijvoorbeeld. Voor dit soort brieven richt je een multidisciplinair briefsjabloon in, zodat alle betrokken disciplines in dezelfde brief werken.

Hoe je dit inricht en hoe behandelaren zo’n brief gebruiken, lees je in Multidisciplinaire brieven.

Rtf-briefsjablonen aanleveren

Voor rtf-briefsjablonen zijn er twee manieren van aanleveren.

Optie 1 — je levert de brief kant-en-klaar aan

• Je plaatst zelf de placeholders en verzorgt de volledige opmaak.
• Gerimedica zet de brief in het systeem; het testen doe je zelf.
• Doorlooptijd: circa 10 werkdagen.
• Aan deze dienstverlening zijn geen kosten verbonden. Lever je meer dan 20 brieven aan, dan factureren we de benodigde tijd op basis van nacalculatie.

Optie 2 — Gerimedica verzorgt de plaatsing en het testen

• Gerimedica plaatst de placeholders, verkleint logo’s tot de juiste omvang en test het sjabloon.
• Jij levert de inhoud aan, inclusief verwijzingen naar de betreffende velden in Ysis.
• Jij bepaalt de opmaak: lettertype, lettergrootte, plaats van het briefhoofd, logo’s.
• We rekenen het tarief voor een junior consultant op basis van nacalculatie.
• Doorlooptijd: circa 10 werkdagen. Bij grote aantallen maken we hierover aparte afspraken.

Tips voor het aanleveren van een rtf-sjabloon

• Kies je voor optie 2? Geef dan expliciet aan welke informatie waar in de brief moet komen. Bijvoorbeeld: “Patiënt naam patiënt is op datum van ontslag ontslagen van…” — waarbij het vetgedrukte de plek van de gewenste informatie aangeeft.
• Vermeld per brief voor welke discipline deze bedoeld is.
• Het lettertype van een placeholder past zich niet automatisch aan het lettertype van de brief aan. Selecteer daarom alles en pas het lettertype in één keer aan.
• Kies je voor optie 1? Zet dan alle placeholders zelf op de juiste plek, met de juiste technische code, en verwijder macro’s uit de brief.
• Verwijder beveiliging uit de brief.
• Sla het bestand op als rtf.
• Houd de bestandsgrootte in de gaten: door grote logo’s kan een brief te groot worden, wat het openen voor eindgebruikers vertraagt. Maximaal toegestaan: 0,5 MB.
• Werkbare selectievakjes in de brief zijn niet mogelijk.
• Moet een bestaande brief aangepast worden? Neem contact op met de helpdesk via brieven@gerimedica.nl — je ontvangt dan de laatste versie inclusief technische code, zodat de gewenste wijzigingen direct verwerkt kunnen worden.
• Stuur nieuwe of aangepaste brieven naar brieven@gerimedica.nl.

Het is mogelijk om de bestaande brieven te filteren per discipline. De autorisatie voor het bewerken van html briefsjablonen kan in het gebruikersbeheer toegekend worden, zie ook Autorisaties.