Verblijfsperiode en afwezigheid registreren

Actuele regelgeving voor het registreren van afwezigheid is te vinden op de website van de NZa.

Bij het aanmaken van een Zorgtraject wordt automatisch een lopende verblijfsperiode met de status Revalidatie klinisch aangemaakt op de startdatum van het zorgtraject.

Handmatig een verblijfsperiode registreren

Er zijn meerdere methoden om zelf verblijfsperiodes te registreren.

• Op het Admin tabblad, subtabblad DBC-GRZ. Onder het zorgtraject kunnen bestaande verblijfsperiodes aangepast of verwijderd worden.
  1. Klik op  bij ‘Verblijfsperioden’.
  2. Kies de juiste status.
  3. Kies een ‘Datum vanaf’ en eventueel een ‘Datum tot’.
  4. Klik op ‘Opslaan’.

• Rechts in het scherm onder Acties.
  1. Klik op ‘Patiënt muteren’.
  2. Er verschijnt een keuzemenu. Afhankelijk van de lopende verblijfsperiode kan hier gekozen worden uit Revalidatie klinisch, Ambulante behandeling of Aanwezig/ Afwezig melden.
  3. Klik op de gewenste status.
  4. Er verschijnt een pop-up. Kies hier een datum en sla de verblijfsperiode op.

• Bij de verblijfsstatus onder de naam van de cliënt in het cliëntendossier kan een afwezige patiënt weer aanwezig gemeld worden. Klik hiervoor op ‘Aanwezig melden’.

Afwezigheid registreren

De actuele regelgeving voor het registreren van afwezigheid is te vinden op de website van de NZa.

Er kan een keuze gemaakt worden tussen drie registratie-opties. Er kan gekozen worden uit:
1. Vastleggen van een afwezigheidsdag
2. Vastleggen afwezigheidsperiode
3. Vastleggen van het einde van de klinische revalidatieperiode

Welke optie van de genoemde opties gekozen worden, hangt af van de reden van afwezigheid: gaat het om een proefverlof of om een afwezigheid door ziekenhuisopname. Hieronder een uiteenzetting.

Registratie proefverlof

Als een patiënt ten hoogste drie dagen afwezig is, dan mogen daarvoor maximaal 3 afwezigheidsdagen gedeclareerd worden. 

Dit kan op twee manieren, namelijk:

Een afwezigheidsdag registeren
Onder ‘Zorgactiviteiten’ kan een enkele afwezigheidsdag ingevoerd worden met het plusje. Let op: het is niet toegestaan om een overlap te hebben tussen klinische verblijfsdagen en afwezigheidsdagen. De geregistreerde afwezigheidsdagen gaan mee naar de grouper. Er mogen maximaal 3 afwezigheidsdagen gregistreerd worden.

Een afwezigheidsperiode registeren

Via ‘Patiënt muteren’ kan de af- en aanwezigheid gemeld worden. Bij het afwezig melden zal de klinische periode stoppen en de afwezigheidsperiode starten. 

Bij een afwezigheidsperiode is de registratie anders dan bij de klinische periode: de eerste dag en de laatste dag worden niet meegeteld wanneer de start- en einddatum overlapt met een klinisch verblijf, om dubbelingen te voorkomen. Een afwezigheidsperiode kan daarom ingaan op de dag van het ontslag en de werkelijke telling gaat pas in op de dag na ontslag, de tweede dag. De laatste dag, mits deze overlapt met verblijf, telt ook niet als afwezig. Alleen de tussenliggende dagen gaan mee in de declaratie als afwezig.

Client keert niet terug naar instelling na proefverlof

Indien geen terugkeer naar de instelling plaatsvindt tijdens of na afwezigheidsdagen, vervalt de mogelijkheid om hiervoor een afwezigheidsdag te registreren en zal de geregistreerde afwezigheid verwijderd moeten worden.

Registratie bij ziekenhuisopname

Wanneer er sprake is van afwezigheid bij ziekenhuisopname, mag er géén verblijfsperiode worden geregistreerd in Ysis. Registreer de afwezigheid van de cliënt door de klinische verblijfsperiode tijdelijk te stoppen.

Klik hiervoor op tabblad ‘Admin’, ‘DBC-GRZ’ en sluit de lopende periode ‘Revalidatie klinisch’ af per datum dat de cliënt in het ziekenhuis is opgenomen.
Wanneer de cliënt uit ziekenhuis terugkomt, klik dan op het plusje om een nieuwe periode ‘Revalidatie klinisch’ te starten.