Rapportages DBC-GRZ

Binnen Ysis Financieel DBC-GRZ zijn een aantal rapportages beschikbaar.

Rapportage: de volledige DBC rapportage

Alle informatie rondom DBC’s en registratie is in rapportagevorm beschikbaar of via Ysis Inzicht in dashboards. Door de begin- en einddatum in te geven wordt de selectieperiode bepaald. Afhankelijk van of de declaratie via Ysis loopt, is er meer of minder informatie beschikbaar. In Excel kunnen eventueel met behulp van draaitabellen bepaalde berekeningen worden gemaakt, zoals het aantal ligdagen per subtraject.

Let op: dit rapport kent een maximum van 100.000 regels. Als er een te grote selectie wordt gemaakt zijn de ‘Download’ knoppen niet zichtbaar en wordt de melding getoond: ‘De geselecteerde periode bevat teveel regels, 100.000 is het maximaal aantal regels dat toegestaan is.’

OHW op Peildatum

Deze rapportage kan gebruikt worden om het onderhandenwerk (OHW) inzichtelijk te maken. De huidige duur (aantal klinische verblijfsdagen) en intensiteit (geregistreerde behandelingen/ zorgactiviteiten) zijn inzichtelijk.

Het OHW is te vinden in de kolommen ‘Productcode’ en ‘Tarief’. De productcodes die getoond worden zijn gebaseerd op de geregistreerde tijd en ligduur tot en met de peildatum.

Daarnaast kan deze rapportage gebruikt worden om deze OHW gegevens naast de prognose te leggen. De prognose van de duur en de behandelintensiteit kan ingevuld worden in het zorgtraject van een open subtraject. Zodra dit wordt opgeslagen, wordt de verwachte productcode en verwachte opbrengst afgeleid en getoond bij de ‘Verwachte zorgproductcode’ en ‘Verwacht tarief’ in het detailscherm van het subtraject in de Ysis Financieel module. Deze verwachting wordt ook getoond in de OHW rapportage in de kolommen ‘Verwachte zorgproductcode’ en ‘Verwacht tarief’. De ‘Prognose duur revalidatie’ mag maximaal 119 dagen zijn.

Werking: de peildatum kan ingevuld worden en bij het aanmaken van de rapportage wordt de OHW Grouper aangeroepen en het OHW rapport gemaakt. De volgende subtrajecten worden als OHW aangemerkt en in de rapportage meegenomen:

subtrajecten die nog niet zijn gedeclareerd vóór of op de peildatum (dus inclusief de lopende subtrajecten)
subtrajecten die zijn gedeclareerd en de declaratiedatum ligt ná de peildatum
subtrajecten die zijn gedeclareerd én afgewezen door de zorgverzekeraar vóór of op de peildatum
subtrajecten die succesvol zijn gedeclareerd én gecrediteerd vóór of op de peildatum

Let op: de kolom ‘Status’ geeft de status die het subtraject op dit moment heeft. Het kan dus zijn dat bij een peildatum in het verleden een subtraject wordt getoond die op die peildatum in het verleden nog open stond en inmiddels is gesloten of gedeclareerd.

Verblijf

Deze rapportage bevat voor de geselecteerde periode het aantal verblijfsdagen van een cliënt. Indien de periode wordt geselecteerd, dan worden alle verblijfsdagen getoond van subtrajecten die zijn gestart tussen de start en einddatum, met bijbehorende verblijfsdagen. De startdatum van het subtraject is dan ook bepalend voor het tonen van de dagen. In tegenstelling tot alle andere rapportages, wordt de locatie/afdeling getoond waar de client nu verblijft en niet waar de client verbleef op het startdatum van het subtraject.

Indien een compleet overzicht gewenst is van alle verblijfsdagen van een bepaalde maand, kan er een groter tijdsvak gekozen worden, bijvoorbeeld van een jaar eerder. In Excel kan eenvoudig gefilterd worden op datum van de verblijfsdag of een overzicht per maand verkregen worden met behulp van een draaitabel.

Declaratiehistorie

Dit rapport genereert op basis van een zelf te kiezen periode (start- en einddatum waarop de declaratie is ingediend) een overzicht van de declaratiehistorie, inclusief per factuur de bijbehorende subtrajecten, echter zonder de individuele zorgactiviteiten. Dit rapport helpt met name controllers aanzienlijk bij het sluitend krijgen van de verwerking van gemaakte declaraties. Let op: deze rapportage is niet te vergelijken met de gegevens van facturen in Ysis Financieel GRZ onder ‘Declareren’. In Ysis Financieel GRZ is bij alle facturen (oude en nieuwe) alleen de huidige status en het huidige ingediende/ toegekende bedrag te zien.

Voorbeeldbestand declaratiehistorie

Kwartaalmonitor

Dit rapport genereert op basis van een zelf te kiezen peilmaand alle noodzakelijke gegevens, waaronder ook de Barthelscore, ten behoeve van het indienen van de kwartaalmonitor GRZ die door de zorgverzekeraars verplicht is gesteld. In Ysis Financieel hebben we de monitor volgens de eisen van CZ ingebouwd.

