Selecteer een pagina

Checklist inrichting DBC-GRZ

Inrichting gebruikersbeheer

In de module Gebruikersbeheer

  • Medewerkers die de declaraties afhandelen hebben de autorisatie voor de module ‘Ysis Financieel voor GRZ, Basis GGZ en ELV’ en de autorisatie ‘Declareren GRZ, Basis GGZ en ELV’.

Inrichting behandeldossier

Op het scherm Beheer

  • De AGB code voor de GRZ is ingevoerd onder ‘AGB codes’. De agb codes kunnen gekozen worden in een zorgtraject.

Inrichting Ysis Financieel DBC-GRZ

Op het tabblad Declareren

  • Tarieven productcodes per UZOVI code: dit kan via een upload bestand ingeregeld worden. Zie ook: tarieven import.

Op het tabblad Beheer

  • Het URA nummer (UZI Register Abonneenummer) en UZI nummer (let op voorloopnullen)
  • DIS-portal gebruikersnaam en instelling volgnummer
  • Indien de organisatie gebruik wil maken van het automatisch verzenden van facturen naar VECOZO en het automatisch ophalen van retourinformatie, kan dit ingericht worden. Zie de VECOZO-pagina voor meer informatie.
  • Factuurnummerrange.

    Dit zijn de eisen voor factuurnummering, deze zijn elk jaar opnieuw in te stellen:

    • Prefix: bedoeld voor letters (alpha numeriek) en is niet verplicht;
    • Factuurnummer start en eind: alleen cijfers zijn toegestaan;
    • De totale range mag maximaal 8 a 9 karakters lang zijn, afhankelijk van de eisen van het boekhoudkundig pakket en indien er gebruik wordt gemaakt van de financiële export;
    • De range kan niet beginnen met meerdere nullen;
    • De range mag beginnen met 1 of meerdere letters. Wanneer de range begint met een letter, zal er na de letter ook een startcijfer ingevoerd moeten worden.
      Voorbeelden:
      10000001 – 19999999

DIS aanlevering DBC-GRZ

De organisatie hoeft geen DIS certificaat aan te vragen: in de Ysis Financieel GRZ module maken wij gebruik van ons eigen DIS certificaat voor alle klanten. Wel dient de organisatie zich via de website van DIS aan te melden om een aanlevercontract aan te maken. De Privacy en Verzend Module (PVM) hoeft niet gedownload te worden: deze is ingebouwd in Ysis Financieel.

DIS dient geïnformeerd te worden dat de organisatie de DIS aanlevering via Ysis gaat doen, dit kan via de volgende procedure: 

Om een nieuw aanlevercontract aan te maken (het bestaande contract met de huidige softwareleverancier is ook nog nodig voor het afhandelen van de laatste declaraties) moet er een nieuw account aangevraagd worden. Ga op het DIS-portaal naar ‘Wijziging softwareleverancier’, vul de benodigde gegevens in.
Bij het aanmaken van het contract kunnen de volgende gegevens gebruikt worden:

    • Aanleversoort: ‘SZ’ voor GRZ
    • Softwareleverancier: ‘GeriMedica B.V. – Ysis’
    • Gaat u zelf de DIS-aanlevering doen? – Ja

Geef een einddatum op en druk op aanmaken. Er wordt dan een nieuw account aangevraagd.

Na aanmelding kunt u in Ysis Financieel de DIS-portal gebruikersnaam en het instelling volgnummer invullen. Deze gegevens heeft u na aanmelding bij het DIS per email ontvangen.

Let op: indien u geen ‘einddatum huidige account’ heeft aangegeven. Dient u, wanneer u de DIS aanlevering niet meer vanuit het oude ECD/EPD, maar vanuit Ysis gaat doen, deze wijziging te worden doorgegeven aan DIS.

Automatisch versturen facturen naar VECOZO

Indien de organisatie gebruik wil maken van het automatisch verzenden van facturen naar VECOZO en het automatisch ophalen van retourinformatie, kan dit ingericht worden in de Ysis Financieel module. De inrichting hangt samen met de inrichting van de VECOZO COV-check (de controle op verzekeringsrecht). Zie ook VECOZO.

