Handleiding UPCARE

Inleiding

Het UPCARE onderzoek is een wetenschappelijk onderzoek waarin wordt geëvalueerd of de inzet van de CRP-sneltest bij lage luchtweginfecties in verpleeghuizen leidt tot een afname in antibioticagebruik. Het UPCARE onderzoek is opgezet door de afdeling huisartsgeneeskunde & ouderengeneeskunde van Amsterdam UMC, locatie VUmc. Het betreft een cluster Randomised Controlled Trial waarin in de interventiegroep de CRP-sneltest aanvullend kan worden ingezet naast de gebruikelijke zorg. In de controlegroep wordt gebruikelijke zorg geleverd.

Artsen zullen van september 2018 tot 1 maart 2020 vragenlijsten invullen over patiënten die verdacht worden van een lage luchtweginfectie. Artsen doen dit met behulp van de – in YSIS ingebouwde – onderzoekstool.

Achtergrondinformatie/naslagwerk UPCARE

Buiten deze handleiding kunt u informatie vinden over het onderzoek in de volgende materialen

1. PowerPoint van de kick-off bijeenkomst:

hierin vindt u informatie over o.a. achtergrondinformatie, onderzoeksopzet en praktische zaken (aandachtspunten bij toestemming vragen).

In de interventiegroep is ook een scholing over de CRP-sneltest onderdeel van de PowerPoint. Bekijkt u deze goed voor u aan de slag gaat met interpretatie van CRP-sneltestwaarden. Er is ook een quiz over de scholing om uzelf te toetsen over de opgedane kennis. Deze quiz kunt u opvragen bij upcare@vumc.nl.

2. Instructievideo’s over de onderzoekstool in YSIS:

De video’s geven een beeld van het inclusieproces en de verschillende scenario’s van de toestemmingsprocedures.

3. Instructiekaart (werkafspraken):

de organisatie-specifieke werkafspraken (bijv.: bewaren van toestemmingsverklaringen; verstrekken infobrieven bij nieuwe opnames) zijn vastgelegd in een instructiekaart. Als u deze nog niet gezien heeft kunt u deze opvragen bij de arts-contactpersoon voor het onderzoek binnen uw organisatie, of bij upcare@vumc.nl.

Zie ook Aanwijzingen Toestemmingsformulier UPCARE.

Start onderzoekstool

De onderzoekstool start automatisch wanneer u “lage luchtweginfectie” (of een synoniem/gerelateerd woord) noteert in het ‘conclusieveld’ of ‘overweging-veld’ van de gestructureerde verslaglegging in YSIS. De onderzoekstool start niet als de patiënt / vertegenwoordiger al bij voorbaat is afgemeld (opt-out): dit is zichtbaar in het wetenschapstabblad als de Opt-out checkbox is aangevinkt. Zie onderdeel “Informed consentprocedure UPCARE” voor meer informatie over opt-out en toestemming vragen.

De onderzoekstool start met de volgende melding: ‘De patiënt komt in aanmerking voor inclusie als deelnemer van het UPCARE onderzoek’. Er wordt u gevraagd of u het formulier wilt invullen. U kunt kiezen uit de opties: annuleren, later en nu:

Annuleren – kies deze optie als de pop-up ten onrechte verschijnt, bijvoorbeeld als u “geen longontsteking” hebt geschreven.
Later – kies deze optie als u momenteel niet in de gelegenheid bent om het inclusieformulier in te vullen. Het inclusieformulier wordt op de timeline van de patiënt geplaatst.
Nu – kies deze optie om direct het inclusieformulier in te vullen. U kunt dit formulier terugvinden in het wetenschapstabblad, ook in het geval u het formulier onverhoopt heeft weggeklikt zonder tussentijds op te slaan.

Formulieren

Gedurende de hele onderzoeksperiode worden de volgende formulieren aangeboden als een patiënt wordt verdacht van een lage luchtweginfectie: inclusieformulier, en drie vragenlijsten: de T0-meting (d.d. indexconsult), T1-meting (1 week na indexconsult) en T2-meting (3 weken na indexconsult).

Na het definitief opslaan van het inclusieformulier (waarbij de patiënt in aanmerking komt voor deelname) worden de vragenlijsten op de timeline van de patiënt en in de behandelafspraken van de behandelaar geplaatst.

Let op: de eerste vragenlijst opent niet automatisch; u kunt de vragenlijst vanuit de timeline openen door op het vinkje te drukken (zie figuur 1).

Figuur 1: openen vragenlijst (timeline item)

Tussentijds opslaan/definitief opslaan

U kunt de formulieren tussentijds opslaan door alleen te klikken op ‘opslaan’. Formulieren die u tussentijds heeft opgeslagen, worden in het wetenschapstabblad geplaatst. Hier kunt u het invullen van de formulieren weer hervatten. U ziet in het wetenschapstabblad of een formulier definitief of tussentijds is opgeslagen, namelijk door een groen resp. rood icoontje (zie figuur 2).

Figuur 2: wetenschapstabblad met een tussentijds opgeslagen formulier (T1) en definitief opgeslagen formulieren (inclusieformulier en T0).

Als u formulieren definitief wilt opslaan, vinkt u dan onderstaande checkbox aan alvorens u op opslaan klikt (zie figuur 3).

In het inclusieformulier kunt u de checkbox aanvinken wanneer alle vragen zijn ingevuld.

In de vragenlijsten kunt u de checkbox pas aanvinken (het formulier definitief maken) wanneer u in vraag 1 aangeeft dat toestemming gegeven is (zie ook: “Verplichte vragen”). Pas hierna worden de gegevens van de patiënt gecodeerd verzonden naar het onderzoeksteam.

