Ysis Financieel:
Eerstelijns Paramedische Zorg (GDS)

Wanneer een statusregel wordt geselecteerd, wordt een lijst getoond met alle verrichtingen die voldoen aan de gekozen status. Hier worden de details van de verrichting weergegeven en mogelijke acties.

• Open: de verrichting is ingevoerd in het behandeldossier en nog niet gedeclareerd of is heropend. Er kunnen nog wijzigingen aangebracht worden in het behandeldossier. Wanneer er gefactureerd wordt en de verrichtingen vallen binnen deze periode, dan zullen zij meegaan in een nieuwe factuur.
• Gedeclareerd: na het declareren krijgt de verrichting de status gedeclareerd, deze wacht nu op terugkoppeling via Vecozo.
• Gecrediteerd: de verrichting is gecrediteerd en wacht op retourinformatie.
• Afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de verrichting of gehele factuur afgewezen. Als vervolgactie kan er gekozen worden tussen ‘Herdeclareren’ of ‘Niet meer indienen’.
• Creditering goedgekeurd: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering goedgekeurd. Via de actie ‘Heropenen’ wordt de verrichting weer open gezet en kan er een wijziging uitgevoerd worden in het behandeldossier.
• Creditering afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering afgekeurd, de actie ‘Opnieuw crediteren’ kan hierna uitgevoerd worden.
• Goedgekeurd, te crediteren: een verrichting krijgt deze status na de actie ‘Crediteren’.  Deze actie kan nog geannuleerd worden d.m.v. de knop ‘Annuleren’. Na een nieuwe facturatie verandert de status naar ‘Goedgekeurd, gecrediteerd’.
• Creditering afgewezen, opnieuw: een verrichting krijgt deze status na de actie ‘Opnieuw crediteren’. Er kan nu een nieuwe creditfactuur aangemaakt worden.
• Goedgekeurd: de verrichting is goedgekeurd door Vecozo en de zorgverzekeraar. Wanneer er een fout ontdekt wordt kan er voor de actie ‘Crediteren’ gekozen worden. De status verandert naar ‘Goedgekeurd, te crediteren’.
• Goedgekeurd, gecrediteerd: de te crediteren verrichting is ingediend bij de zorgverzekeraar.
• Creditering goedgekeurd, heropend: de verrichting is vanuit de status ‘Creditering goedgekeurd’ heropend. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen. 
• Creditering afgewezen, opnieuw gecrediteerd: een verrichting krijgt deze status na een nieuwe credit facturatie. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen. 
• Afgewezen, heropend: de verrichting is afgewezen en ‘Herdeclareren’ is gekozen. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen. 
• Afgewezen, niet meer indienen: na afkeur is er voor ‘Niet meer indienen’ gekozen. Wanneer de verrichting toch ingediend moet worden, kan er gekozen worden voor de actie ‘Toch indienen’. De status komt nu weer op ‘Afgewezen’ te staan.
• Creditering goedgekeurd, niet meer indienen: doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen. 
• Creditering afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering afgekeurd, de actie ‘Opnieuw crediteren’ kan hierna uitgevoerd worden.

Declareren

Declareren zorgverzekeraar

Via deze functionaliteit kan een verrichting worden gevalideerd en gefactureerd richting de zorgverzekeraar, waarbij de landelijke declaratiestandaard PM304 wordt gevolgd.

1. Vul een start- en einddatum in en klik op ‘Valideren’. Het is ook mogelijk om een selectie te maken in de disciplines die moeten worden meegenomen.

Validatiemeldingen

Door te valideren genereert Ysis een overzicht van gereedstaande verrichtingen, die fouten en/of waarschuwingen bevatten. Het validatierapport maakt onderscheid tussen fouten, configuratiefouten en waarschuwingen:

• waarschuwingen worden getoond in de validatie en gaan, indien niet gecorrigeerd, mee in de declaratie naar de verzekeraar. De kans is groot dat deze verrichtingen worden afgekeurd;
• verrichtingen die uitvallen als ‘fout’ bij de validatie, worden niet meegenomen bij de declaratie;
• bij configuratiefouten kan er niet gedeclareerd worden.

