Overdragen dossier
Indien een cliënt verhuist naar een andere zorginstelling, en beide zorginstellingen gebruiken Ysis, dan is het mogelijk om een digitale kopie van het dossier te maken naar de nieuwe instelling.
Voorbereiding
Het kopiëren van medische dossier kan alleen plaatsvinden onder strenge voorwaarden.
Vanuit Ysis vereisen wij een schriftelijke toestemming van beide instellingen (de verzender en de ontvangende partij), door middel van het vullen van het document Verklaring overdracht dossier
De feitelijke kopie kan alleen gedaan worden door medewerkers van de GeriMedica support afdeling.
Verkrijgen van de goedkeuring van de cliënt zelf (of vertegenwoordiging) is de verantwoordelijkheid van de instellingen wiens data wij beheren.
Naast de juridische verplichtingen gelden de volgende voorwaarden:
- Het dossier in de verzendende instelling moet een BSN bevatten.
- Er mag nog geen dossier met dit BSN nummer aanwezig zijn in de ontvangende instelling.
Wat gebeurt er precies
In de ontvangende instelling in Ysis wordt door het overdragen een nieuw dossier aangemaakt;
Van de cliënt worden gegevens gekopieerd:
- Persoonsgegevens
- Administratieve gegevens (adressen, contactpersonen, verzekering en huisarts)
- Medische Basisgegevens (incl. Medische voorgeschiedenis, allergieën, intake etc.)
- Rapportages (incl. Episodes)
- Alle formulieren van de verschillende disciplines
- Meetinstrumenten
- Archief (bestanden)
- Multidisciplinair Behandelplan.
- Attenties (Alleen waarschuwingen)
Wat wordt niet overgenomen:
- Adviezen
- Financiële registraties (DBC-GRZ, GBG, tijdregistratie)
- Planning / Timeline items
- Juridisch (wilsbekwaamheid, juridische status en WZD)
- Attenties (Alleen waarschuwingen)
- Dossierfoto van cliënt
- Zorgmail (dus ook niet de Labresultaten)
- Zorgplan uit gekoppelde ECD systemen
- Berichten
- Labels
- Foto’s en Video’s
Aandachtspunten
- Na de kopie wordt de status van het dossier in de verzender instelling niet gewijzigd (patiënt wordt niet automatisch uitgeschreven). Dit kan via de normale werkafspraken worden afgehandeld.
- Indien bij de ontvangende instelling een ECD, EVS, planning- of andere systemen gekoppeld zijn, wordt hier automatisch het proces gevolgd alsof de patiënt in Ysis wordt ingevoerd: dus in de meeste gevallen wordt dan het zorgplan, rapportages, metingen en andere gegevens vanuit het ECD opgehaald en in Ysis toegevoegd aan het nieuwe dossier (wat er exact wordt gekoppeld is afhankelijk van het betreffende systeem)
- Labuitslagen kunnen in meerdere delen via Zorgmail worden gemaild. Uitslagen die na de kopie via zorgmail binnenkomen worden in het oude dossier van de verzendende instelling bijgewerkt, niet bij de ontvangende instelling. Mocht bij het laboratorium het zorgmail adres worden gewijzigd, en dit deel komt binnen bij de ontvangende instelling, dan wordt deze daar als nieuw labuitslag aangemaakt.
- Terug verhuizen: let op dat als op een later moment de patiënt teruggaat naar de oorspronkelijke instelling, en deze overdragen dossier functie opnieuw wordt gebruikt, de gegevens niet worden samengevoegd in het oorspronkelijke dossier. Het is alleen mogelijk door in het oude dossier het BSN nummer te wissen en dan een nieuw dossier te maken. Maar dat betekent wel dat zaken die niet worden gekopieerd (zoals DBC registraties en zorgmail etc.) uit het oude dossier niet in deze nieuwe kopie aanwezig zijn.