Figuur 3: definitief opslaan

Verplichte vragen

In de vragenlijsten (T0-2) is alleen vraag 1 een verplichte vraag voor het definitief maken van het formulier. U kunt de vragenlijst pas definitief opslaan (zie figuur 3 en 4), als:

U in het inclusieformulier heeft aangegeven dat toestemming reeds is gegeven, OF
U in het inclusieformulier heeft aangegeven dat toestemming nog wordt gevraagd én u in de T0-vragenlijst bij vraag 1 aangeeft dat toestemming inmiddels is gegeven.

In de tweede situatie wordt ook het inclusieformulier pas verzonden naar het onderzoeksteam bij het definitief maken van T0.

Figuur 4: in situatie 1 (groen kader) is vraag 1 automatisch ingevuld vanwege het antwoord (toestemming: ja) in het inclusieformulier; u kunt het formulier definitief maken. In situatie 2 (blauw kader): wanneer u vraag 1 aanvinkt, kunt u de checkbox (nu nog grijs) wel aanklikken.

Reminder

Wanneer formulieren nog openstaan (nog niet definitief opgeslagen) na de dag waarop deze gepland staan, krijgt het timeline-item de status “te laat” en ontvangt de eigen behandelaar een reminder in de berichten-box.

Overlijden / verhuizen

Wanneer een patiënt is verhuisd of overleden, vragen wij u de formulieren tot en met het eerstvolgende formulier na het verhuizen / overlijden in te vullen en definitief te maken. Om te voorkomen dat gegevens verloren raken, vragen wij u dit te doen alvorens de patiënt wordt uitgeschreven.

Voorbeeld: wanneer een patiënt op dag 6 overlijdt, zorgt u dat de volgende vragenlijsten voor afsluiten van het dossier zijn afgerond: inclusieformulier, T0-formulier (dag 0), T1-formulier (dag 7). Het T2-formulier (dag 21) hoeft u dan niet in te vullen.

Wordt het dossier in het algemeen snel na het overlijden / verhuizen gesloten? Sla het benodigde formulier dan in ieder geval tussentijds op. Zo wordt dit formulier niet verwijderd bij het sluiten van het dossier en kunt u het alsnog later invullen. Mocht dit niet gelukt zijn, neemt u dan alstublieft contact op met upcare@vumc.nl.

Dienstdoende arts

Er is een instructiekaart beschikbaar voor de dienstdoende artsengroepen. Deze zijn organisatie-specifiek en zijn aan de dienstdoende artsengroep(en) gecommuniceerd door de betreffende organisatie. Mocht u momenteel geen beschikbaarheid hebben over de instructiekaart kunt u in ieder geval het volgende doen:

Druk in de pop-up op LATER;
De eigen arts zal de vragenlijst invullen en de patiënt om toestemming vragen;
Geef in de rapportage aan dat er een pop-up is geweest van het UPCARE onderzoek.

Indien interventiegroep:

Wilt u de CRP-sneltest inzetten?

Check eerst het wetenschapstabblad in YSIS.
Staat het opt-out vinkje aan? Dan mag de CRP-sneltest NIET worden ingezet.
Staat het opt-out vinkje uit?
Vraag rond bij de aanwezige medewerkers van de organisatie waar u dienst doet, wie er kan ondersteunen in de uitvoer van CRP POCT. Bij de deelnemende organisaties is een aantal artsen en/of verpleegkundigen getraind in de uitvoer van CRP POCT.
Geef in de rapportage aan de eigen arts aan wat de CRP-waarde was.

Informed consentprocedure UPCARE

De informed consentprocedure bestaat uit twee stappen:

Bewoners/vertegenwoordigers worden bij start van het onderzoek/bij opname geïnformeerd d.m.v. een informatiebrief. Bijgevoegd bij deze brief is een afmeldformulier, waarmee er bij voorbaat kan worden afgemeld. Wanneer een afmeldformulier retour komt wordt dit geregistreerd d.m.v. de opt-out checkbox in het wetenschapstabblad. De pop-up van het onderzoek kan dan niet meer verschijnen. Zie de instructiekaart voor uw organisatie om te zien wie de afmelding registreert (medisch secretariaat/arts).
Wanneer een bewoner in aanmerking komt voor deelname aan UPCARE (bij verdenking op een onderste luchtweginfectie) vraagt u de bewoner/vertegenwoordiger (afhankelijk van wilsbekwaamheid) om toestemming voor deelname; tenzij de bewoner al bij voorbaat was afgemeld.

Indien interventiegroep: in de volgende gevallen mag u toestemming ook achteraf (na de uitvoer van de CRP-sneltest) vragen.

Er is sprake van een acute situatie (nl.: de bewoner is dusdanig acuut/ernstig ziek, dat het niet het juiste moment is om toestemming te vragen voor onderzoeksdeelname. Dit is te beoordelen door de arts);
De vertegenwoordiger van de betreffende wilsonbekwame bewoner is niet aanwezig.

Bij achteraf toestemming vragen wordt toestemming gevraagd voor de dataverzameling, en voor eventueel toekomstige CRP POCT ter follow-up.

U vindt de lege toestemmingsverklaringen binnen “Brief maken”. Let op: er is een aparte versie voor de bewoner en vertegenwoordiger. De bewoner/vertegenwoordiger vult zijn/haar velden zelf in* en tekent. Hierna vult de arts zijn/haar velden zelf in en tekent dan.

* Indien de bewoner niet kan schrijven: een getuige (niet betrokken bij het onderzoek) vult de velden van de bewoner in en schrijft naast deze velden zijn/haar eigen naam op + datum van tekenen + paraaf.