Verrichtingen eerstelijns paramedische zorg registreren

Eerstelijns paramedische module inschakelen

Om verrichtingen te kunnen registreren dient de eerstelijns paramedische module ingeschakeld te zijn voor de betreffende cliënt. Dit kan op twee manieren:

• De cliënt is ingeschreven op een afdeling die in Ysis door de beheerder als eerstelijns afdeling is aangemerkt. Voor alle cliënten die opgenomen zijn op deze afdeling staat automatisch de eerstelijns paramedische zorg ingeschakeld. 
• De cliënt is niet opgenomen op een eerstelijns afdeling: de eerstelijns module kan handmatig ingeschakeld worden via het Admin tabblad, subtab Verzekeringsgegevens.

Wanneer de optie ‘Eerstelijns paramedische zorg’ is ingeschakeld, is ook het subtabblad ‘Eerstelijnszorg’ zichtbaar.

De administratieve gegevens van de cliënt die ten minste ingevuld moeten zijn, zijn de volgende:

• BSN nummer
• Naam
• Adres
• Verzekeringsgegevens 

Deze gegevens kunnen ingevoerd worden in het Admin tabblad. Afhankelijk van een integratie met een ECD kan een deel al gevuld zijn. Ook de controle op het verzekeringsrecht van een cliënt kan in Ysis uitgevoerd worden. Deze integratie kan desgewenst ook per locatie geautomatiseerd aangezet worden, zodat de gegevens elke maand gecheckt worden en er bij verandering van verzekeraar door cliënten, geen nieuwe handmatige check gedaan hoeft te worden. Zie voor meer informatie de Vecozo pagina.

Tenslotte is het mogelijk om voor de fysiotherapie een controle op de vergoeding in te richten via zorgvergoeding.com. Kijk hier voor meer informatie.  

Zorgvraag definiëren

Vervolgens wordt eerst de zorgvraag gedefinieerd. Op het Admin tabblad en vervolgens het subtabblad Eerstelijnszorg wordt een eerste zorgvraag getoond of aangemaakt door op te klikken. Met hulp van kan de omschrijving en de startdatum van de zorgvraag worden aangepast. 

Op het moment dat de eerstelijns module aangezet wordt behoort de bestaande set monodisciplinaire formulieren bij de eerste zorgvraag. Bovenaan de formulieren komt een blauw vakje met ‘Eerste zorgvraag’ (of de zelf gegeven omschrijving) te staan.

Tweede zorgvraag

Het is mogelijk om meerdere zorgvragen op te voeren. Onder een tweede zorgvraag verstaan we de situatie dat een eerstelijns cliënt voor één zorgvraag in behandeling is (geweest) (bijvoorbeeld fysiotherapie voor een knieblessure) en tijdens of na deze behandeling een tweede zorgvraag ontstaat (bijvoorbeeld oedeemtherapie) waarvoor een tweede behandeltraject wordt gestart. De zorgvragen worden hierbij apart gedeclareerd, met de juiste declaratie gegevens. Onder de monodisciplinaire formulieren kan er per zorgvraag een formulierenset ingevuld worden, door boven de formulieren de betreffende zorgvraag aan te klikken. Per zorgvraag moet het tabblad aanmelding gevuld worden om de declaratie goed te laten verlopen.

Monodisciplinaire formulieren

Er zijn per discipline eisen vanuit de verzekeraars welke velden aangeleverd moeten worden om te kunnen declareren. Deze velden zijn in het behandeldossier gemerkt met een 1, en verschillen per discipline.

Indien er sprake is van een verwijzing, worden de gegevens van de verwijzer uit het Vektis AGB code register gehaald. Door de naam van de verwijzer te typen, ontstaat er een keuze lijst en na het maken van de keuze worden de gegevens automatisch aangevuld. Eventueel kan de zoekopdracht verfijnd worden met het typen van de plaatsnaam.

Beperkte geldigheid: Wanneer de geldigheid van een verwijzing nadert, dan wordt een waarschuwing getoond in het invoerscherm voor eerstelijns verrichtingen. De waarschuwing wordt vanaf één maand voor de einde geldigheid getoond.

Maximaal aantal vergoede behandelingen: In het Aanmeldingsformulier kan worden vastgelegd wat het maximaal aantal behandelingen (fysiotherapie en logopedie) of maximaal aantal minuten (ergotherapie en diëtetiek) is, dat door de zorgverzekering van de cliënt wordt vergoed. Er wordt een automatische controle uitgevoerd van het de geregistreerde verrichtingen in Ysis ten opzichte van het maximale aantal vergoedingen dat hier is ingevoerd. Ysis toont een waarschuwing bij het invoerscherm voor eerstelijns verrichtingen als de maximale vergoeding voor het aantal verrichtingen bijna is bereikt. De verschillende waarschuwingen zijn:

• Let op: Het aantal geregistreerde verrichtingen (8) nadert het maximaal aantal vergoede behandelingen (10) voor dit jaar.
• Let op: Het aantal geregistreerde verrichtingen is al gelijk aan het maximaal aantal vergoede behandelingen (10) voor dit jaar.
• Let op: Het aantal geregistreerde verrichtingen (11) is al groter dan het maximaal aantal vergoede behandelingen (10) voor dit jaar.

