Spraakgestuurde verslaglegging

In Ysis kan verslaglegging zowel schriftelijk als mondeling worden toegevoegd. Door gebruik te maken van spraakgestuurd rapporteren (Speech-to-Text) wordt de administratieve last verminderd en de efficiëntie van het rapporteren vergroot.

Beschikbaarheid

Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit, dient de organisatie een nieuwe versie van de verwerkersovereenkomst (versie 2026) te tekenen. Voor activatie kan contact worden opgenomen met de accountmanager van de organisatie.

Voordelen van spraakgestuurd rapporteren

• Efficiëntere verslaglegging: spreek teksten direct in het dossier in.

• Minder administratieve last: besteed minder tijd aan typen en meer aan de behandeling.

• Focus op kwaliteit: leg bevindingen direct vast terwijl de informatie nog vers in het geheugen ligt.

Zo werkt het

In Ysis kan direct spraak worden opgenomen in het dossier. Dit gebeurt op dezelfde plek als waar normaal verslaglegging wordt gedaan. Inspreken en verwerken kan vanaf alle soorten apparaten: mobiele telefoon, tablet, laptop, enzovoort.

1. Zorg eerst dat het apparaat toegang heeft tot de microfoon op de webpagina van Ysis. Er verschijnt een ‘pop-up’ waarin toegang wordt gegeven.
2. Open in het dossier van de ‘cliënt’ de verslaglegging. Er verschijnt nu een icoon van een microfoon.
3. Selecteer een tekstveld, bijvoorbeeld ‘Onderwerp’, om in te rapporteren.
4. Klik op de microfoon om de opname te starten.
5. Start met spreken. De gesproken tekst verschijnt direct als geschreven tekst in het veld. Tijdens een opname kan van tekstveld worden veranderd zonder op stop te drukken; de rode opnameknop beweegt dan mee naar het volgende veld.
6. Stop de opname door op de rode opnameknop te drukken.
7. Controleer de tekst op eventuele fouten en pas deze handmatig aan via het toetsenbord. Selecteer ‘Episodes’ indien van toepassing.
8. Klik op ‘Opslaan’ om de rapportage definitief te maken.

Tijdens het opnemen kan er niet in het tekstveld worden getypt. Navigeren door het dossier is wel mogelijk door buiten het ‘briefje’ te klikken. Nadat de opname is gestopt, kan er weer worden getypt en bewerkt.

Tips voor een goede rapportage

Tempo: Spreek duidelijk en op een rustig tempo voor de beste herkenning. Richt de stem naar de microfoon van het apparaat.

Kernachtig: Houd de rapportage kort en krachtig. Kernachtig rapporteren is vaak voldoende.

Verbinding: Let erop dat er altijd een actieve internetverbinding is.

Leestekens: Ysis plaatst zelf leestekens, maar deze kunnen ook handmatig worden ingesproken voor een nauwkeurig resultaat:

• ‘Punt’
• ‘Komma’
• ‘Vraagteken’
• ‘Enter’ (voor een nieuwe regel)
• ‘Bullet’ (voor een nieuwe regel die begint met een bulletpoint)

Neem de tijd om aan deze manier van rapporteren te wennen en ontdek hoe de microfoon van het gebruikte apparaat het beste reageert.

Instructieboekje spraakgestuurde dossiervoering 2026 Behandeldossier v1.2