Zie hier een overzicht van foutmeldingen in de validatie: ELZ-validatiemeldingen. In het document wordt ook een oplossing genoemd om de fout, waarschuwing of configuratie aan te passen en op te lossen.

2. Met de knop ‘Genereer declaratie’ worden de facturen voor de zorgverzekeraar aangemaakt en automatisch verzonden, indien de integratie met Vecozo aanstaat. Nu worden de verrichtingen die geregistreerd zijn binnen de gekozen periode meegenomen in het declaratiebestand. De velden ‘Boekjaar’ en ‘Periode’ zijn alleen relevant voor de Financiële Export, indien die gebruikt wordt. Standaard worden deze velden automatisch gevuld met het huidige jaar en de huidige maand, maar deze zijn velden handmatig aan te passen. Er wordt per verzekeraar, per discipline en grootboekrekening een factuur aangemaakt. Deze worden onder ‘Declaratiebestanden’ per jaar weergegeven. Voor de Z-codes wordt een aparte factuur gegenereerd conform de eisen van de zorgverzekeraar.

 

3. Wanneer het verzenden is mislukt, wordt er onder ‘Acties’ de knop ‘Opnieuw verzenden‘ getoond. Als op deze knop wordt geklikt verandert de status terug naar ‘Aangemaakt’ en wordt de factuur opnieuw aangeboden aan de web service.
4. Na het declareren is de verrichting in het behandeldossier gesloten. Hier is nu het gedeclareerde tarief zichtbaar. Wanneer de verrichting wordt goedgekeurd verandert dit tarief in het toegekende tarief.
5. De beschikbare retourbestanden kunnen opgehaald worden door op ‘Vecozo status bijwerken’ te klikken, mits de integratie met Vecozo aanstaat. Na het inlezen van de retourinformatie verandert de status van de factuur in dit overzicht naar ‘Retourbestand ontvangen’. Wanneer u geen gebruik maakt van de integratie met VECOZO, kan de retourinformatie (.txt) onder ‘Retourbestand’ geüpload worden.
6. Indien er een wijziging nodig is na afkeur door de verzekering, kunt u in Ysis Financieel de verrichting open zetten voor correcties. 

Het komt soms voor dat zorgverzekeraars voor een declaratie een foutcode terugsturen in het retourbestand, maar tegelijkertijd wel een bedrag toekennen voor de declaratie. Als de zorgverzekeraar een bedrag toekent, dan wordt de declaratie als goedgekeurd gemarkeerd in Ysis, ongeacht de foutmelding. De foutmelding wordt wel getoond.

Bij een afwijkend toegekend bedrag verschijnt er een melding in de factuur dat er een creditfactuur is aangemaakt. Alleen wanneer er gebruik wordt gemaakt van de integratie met de financiële administratie, zal er een credit journaalpost gegenereerd worden voor het verschil tussen het gedeclareerde en het toegekende bedrag. Dit is dus een creditboeking en geen echte creditfactuur en deze creditfactuur is dus niet zichtbaar bij de declaratiebestanden.

In onderstaand overzicht zijn de verschillende statussen van de debet facturatie en mogelijke acties binnen 1 factuur schematisch weergegeven. De groene statussen zijn de huidige statussen, die volgend zijn op de status weergegeven in het wit.

In onderstaand overzicht zijn de verschillende statussen van de credit facturatie binnen één factuur en mogelijke acties schematisch weergegeven:

Declareren aan cliënt

Declaraties die de cliënt zelf moeten betalen (dit is aangegeven in Ysis behandeldossier in het monodisciplinair dossier) kunnen geëxporteerd worden naar een excel bestand, zodat de organisatie hier zelf facturen van kan maken. De informatie voor de facturen wordt aangeleverd, de facturen zelf niet.

Dit proces verloopt volgens stap 1 en 2 zoals hierboven beschreven. Wanneer er verrichtingen zijn gevonden, zal er een regel onder verschijnen. Het excel bestand kan gedownload worden, en blijft beschikbaar via de knop ‘Download’.