Verrichtingen registreren

Wanneer de eerstelijns module is ingeschakeld en de zorgvraag is gedefinieerd, kan er gestart worden met de registratie van verrichtingen. Dit kan op twee manieren:

• Na het opslaan van verslaglegging wordt de vraag gesteld of u een eerstelijns verrichting wilt registreren. Klik op ‘Ja indien dit het geval is.
• Onder het Admin tabblad, op het subtabblad Eerstelijnszorg kunnen verrichtingen worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. Klik op ‘Voer nieuwe verrichting in’.

Ongeacht welke van de bovenstaande methodes wordt gebruikt, verschijnt het volgende scherm.

1. Kies de juiste zorgvraag (indien er maar één zorgvraag is, is deze automatisch gevuld).
2. Kies de datum. Standaard staat de datum op vandaag.
3. Kies de tijd. Standaard staat de duur op 30 minuten en wordt het tijdstip ingevuld aan de hand van hoe laat het is tijdens het registreren. Wanneer een verrichtingscode per tijdseenheid geregistreerd wordt, bijvoorbeeld een kwartier, dan zal de tijd ook afgerond moeten worden naar één of meer kwartier.
4. De soort betaler wordt ingevuld zoals dit is ingevuld in het formulier ‘Aanmelding’ in het monodisciplinaire dossier. De beschikbare opties in de verrichtingenlijst en de tijd kunnen veranderen aan de hand van de gekozen betaler en dus terug gezet worden naar de eerste optie.
5. De verrichting kan aangevinkt worden, er kunnen ook meerdere verrichtingen aangevinkt worden (zie onder voor meer uitleg).
6. Er worden alleen verrichtingen getoond waarvoor tarieven zijn ingevoerd door de beheerder. Indien de ‘Soort betaler’ de verzekeraar is, worden alleen de verrichtingen getoond die voor de betreffende verzekeraar zijn ingevoerd. Als behandelaar is het dus niet nodig om in de gaten te houden of de code binnen het contract valt. Uitzondering hierop zijn de zogenaamde Z-codes voor fysiotherapie. Deze hebben dezelfde tarieven als hun reguliere tegenhanger en worden getoond op basis van de gekozen uzovi (3311, 3313, 3351). Voor meer informatie zie Zilveren Kruis en Tarieven Eerstelijns Paramedische Zorg.
7. De medewerker wordt automatisch ingevuld door de ingelogde gebruiker en kan gewijzigd worden.
8. Indien de verrichting niet gedeclareerd hoeft te worden, kan ‘Niet declareerbaar’ aangevinkt worden.
9. Voor fysiotherapie wordt de Code soort indicatie ook automatisch ingevuld aan de hand van het monodisciplinaire aanmeldingsformulier. Indien dit niet is ingevuld, is het verplicht om in te vullen voordat de verrichting opgeslagen kan worden.
10. Klik op ‘Opslaan’ en de verrichting is geregistreerd. 

Het selecteren van de aan huis toeslag verrichtingscode per discipline

Het declareren van de aan huis toeslag verschilt per discipline:

• Fysiotherapie: 1001 is aan huis toeslag incl. behandeling – voor de fysiotherapie hoeft dus alleen code 1001 gekozen te worden
• Logopedie: 4001 is aan huis toeslag incl. behandeling – voor de logopedie hoeft dus alleen code 4001 gekozen te worden
• Ergotherapie: 5001 is aan huis toeslag excl. behandeling – voor de ergotherapie moet dus zowel code 5000 als 5001 gekozen worden
• Diëtetiek: 6001 is aan huis toeslag excl. behandeling – voor de diëtetiek moet dus zowel code 6000 als 6001 gekozen worden 

Overzicht geregistreerde verrichtingen

Op het Admin tabblad onder Eerstelijnszorg is het overzicht verrichtingen te zien per zorgvraag. Voor de fysiotherapie wordt hier ook de CSI (code soort indicatie) die voor deze verrichting is ingevoerd getoond. Wanneer er een bedrag onder ‘Tarief’ staat is deze verrichting gedeclareerd en kan deze niet meer gewijzigd worden. In eerste instantie is het ingediende tarief te zien en na goedkeur het toegekende tarief. Als de verrichting is afgekeurd dan zal er 0,- euro komen te staan.