Ysis Financieel: Basis GGZ (Zorgprestatiemodel)

De declaratie van de Basis GGZ o.b.v. het Zorgprestatiemodel (ZPM) is ondergebracht in de Ysis Financieel module. Na het inloggen verschijnt het overzichtsscherm. Het hoofdmenu voor het Zorgprestatiemodel heeft de tabbladen Overzicht, Declareren, Beheer en Help. De verschillende tabbladen worden hier beschreven.

Overzichtsscherm

Het scherm ‘Overzicht’ toont een overzicht van alle verrichtingen per status. Dit is tevens het startscherm nadat wordt ingelogd.

Wanneer een statusregel wordt geselecteerd, wordt een lijst getoond met alle verrichtingen die voldoen aan de gekozen status. Hier worden de details van de verrichting weergegeven en mogelijke acties.

Open: de verrichting is ingevoerd in het behandeldossier en nog niet gedeclareerd of is heropend. Er kunnen nog wijzigingen aangebracht worden in het behandeldossier. Wanneer er gefactureerd wordt en de verrichtingen vallen binnen deze periode, dan zullen zij meegaan in een nieuwe factuur.
Gedeclareerd: na het declareren krijgt de verrichting de status gedeclareerd, deze wacht nu op terugkoppeling via Vecozo.
Gecrediteerd: de verrichting is gecrediteerd en wacht op retourinformatie.
Afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de verrichting of gehele factuur afgewezen. Als vervolgactie kan er gekozen worden tussen ‘Herdeclareren’ of ‘Niet meer indienen’.
Creditering goedgekeurd: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering goedgekeurd. Via de actie ‘Heropenen’ wordt de verrichting weer open gezet en kan er een wijziging uitgevoerd worden in het behandeldossier.
Creditering afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering afgekeurd, de actie ‘Opnieuw crediteren’ kan hierna uitgevoerd worden.
Goedgekeurd, te crediteren: een verrichting krijgt deze status na de actie ‘Crediteren’. Deze actie kan nog geannuleerd worden d.m.v. de knop ‘Annuleren’. Na een nieuwe facturatie verandert de status naar ‘Goedgekeurd, gecrediteerd’.
Creditering afgewezen, opnieuw: een verrichting krijgt deze status na de actie ‘Opnieuw crediteren’. Er kan nu een nieuwe creditfactuur aangemaakt worden.
Goedgekeurd: de verrichting is goedgekeurd door Vecozo en de zorgverzekeraar. Wanneer er een fout ontdekt wordt kan er voor de actie ‘Crediteren’ gekozen worden. De status verandert naar ‘Goedgekeurd, te crediteren’.
Goedgekeurd, gecrediteerd: de te crediteren verrichting is ingediend bij de zorgverzekeraar.
Creditering goedgekeurd, heropend: de verrichting is vanuit de status ‘Creditering goedgekeurd’ heropend. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Creditering afgewezen, opnieuw gecrediteerd: een verrichting krijgt deze status na een nieuwe credit facturatie. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Afgewezen, heropend: de verrichting is afgewezen en ‘Herdeclareren’ is gekozen. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Afgewezen, niet meer indienen: na afkeur is er voor ‘Niet meer indienen’ gekozen. Wanneer de verrichting toch ingediend moet worden, kan er gekozen worden voor de actie ‘Toch indienen’. De status komt nu weer op ‘Afgewezen’ te staan.
Creditering goedgekeurd, niet meer indienen: dit is een eindstatus.
Creditering afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering afgekeurd, de actie ‘Opnieuw crediteren’ kan hierna uitgevoerd worden.

Declareren

Via deze functionaliteit kan een prestatie worden gevalideerd en gefactureerd richting de zorgverzekeraar. Tevens toont dit scherm een overzicht van eerder uitgevoerde declaraties. Het bestaat uit de menu-items Declareren zorgverzekeraar en Retourbestand.

Declareren aan zorgverzekeraar

1. Vul een start- en einddatum in en klik op ‘Valideren’. Nu worden de prestaties die geregistreerd zijn binnen deze periode meegenomen in het declaratiebestand. De velden ‘Boekjaar’ en ‘Periode’ zijn alleen relevant voor de Financiële Export, indien die gebruikt wordt. Standaard worden deze velden automatisch gevuld met het huidige jaar en de huidige maand, maar deze zijn velden handmatig aan te passen.

Door te valideren genereert Ysis een overzicht van gereedstaande prestaties, die fouten en/of waarschuwingen bevatten. Validatie gaat soms in meerdere rondes. Door de complexiteit van de eisen van ZPM kunnen wij dit niet voorkomen. Dus als er een foutmelding is afgehandeld kan het zijn dat er bij een tweede keer een andere validatiefout te voorschijn komt. Het validatierapport maakt onderscheid tussen fouten, configuratiefouten en waarschuwingen:

waarschuwingen worden getoond in de validatie en gaan, indien niet gecorrigeerd, mee in de declaratie naar de verzekeraar. De kans is groot dat deze prestaties worden afgekeurd.
prestaties die uitvallen als ‘fout’ bij de validatie, worden niet meegenomen bij de declaratie
bij configuratiefouten kan er niet gedeclareerd worden

Let op: we controleren bij de validatie of gegevens zijn ingevoerd, maar we valideren niet of de gegevens juist zijn. De validatie op juistheid van gegevens zit op andere plaatsen in Ysis ingebouwd, b.v. de BSN-check of de COV-check.