Bij het aanvragen van het systeem certificaat via het VECOZO-portaal, dienen deze rechten aangevinkt te worden:

  • ‘Afleiden’ aanvinken onder ‘Grouper Declaratie’
  • ‘Declareren en raadplegen’ onder ‘Declareren’
  • ‘Raadplegen’ onder ‘Verzekeringsrecht controleren’

Wat GeriMedica graag ontvangt

  • Naast het VECOZO systeem certificaat met bovengenoemde rechten, ontvangen wij graag:
    • Het bij het systeem certificaat behorende wachtwoord (let op: dit is niet de PIN code)
    • Het e-mailadres voor de communicatie met VECOZO 
    • Voor welke locaties de COV check ingericht mag worden. 

Let op: een VECOZO systeemcertificaat kan dus gebruikt worden voor de integratie met VECOZO, voor de VECOZO Grouper en voor de VECOZO  COV check. Dit  kan hetzelfde of een ander certificaat zijn.

Inrichting door GeriMedica:

  • Toegang tot de module voor uw organisatie
  • Vecozo systeemcertificaat geconfigureerd in Ysis?
  • Is de integratie aangezet?

    Advies Migratie lopende subtrajecten

    Er staan subtrajecten in het vorige declaratie pakket en de organisatie wil declareren vanuit Ysis Financieel GRZ. Hoe dit aan te pakken?

    Ons advies is om één datum te kiezen, zodat voor behandelaren helder is in welk systeem te registreren. Vervolgens kunnen de subtrajecten in 2 groepen gesplitst worden (voor deze beschrijving is gekozen voor de datum 1 juni als voorbeeld):

    Alle subtrajecten van cliënten die op 1 juni nog zijn opgenomen of een actief ambulant traject hebben declareren in Ysis. Er zijn dan 2 opties.

    • Uw organisatie registreert nog GEEN tijd in Ysis behandeldossier:
      • Op 1 juni dient het zorgtraject/subtraject geopend te zijn met de juiste datum (de datum ligt voor of op 1 juni).
      • Alle behandelaren registreren vanaf 1 juni tijd in Ysis.
      • Alle tijd die reeds in het vorige declaratie pakket is ingevoerd, dient in Ysis te worden overgenomen.
      • Tijd optellen om te registreren is technisch mogelijk: dit is een keuze van de organisatie, de cliënt krijgt een gespecificeerde rekening vanuit de zorgverzekeraar en ziet dan ook deze opgetelde tijd, daarom kiezen veel organisaties ervoor om de tijd over te nemen zoals geregistreerd is.
      • Nadat alle tijd is overgenomen uit het vorige declaratie pakket, kan de eerste keer gedeclareerd worden. GeriMedica is graag aanwezig bij deze eerste keer declareren, zodat dit als scholing gebruikt kan worden.
    • Uw organisatie registreert al WEL tijd in Ysis behandeldossier:
      • In Ysis behandeldossier zijn de zorgtrajecten/subtrajecten met bijbehorende tijd reeds zichtbaar en ingevoerd.
      • Alle behandelaren registreren reeds al geruime tijd de zorgactiviteiten in Ysis.
      • Een datum wordt vastgesteld welke subtrajecten worden gedeclareerd vanuit het vorige declaratie pakket en welke via Ysis.
      • De subtrajecten die in het vorige declaratie pakket zijn verwerkt: GeriMedica ontvangt een lijst met naam cliënt, bsn en start en einddatum subtraject om welke subtrajecten dit gaat en geeft de status Afgevoerd, zodat dit niet mee gaat in nieuwe declaraties. Dit is voor maximaal 20 subtrajecten. Als het er meer zijn, graag contact opnemen met de Account Manager.
      • De eerste keer declareren kan ingepland worden. GeriMedica is graag aanwezig bij deze eerste keer declareren, zodat dit als scholing gebruikt kan worden.
      • Alle subtrajecten van cliënten die reeds ontslagen waren en/of geen actief ambulant traject meer hebben op 1 juni (bijvoorbeeld subtrajecten die wachten op 42 dagen regel om te sluiten of reeds gesloten zijn) declareren in vorig declaratie pakket.