Subtraject of zorgtraject sluiten

Automatisch sluiten van subtrajecten

In Ysis zijn de afsluitregels geautomatiseerd. Elke nacht controleert Ysis of onderstaande afsluitregels voor open subtrajecten van toepassing zijn. Zo niet, dan blijft het subtraject open staan.

120-dagen regel

Een subtraject sluit automatisch op de 120e dag, geteld vanaf de startdatum van het subtraject (119 dagen tussen startdatum en einddatum).

De verblijfsperiode krijgt geen einddatum en loopt dus door in het vervolg subtraject (de verblijfsperiode krijgt alleen een einddatum bij ontslag).

Wanneer deze afsluitregel van toepassing is dan zal afsluitreden ’12’ automatisch toegekend worden.

Wanneer een subtraject automatisch gesloten wordt met de 120 dagen afsluitregel en er is geen ontslagbestemming ingevoerd, dan wordt automatisch de ontslagbestemming ‘Subtraject gesloten i.v.m. 120-dagen regel’ toegekend als door de behandelaar nog geen ontslagbestemming was ingevoerd. Let op: in deze situatie is de ontslagbestemming alleen zichtbaar in de DBC rapportage (Ysis Financieel GRZ) en niet in het zorgtraject (Ysis behandeldossier) of subtraject detailscherm (Ysis Financieel GRZ).

42-dagen regel

Een subtraject sluit automatisch 42 dagen na de laatste zorgactiviteit (hier valt een verblijfsdag ook onder). Wanneer deze afsluitregel van toepassing is dan zal afsluitreden ’76’ automatisch toegekend worden.

Overlijden

Als de cliënt overlijdt en dit via het actiemenu wordt doorgevoerd (patiënt muteren), zal het zorgtraject automatisch sluiten in de nacht volgend op de dag van overlijden. Wanneer deze afsluitregel van toepassing is dan zal afsluitreden ’02’ automatisch toegekend worden.

Einde GRZ opname

Bij het beëindigen van de GRZ opname is het belangrijk dat de verblijfsperiode gestopt wordt, zodat de verpleegdagen registratie stopt.

De verblijfsperiode kan op verschillende manieren worden gestopt:

• Cliënt verhuizen. Wanneer GRZ stopt, maar de cliënt blijft in de instelling, dan verhuist de cliënt doorgaans naar een andere afdeling. Klik in het Actiemenu op ‘Patiënt muteren’. Kies ‘Patiënt verhuizen’ en er verschijnt een pop-up. Hier kan de optie ‘DBC registratie stoppen’ worden aangevinkt. 

• Cliënt uitschrijven. Wanneer GRZ stopt en de cliënt verlaat de instelling, dan wordt de verblijfsperiode automatisch gestopt zodra cliënt wordt uitgeschreven.
• Handmatig. Door op het potloodje te klikken achter de lopende verblijfsperiode ‘Revalidatie klinisch’ kan de einddatum van de verblijfsperiode worden ingevoerd.

Een voorbeeldproces van bovenstaande kan gevonden worden onder ‘Voorbeeld mutatieproces GRZ patiënt’.

Wanneer een GRZ cliënt wordt uitgeschreven of verhuisd kan de ontslagbestemming direct ingevoerd worden. De arts of het medisch secretariaat hoeft hiervoor niet meer apart naar het DBC-GRZ scherm. Daarnaast is het belangrijk dat de DBC-GRZ tijdregistratie wordt uitgeschakeld, zodat niet onterecht tijd geregistreerd kan worden.

Handmatig sluiten zorgtraject

Een zorgtraject mag nooit handmatig gesloten worden met , tenzij:

• er een nieuwe zorgvraag is en er overleg is geweest met de verzekering over het aanmaken van een nieuw zorgtraject;
• als er een periode van driemaal 120 dagen na afsluiten van een subtraject geen zorgactiviteiten meer zijn geregistreerd of gepland zijn.
• afhankelijk van de afspraken met de zorgverzekeraar. 

Zie ook de richtlijnen van de NZA hierover. Een afgesloten zorgtraject is te herkennen aan de einddatum achter de typerende diagnose bij het zorgtraject in het Ysis behandeldossier.

In Ysis Financieel zal afsluitreden 75 toegekend worden aan een handmatig gesloten zorgtraject.

Heropname nieuwe zorgvraag

Bij heropname met een andere zorgvraag, tijdens een lopend zorgtraject moet de zorgverzekeraar geïnformeerd worden. Alleen dan mag een nieuw zorgtraject aangemaakt worden en het voorgaande handmatig gesloten. 

Het zorgtraject van de eerste zorgvraag moet gesloten worden op de dag voordat het tweede zorgtraject start en vervolgens kan het zorgtraject van de tweede zorgvraag geopend worden. Het is belangrijk dat dit direct op de eerste dag van opname wordt gedaan, anders zijn er zorgactiviteiten die behoren tot het tweede zorgtraject geregistreerd in het eerste zorgtraject. Ook bij correctie achteraf moet hierop gelet worden.

In Ysis worden de volgende stappen doorlopen om het eerste zorgtraject te stoppen en het tweede zorgtraject te openen:

1. Sluit het eerste zorgtraject door op te klikken.

2. Geef aan op welke einddatum het zorgtraject moet sluiten. Dit is de dag voor de begindatum van het nieuwe zorgtraject. Voordat het zorgtraject gesloten wordt, moet gecontroleerd worden of alle gegevens van het zorgtraject (met name typerende diagnose, ICD-10 diagnosecode, verwijsgegevens, ontslagbestemming) goed zijn ingevoerd. Dit is achteraf niet meer te corrigeren. Ysis geeft een foutmelding als verplichte zorgtraject gegevens ontbreken.

3. Open het tweede zorgtraject. Klik op en vul de gegevens in van het tweede zorgtraject. Klik op ‘Opslaan’. De verblijfsperiode start automatisch op de startdatum van het subtraject.