2. Met de knop ‘Genereer declaratie’ worden de facturen voor de zorgverzekeraar aangemaakt en verzonden, indien de integratie met Vecozo aanstaat. Er wordt per verzekeraar en grootboekrekening een factuur aangemaakt. Deze worden onder ‘Declaratiebestanden’ per jaar weergegeven.
3. Wanneer het verzenden is mislukt, wordt er onder ‘Acties’ de knop ‘Opnieuw verzenden’ getoond. Als op deze knop wordt geklikt verandert de status terug naar Aangemaakt en wordt de factuur opnieuw aangeboden aan de web service.
4. Na het declareren is de prestatie in het behandeldossier gesloten. Hier is nu het gedeclareerde tarief zichtbaar. Wanneer de prestatie wordt goedgekeurd verandert dit tarief in het toegekende tarief.
5. De beschikbare retourbestanden kunnen opgehaald worden door op ‘Vecozo status bijwerken’ te klikken, mits de integratie met Vecozo aanstaat. Na het inlezen van de retourinformatie verandert de status van de factuur in dit overzicht naar ‘Retourbestand ontvangen’. Wanneer u geen gebruik maakt van de integratie met VECOZO, kan de retourinformatie (.txt) onder ‘Retourbestand’ geüpload worden.
6. Indien er een wijziging nodig is na afkeur door de verzekering, kunt u in Ysis Financieel de prestatie open zetten voor correcties.

Bij een afwijkend toegekend bedrag verschijnt er een melding in de factuur dat er een creditfactuur is aangemaakt. Alleen wanneer er gebruik wordt gemaakt van de integratie met de financiële administratie, zal er een credit journaalpost gegenereerd worden voor het verschil tussen het gedeclareerde en het toegekende bedrag. Dit is dus een creditboeking en geen echte creditfactuur en deze creditfactuur is dus niet zichtbaar bij de declaratiebestanden.

Crediteren

Wanneer een debet declaratie van een prestatie is goedgekeurd door de zorgverzekeraar middels een retourbericht, zal de status van het subtraject automatisch veranderen naar ‘goedgekeurd’. Wanneer er toch achteraf een correctie doorgevoerd moet worden, omdat er bijvoorbeeld een fout is ontdekt, zal de prestatie gecrediteerd moeten worden.

Crediteren kan via de factuur, of via het tabblad ‘Overzicht’.

Wanneer er voor ‘Crediteren’ wordt gekozen zal de creditering in de eerstvolgende facturatie meegaan. Wanneer de credit is goedgekeurd door de zorgverzekeraar, zal de status van het factuur veranderen naar ‘Crediteren_Goedgekeurd’. Vanuit deze status kan het factuur met de ‘Corrigeren’ en vervolgens de ‘Heropenen’ knop open gezet worden.

Tarieven

Op deze pagina wordt uitleg gegeven over de tarieven: https://handleiding-ysis.nl/admin-zorgprestatiemodel/tarieven-zorgprestatiemodel/

Rapportage

Deze functionaliteit is momenteel nog niet beschikbaar en wordt zo spoedig mogelijk na release 2.49 opgeleverd.

Beheer

Onder het tabblad ‘Beheer’ kunnen de instellingen voor de facturering geconfigureerd worden.

AGB codes

Hier wordt de AGB code ingevuld die gebruikt wordt voor de declaraties. Het is mogelijk om voor alle verzekeraars 1 AGB code te gebruiken, maar het is ook mogelijk om per verzekeraar een afwijkende AGB code toe te voegen.

Facturering

Onder ‘Facturering’ kan aangegeven worden of gebruik wordt gemaakt van het automatisch versturen van de declaraties naar Vecozo. Zie voor meer informatie hierover onze VECOZO pagina.

Daarnaast kan hier de factuurnummerrange aangeven worden. De factuurnummerrange kan maximaal 12 tekens lang zijn. Tevens kan hier een grootboekrekening en kostenplaats worden ingevuld. Indien hier gebruik van wordt gemaakt overschrijven deze gegevens de grootboekrekening en kostenplaats zoals die op locatieniveau in het behandeldossier is aangegeven.

Declareren aan cliënt

Declaraties die de cliënt zelf moeten betalen (dit is aangegeven in Ysis behandeldossier in het monodisciplinair dossier) kunnen geëxporteerd worden naar een excel bestand, zodat de organisatie hier zelf facturen van kan maken. De informatie voor de facturen wordt aangeleverd, de facturen zelf niet.

Als er een periode wordt geselecteerd dan worden alle prestaties in die periode meegenomen in het Excel. In het behandeldossier kan op twee plaatsen worden aangegeven of de cliënt zelf betaalt – bij het Zorgtraject en bij de Activiteit. Alleen de activiteiten met Betaler cliënt staan in het Excel bestand.

Het excel bevat alle gegevens die nodig zijn voor de cliënt om de factuur te declareren aan de eigen zorgverzekeraar. Als er informatie mist in een kolom dan missen er gegevens in het behandeldossier). De verrichtingen die op deze manier gefactureerd worden blijven de status open houden. Hier zal op den duur een oplossing voor gevonden worden.

Voor het invoeren van tarieven zie het artikel ‘Tarieven Basis GGZ (Zorgprestatiemodel)‘

Help

Hiermee opent de Handleiding Ysis.