Integratie Ysis met Match

1. Locatiegegevens

In Match kan in menu-onderdeel Locatiebeheer worden gekozen om locaties (vestigingen) te koppelen aan Ysis.
Deze koppeling werkt op basis van het locatie-id van Ysis. Doordat er een koppeling wordt gelegd, wordt de verblijfsafdeling vanuit Ysis overgenomen in Match.

2. Administratieve gegevens

Na het opslaan van de cliënt in Match (sleutelveld is het medicalrecord-ID in Ysis) worden de administratieve gegevens van de cliënt opgehaald. Dit proces bestaat uit twee onderdelen:

– In de database van Match wordt naast de medicalRecordId ook de cliëntlocatie opgeslagen.
– De overige persoonsgegevens (Geboortedatum, naam, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer en mobiel nummer) worden uit Ysis opgehaald. Ysis is voor deze gegevens de bron.

3. Afspraken

Na het publiceren van een planning in Match worden alle afspraken die voldoen aan de criteria vanuit Match naar Ysis verzonden.

Plannen van een afspraak

De criteria om een afspraak te plannen in de timeline zijn als volgt:
– De afspraak dient ‘vandaag of later’ plaats te vinden;
– Er dient een cliënt gekoppeld te zijn aan de afspraak; de cliënt is bekend in Ysis én heeft een BSN in Ysis;
– Er dient een medewerker gekoppeld te zijn aan de afspraak; deze medewerkers heeft een uniek en overeenkomend medewerkernummer/ personeelsnummer in Match en Ysis;
– Als er een zorgactiviteit in de afspraak wordt meegegeven, wordt er in Ysis een timeline item aangemaakt met een ‘DBC-GRZ zorgactiviteit’;
– Indien er geen zorgactiviteit wordt meegegeven wordt er een ‘overige activiteit’ in de timeline gepland. Ook verwijderingen worden enkel doorgevoerd in Ysis als de verwijderde afspraak ‘vandaag of later’ plaatsvindt.

Update/verwijderen van een afspraak of afsprakenreeks

– Verwijderingen worden enkel doorgevoerd in Ysis als de verwijderde afspraak ‘vandaag of later’ plaatsvindt;
– Verandert er een gegeven dat niet te maken heeft met datum, tijd of de gekoppelde cliënt / medewerker, dan worden de bestaande timeline items bijgewerkt;
– Verandert de datum, tijd, medewerker of cliënt van een exemplaar, dan wordt de bestaande verwijderd en een nieuwe toegevoegd;
– Bij terugkerende afspraken die deels in het verleden plaatsvinden, worden alleen de toekomstige (vandaag of later) exemplaren bijgewerkt.

Afhandelen van een afspraak

Alle afspraken die vanuit Match gepland worden, zijn standaard voorzien van een herinnering. Er wordt een Ysis bericht gestuurd naar de medewerker, als de afspraak niet op de dag dat deze gepland is, wordt ‘afgehandeld‘.

Door het afhandelen van de afspraken op de timeline ziet de behandelaar direct voor welke afspraken hij/zij de registratie heeft afgerond en voor welke cliënten er nog een verslag of tijdregistratie gedaan moet worden. In onderstaande voorbeeld is één afspraak afgehandeld (grijs getoond), de andere twee afspraken moet ik nog afhandelen.

4. Tot slot

• Medewerkergegevens dienen uit een andere bron opgehaald te worden dan uit Ysis.
• In een Ysis timeline item kan maar één medewerker en één cliënt aanwezig zijn.
• In Match kunnen afspraken worden gemaakt voor meerdere medewerkers en meerdere cliënten. In dat geval wordt de afspraak opgesplitst in meerdere kopieën. Dit gebeurt ook bij herhalende afspraken.