Checklist migratie dossiers uit ECD

Om Ysis goed te kunnen gebruiken is het belangrijk dat de organisatie heldere afspraken maakt per discipline hoe de migratie van de dossiers naar Ysis eruit ziet, welke informatie wordt gemigreerd en welke informatie wordt gearchiveerd. 

Een aandachtspunt daarbij  is de bewaarplicht. Het is aan de organisatie om afspraken te maken met de leverancier waaruit gemigreerd wordt over bewaarplicht. Niet alle dossiers worden namelijk naar Ysis gemigreerd, en mogelijk niet alle gegevens. 

Randvoorwaarden van een goede migratie is een goede migratieplanning. Welke afdelingen worden wanneer gemigreerd en hoe worden alle betrokkenen op de hoogte gesteld van de planning.
Daarnaast kan een organisatie ook besluiten om niet alle stappen door de artsen, behandelaren en (GRZ) zorg/begeleidingsteam uit te laten voeren, maar door een migratie ondersteuner. De implementatiebegeleider van GeriMedica kan hier voorbeelden voor geven. Na overzetten van de dossiers moet dit uiteraard wel gecontroleerd worden door degenen die verantwoordelijk zijn voor het dossier.

Het onderstaande is een voorbeeld wat nog aangepast moet worden aan de specifieke situatie van de eigen organisatie. 

Fases

Er zijn verschillende fases te onderscheiden:

Fase 1: Aanmaken Ysis dossier
Fase 2: Overkoepelende dossier werkzaamheden
Fase 3a: Ysis dossier vullen door artsen
Fase 3b: Ysis dossier vullen door behandelaren
Fase 3c: Indien van toepassing: Ysis dossier vullen door GRZ zorgteam
Fase 3a, b en c kunnen indien gewenst ook parallel lopen.

Fase 1: Aanmaken Ysis dossier

• Voorwaarde is dat de locaties en afdelingen in Ysis staan en de juiste autorisaties zijn verleend.
• Daarna kunnen de cliënten handmatig ingevoerd worden of per cliënt import.

Fase 2: Overkoepelende dossier werkzaamheden

• Multidisciplinair behandelplan overnemen in Ysis
• Verslaglegging van alle disciplines migreren naar Ysis: inscannen of via integratie ECD of via pdf in archief

Fase 3a: Ysis dossier vullen door artsen

• • Invullen Medisch tabblad:
    • Reden van inschrijving
    • Allergieën
    • Medische voorgeschiedenis
    • Beleid
    • Juridische tabblad indien van toepassing
    • Episoden: de belangrijke episodes aan die momenteel actief zijn
  • De arts maakt een samenvatting van de cliënt en voegt dit toe als verslaglegging. Dit is dus de eerste verslaglegging van de discipline met als onderwerp: Samenvatting.
  • Timeline invullen voor herhalende afspraken
  • Moeten er nog waarschuwingen in het waarschuwingsveld ingevuld worden?
  • Voor “uw organisatie [naam]” wordt genoteerd welke documenten uit het ECD worden gehaald en in Ysis in het archief worden gezet. Dit zouden ook alle documenten kunnen zijn.
    • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
    • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
    • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]

Fase 3b: Ysis dossier vullen door behandelaren

• Monodisciplinair tabblad invullen:
  • De actuele adviezen in Ysis zetten
  • Episoden: de belangrijke episodes aan die momenteel actief zijn
  • De behandelaar legt de actuele hulpmiddelen vast in Ysis in het hulpmiddelen formulier.
• De behandelaar maakt een samenvatting van de cliënt en voegt dit toe als verslaglegging. Dit is dus de eerste verslaglegging van de discipline met als onderwerp: Samenvatting.
• Timeline invullen voor herhalende afspraken
• Op deze plaats wordt genoteerd welke documenten uit het ECD worden gehaald en in Ysis in het archief worden gezet. Dit zouden ook alle documenten kunnen zijn.
  • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
  • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
  • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
  • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]

Fase 3c: (indien van toepassing)Ysis dossier vullen door GRZ zorgteam

• Verpleegkunde tabblad invullen:
  • Episoden: de belangrijke episodes aan die momenteel actief zijn
  • Zorgkaart invullen
• De zorgmedewerker maakt een samenvatting van de cliënt en voegt dit toe als verslaglegging. Dit is dus de eerste verslaglegging van de discipline met als onderwerp: Samenvatting.
• Timeline invullen voor herhalende afspraken
• Op deze plaats wordt genoteerd welke documenten uit het ECD worden gehaald en in Ysis in het archief worden gezet. Dit zouden ook alle documenten kunnen zijn.
  • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
  • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
  • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
  • Document “X” overzetten naar Ysis archief in map [naam]
  • De zorgmedewerker zet de documenten over naar het archief in Ysis.