Selecteer een pagina

Integratie Ysis en OFS

Integraties - ECD, Integraties - Planning, ZD - Zorg - Zorgplan

Integratie Ysis (zorgdossier) met OFS (Ortec)

 Er is een generieke koppeling beschikbaar tussen Ysis en OFS, speciaal voor het plannen van routes in de wijk.  Welke informatie wordt uitgewisseld tussen Ysis en OFS? In de integratie worden zorgarrangementen van een cliënt naar OFS gestuurd, en ontvangt Ysis de route-afspraken die zijn ingepland in OFS. Op deze manier heeft de zorgmedewerker op één plek toegang tot zijn route en de cliëntgegevens van de cliënten in zijn route. 

1.   Zorgarrangementen

In een zorgarrangement wordt vastgelegd welke zorg een cliënt nodig heeft, hoe vaak en hoe lang die zorg gegeven moet worden en door welk team. Op deze pagina kun je meer informatie vinden over het invullen van een zorgarrangement. Zodra je een zorgarrangement hebt aangemaakt voor een cliënt in de wijkverpleging (zorgaanbod met eenheid tijd), maakt Ysis automatisch planningsvoorstellen. Je ziet deze in de agenda van de cliënt, als je het schuifje “toon planningsvoorstellen” aanzet.

Deze voorstellen worden automatisch doorgestuurd naar OFS, zodat de planner ze kan inplannen in de routes. De voorstellen zijn maximaal 1 maand vooruit zichtbaar in OFS. Informatie die meegaat met een planningsvoorstel:

  • Gegevens van de cliënt (naam, adres (land, postcode, huisnummer, toevoeging, straatnaam, plaatsnaam), telefoonnummer, e-mailadres)
  • Gewenste datum, starttijd en duur van de afspraak
  • Team
  • Zorgaanbod (Begeleiding, Verpleging, Huishoudelijke hulp etc.)
  • Minimaal vereiste deskundigheid
  • Vaste medewerker (optioneel)

Wanneer een gebruiker in Ysis wijzigingen maakt in het planningsvoorstel:

  • Planningsvoorstellen kunnen alleen gewijzigd worden als de gerelateerde route afspraak nog niet is begonnen.  
  • Team gewijzigd? Dan wordt het oude voorstel verwijderd en een nieuw voorstel gestuurd. Let op: dit gebeurt alleen als het nieuwe team een andere kostenplaats heeft*
      • Het team kan alleen gewijzigd worden naar een team dat het geselecteerde zorgaanbod levert. 
  • Andere wijzigingen (bijvoorbeeld tijd/datum)? Dan stuurt Ysis een update van het voorstel.
      • Het zorgaanbod en de cliënt zijn niet aanpasbaar.
  • Planningsvoorstel verwijderd? Dan wordt dit ook verwijderd in OFS. Indien er al een route-afspraak was ingepland voor dit voorstel, verwijderen we deze ook. 
  • Cliënt tijdelijk afwezig (bijvoorbeeld op vakantie)? Dan verdwijnen de planningsvoorstellen vanaf de eerste afwezigheidsdatum. Bij datum van terugkomst verschijnen ze weer in Ysis en OFS.
      • Indien de cliënt met terugwerkende kracht afwezig wordt gemeld, verdwijnen de voorstellen uit het verleden niet.
  • Cliënt uitgeschreven of verhuisd? Dan wordt het desbetreffende zorgarrangement automatisch gesloten en verdwijnen de voorstellen vanaf de verhuis-/uitschrijfdatum.
  • Cliënt overleden? Dan worden alle zorgarrangementen automatisch gesloten en verdwijnen de voorstellen vanaf de overlijdensdatum.
  • Indien een zorgarrangement wordt afgesloten (einddatum toegevoegd), verdwijnen alle voorstellen vanaf de einddatum van het arrangement. 

2.  Route afspraken

Zodra er in OFS een route-afspraak is ingepland, toont Ysis die automatisch op de volgende plekken:

  • In de agenda van de medewerker.
  • In de agenda van de cliënt.
  • Op de Teampagina, als je filtert op ‘Mijn route’.
  • In de agenda in Yris. 

Informatie die meegaat met een route-afspraak:

  • Gegevens van de cliënt (naam, adres, telefoonnummer).
  • Datum en tijd (begin en eind).
  • Team (= Department OFS).
  • Zorgaanbod (= Task type OFS).
  • Deskundigheid (= Skill OFS).
  • Ingeplande medewerker.

Wijzigingen in route-afspraken:

  • Geplande route-afspraken in OFS kunnen voordat ze zijn begonnen nog worden gewijzigd in OFS. Deze wijziging wordt dan automatisch doorgevoerd in Ysis. 
  • Is de afspraak anders gelopen dan gepland? Dan kan de medewerker deze in Ysis aanpassen na aanvang van de afspraak.
      • Deze wijzigingen worden niet doorgestuurd naar OFS.
      • Het zorgaanbod en de cliënt zijn niet aanpasbaar.
      • Het team kan alleen gewijzigd worden naar een team dat het geselecteerde zorgaanbod levert.

3.   Koppelen gegevens in Ysis en OFS

*Teams koppelen:
De teams in Ysis worden aan de afdelingen in OFS gekoppeld via de kostenplaats. Teams met dezelfde kostenplaats vormen samen één afdeling in OFS. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het invullen van de kostenplaats bij de juiste afdeling in OFS.

Medewerkers koppelen:
Dit gebeurt via het personeelsnummer uit AFAS. Dit dient overeen te komen met het personeelsnummer in Ysis. Indien meerdere gebruikers hetzelfde personeelsnummer hebben kan de koppeling niet gemaakt worden.

4.   Overig

OFS haalt medewerkersdiensten op uit OWS. Route-afspraken worden alleen ingepland als de dienst past bij het voorstel (denk aan juiste deskundigheid en zorgsoort).

In Ysis zie je alleen de tijd die je bij de cliënt bent. Pauzes en aanwezigheidstijd zie je niet terug. Soms plant OFS een pauze aan het begin van een afspraak. In dat geval haalt Ysis deze pauzetijd van de afspraak af.

Meer weten over het wijkverpleegkundig proces? bekijk hier een korte video