Wanneer een eerstelijns verrichting is gedeclareerd aan de cliënt dan kan deze opnieuw gedeclareerd worden, bijvoorbeeld alsnog aan de zorgverzekeraar. De betreffende declaratie kan geopend worden door de betreffende regel te selecteren. Dan wordt de knop ‘Herdeclareren’ zichtbaar achter de verrichting(en). Voor het invoeren van tarieven zie het artikel ‘Tarieven Eerstelijns Paramedische Zorg‘.

Wanneer er op deze knop wordt geklikt dan zal de verrichting weer open komen te staan in het dossier en kan de correctie, bijvoorbeeld ‘soort betaler’ aanpassen naar verzekeraar, worden doorgevoerd.

Declareren aan organisatie

Eerstelijns verrichtingen die gedeclareerd moeten worden aan een andere organisatie (dit is aangegeven in Ysis behandeldossier in het monodisciplinair dossier) kunnen geëxporteerd worden naar een excel bestand, zodat de organisatie hier zelf facturen van kan maken. De informatie voor de facturen wordt aangeleverd, de facturen zelf niet.

In het behandeldossier kan de organisatie gekozen worden in het tabblad ‘Aanmelding’, wanneer er bij ‘soort betaler’ is gekozen voor ‘organisatie’. De organisaties die zijn ingevoerd in Ysis Financieel bij de tarieven worden dan kiesbaar onder ‘naam organisatie’ via een drop down lijst. Voor het invoeren van tarieven zie het artikel ‘Tarieven Eerstelijns Paramedische Zorg‘.

Dit proces verloopt volgens stap 1 en 2 zoals hierboven beschreven. Wanneer er verrichtingen zijn gevonden, zal er een regel onder verschijnen. Het excel bestand kan gedownload worden, en blijft beschikbaar via de knop ‘Download’.

Wanneer een eerstelijns verrichting is gedeclareerd aan een organisatie, dan kan deze opnieuw gedeclareerd worden, bijvoorbeeld alsnog aan de zorgverzekeraar. Selecteer hiervoor de betreffende regel en klik op ‘Herdeclareren’. 

Tarieven

Meer informatie over de tarieven is hier te vinden.

Rapportage

Via rapportage kunt u een factuur overzicht genereren.

Met de start en einddatum kan de periode aangegeven worden welke factuur data meegenomen moeten worden. Het overzicht bevat dus de verrichtingen uit de facturen die binnen deze start en einddatum zijn gegenereerd. Hiermee is het inzichtelijk welke verrichtingen ter declaratie zijn aangeboden en welke status deze verrichtingen hebben. Indien er sprake is van een afgekeurde verrichting staat de reden van afkeur ook in de rapportage. 

Om een overzicht te genereren over het totaal gedeclareerde bedrag van de laatste declaratie, is het mogelijk om een dag voor en een dag na de declaratie te gebruiken als start- en einddatum. 

Het grootboekrekeningnummer en de kostenplaats die getoond wordt bij een verrichting in de rapportage, zijn het grootboekrekeningnummer en de kostenplaats die zijn ingevoerd ten tijde van de declaratie. 

Beheer

Onder het tabblad ‘Beheer’ kunnen de instellingen voor de facturering geconfigureerd worden.

AGB codes

Hier wordt de AGB code ingevuld die gebruikt wordt voor de declaraties. Het is mogelijk om voor alle verzekeraars één AGB code te gebruiken, maar het is ook mogelijk om per verzekeraar een afwijkende AGB code toe te voegen. Als deze afwijkende code niet geldt voor alle disciplines, let dan op dat er geen lege velden in de regel blijven staan. 

Facturering

Onder ‘Facturering’ kan aangegeven worden of gebruik wordt gemaakt van het automatisch versturen van de declaraties naar Vecozo.

Daarnaast kan hier de factuurnummerrange aangeven worden. De factuurnummerrang mag maximaal 12 tekens zijn. Ook kan hier per discipline een grootboekrekening en kostenplaats worden ingevuld. Indien hier gebruik van wordt gemaakt overschrijven deze gegevens de grootboekrekening en kostenplaats zoals die op locatieniveau in het behandeldossier is aangegeven.

Handleiding

Hiermee opent de Handleiding Ysis.