Via Ysis Inzicht is de kwartaalmonitor ook in te zien, waarbij visualisatie van de resultaten en het naar eigen inzicht indelen van de kwartaal monitor tot de mogelijkheden behoort. In Ysis Inzicht zijn de eisen van verschillende zorgverzekeraars voor de Kwartaalmonitor verwerkt.

Peilmaand: de data die wordt verzameld loopt vanaf de start van het huidige jaar tot en met de peilmaand van dat jaar, op basis van de startdatum van een subtraject. Bijvoorbeeld als peilmaand maart wordt aangegeven dan komen alleen trajecten met een startdatum in januari t/m maart in de rapportage.

Onderhandenwerk (OHW) meenemen: Er kan voor gekozen worden om het onderhandenwerk (OHW) mee te nemen door dit te selecteren. Wanneer het OHW niet wordt meegenomen, toont de kwartaalmonitorrapportage alleen de realisatie (subtrajecten die gedeclareerd zijn).

Zorgverzekeraar t.b.v. tariefbepaling: welk tarief moet gebruikt worden voor de berekening. Bijvoorbeeld: Wanneer de kwartaalmonitor voor CZ gedraaid moet worden, selecteer dan hier CZ. Op basis van de gekozen verzekeraar zijn de tarieven van deze verzekeraar zichtbaar in de kolom ‘Tarief’ achter de omschrijving van de productcodes en wordt de extrapolatie gedaan.

Welke zorgverzekeraars moeten meegenomen worden in het rapport: Hier kunnen alle verzekeraars die tot de koepel behoren aangevinkt worden. Dit gebeurt niet automatisch. Op basis van deze selectie worden de aantallen per UZOVI bij elkaar opgeteld en per productcode getoond.

De kwartaalmonitor bevat twee tabbladen: Realisatie en Kwaliteitsinformatie.

Realisatie tabblad

In het geval het vinkje bij ‘Onderhandenwerk (OHW) meenemen’ aan is gezet, zal de monitor gedraaid worden voor de lopende realisatie (nog niet ingediend of na de peildatum ingediend en dus OHW) en de voor de peildatum gedeclareerde realisatie (niet OHW).

Wanneer het OHW niet wordt meegenomen laat dit tabblad alleen de gedeclareerde realisatie zien: de subtrajecten die in het huidige jaar zijn gestart en voor de peildatum gedeclareerd zijn.

Kwaliteitsinformatie tabblad

In het kwaliteitsinformatie tabblad wordt alleen kwaliteitsinformatie van de gedeclareerde realisatie getoond, omdat het OHW nog geen kwaliteitsinformatie geeft. Zo toont het kwaliteitsinformatietabblad per diagnosegroep het gemiddelde en daaronder voor alle trajecten welke ontslagbestemming er is meegegeven in het zorgtraject.

Wanneer het kwaliteitsinformatie tabblad leeg is of maar weinig trajecten bevat, betekent dat meestal dat er voor de gekozen peildatum nog niets tot weinig is gedeclareerd van het huidige jaar (op basis van de startdatum van het subtraject).

Extra informatie

Definitie ambulant: aantal uur dat is geregistreerd op dagen dat er geen verblijfsdag was.
Locatie van de cliënt: dit is de startlocatie van de cliënt. Als een cliënt verhuist, wordt de informatie getoond waar het subtraject is gestart.
Bij de ontslagbestemming wordt een lege regel getoond: dit betekent ‘niet ingevuld’.
De gemiddelde Barthelscore is opgenomen in de monitor. Wanneer dit meetinstrument bij start en einde behandeling is ingevuld, zal de informatie opgenomen zijn in het rapport.

Wanneer de informatie in de monitor sterk afwijkt van de verwachting dan kan dit gecontroleerd worden d.m.v. de Declaratiehistorie rapportage of de juiste filters in de volledige DBC rapportage. Let dan op:

unieke regels op basis van het subtrajectnummer
filter op de juiste startdatum (het huidige jaar t/m de peilmaand)
filter de status ‘afgevoerd’ eruit
declaratiedatum t/m de peilmaand
filter op de UZOVI codes die ook geselecteerd zijn bij het genereren van de kwartaalmonitor onder het kopje ‘Welke zorgverzekeraars moeten meegenomen worden in het rapport’

Wanneer er nu nog een klein verschil is dan kan het zijn dat er een paar ongeldige subtrajecten tussen zitten: een subtraject wordt alleen in de monitor opgenomen als er op de peildatum een geldige productcode afgeleid kan worden (geldig betekent dat het subtraject declarabel is en dus ten minste 1 klinische verblijfsdag en 1 zorgactiviteit heeft). De subtrajecten met een ongeldige productcode zijn meestal net op of een dag voor de peildatum (eind van de peilmaand) gestart.