Ysis Financieel: Eerstelijnsverblijf

De declaratie voor Eerstelijns verblijf (ELV) is ondergebracht in de Ysis Financieel module. Na het inloggen verschijnt het overzichtsscherm.

Het hoofdmenu voor Eerstelijnsverblijf heeft de tabbladen Overzicht, Declareren, Rapportage, Beheer en Help. De verschillende tabbladen worden hier beschreven.

Overzicht

Het tabblad ‘Overzicht’ toont een overzicht van alle verrichtingen per status. Dit is tevens het startscherm nadat wordt ingelogd.

Wanneer een statusregel wordt geselecteerd, wordt een lijst getoond met alle verrichtingen die voldoen aan de gekozen status. Hier worden de details van de verrichting weergegeven en mogelijke acties.

Open: de verrichting is ingevoerd in het behandeldossier en nog niet gedeclareerd of is heropend. Er kunnen nog wijzigingen aangebracht worden in het behandeldossier. Wanneer er gefactureerd wordt en de verrichtingen vallen binnen deze periode, dan zullen zij meegaan in een nieuwe factuur.
Gedeclareerd: na het declareren krijgt de verrichting de status gedeclareerd, deze wacht nu op terugkoppeling via Vecozo.
Gecrediteerd: de verrichting is gecrediteerd en wacht op retourinformatie.
Afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de verrichting of gehele factuur afgewezen. Als vervolgactie kan er gekozen worden tussen ‘Herdeclareren’ of ‘Niet meer indienen’.
Creditering goedgekeurd: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering goedgekeurd. Via de actie ‘Heropenen’ wordt de verrichting weer open gezet en kan er een wijziging uitgevoerd worden in het behandeldossier.
Creditering afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering afgekeurd, de actie ‘Opnieuw crediteren’ kan hierna uitgevoerd worden.
Goedgekeurd, te crediteren: een verrichting krijgt deze status na de actie ‘Crediteren’. Deze actie kan nog geannuleerd worden d.m.v. de knop ‘Annuleren’. Na een nieuwe facturatie verandert de status naar ‘Goedgekeurd, gecrediteerd’.
Creditering afgewezen, opnieuw: een verrichting krijgt deze status na de actie ‘Opnieuw crediteren’. Er kan nu een nieuwe creditfactuur aangemaakt worden.
Goedgekeurd: de verrichting is goedgekeurd door Vecozo en de zorgverzekeraar. Wanneer er een fout ontdekt wordt kan er voor de actie ‘Crediteren’ gekozen worden. De status verandert naar ‘Goedgekeurd, te crediteren’.
Goedgekeurd, gecrediteerd: de te crediteren verrichting is ingediend bij de zorgverzekeraar.
Creditering goedgekeurd, heropend: de verrichting is vanuit de status ‘Creditering goedgekeurd’ heropend. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Creditering afgewezen, opnieuw gecrediteerd: een verrichting krijgt deze status na een nieuwe credit facturatie. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Afgewezen, heropend: de verrichting is afgewezen en ‘Herdeclareren’ is gekozen. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Afgewezen, niet meer indienen: na afkeur is er voor ‘Niet meer indienen’ gekozen. Wanneer de verrichting toch ingediend moet worden, kan er gekozen worden voor de actie ‘Toch indienen’. De status komt nu weer op ‘Afgewezen’ te staan.
Creditering goedgekeurd, niet meer indienen: dit is een eindstatus.
Creditering afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering afgekeurd, de actie ‘Opnieuw crediteren’ kan hierna uitgevoerd worden.

Declareren

Op het tabblad ‘Declareren’ kan er een ELV factuur aangemaakt worden volgens de AW319 standaard.

1. Vul een einddatum in en klik op ‘Genereer declaratie’. Alle ligdagen tot en met de ingevulde einddatum worden meegenomen, van zowel open als gesloten trajecten, tot maximaal het einde van dat jaar. Wanneer een periode gedeclareerd is, zal deze in het behandeldossier sluiten en zal er automatisch een nieuwe periode aangemaakt worden. De velden ‘Boekjaar’ en ‘Periode’ zijn alleen relevant voor de Financiële Export, indien die gebruikt wordt. Standaard worden deze velden automatisch gevuld met het huidige jaar en de huidige maand, maar deze velden zijn handmatig aan te passen.

Met de knop ‘Genereer declaratie’ worden de facturen voor de zorgverzekeraar aangemaakt en verzonden, wanneer de integratie met Vecozo aanstaat. Er wordt per verzekeraar, per grootboeknummer en per jaar een declaratiebestand aangemaakt.

2. Voor iedere ingediende declaratie wordt door VECOZO een retourbestand beschikbaar gesteld. Retourbestanden kunnen automatisch worden opgehaald vanuit VECOZO, indien deze integratie is ingericht. De retourinformatie kan ingelezen worden met de knop ‘Vecozo status bijwerken’. Indien er geen gebruik wordt gemaakt van deze integratie kan het retourbestand (.txt) ingelezen worden op het scherm ‘Retourbestand’.
3. Na inlezen van het retourbestand verandert de status van de factuur naar ‘Retourbestand ontvangen’.

Afhankelijk van de inhoud van het retourbestand kan een declaratie volledig of gedeeltelijk goedgekeurd worden, of volledig afgewezen. Bij een volledige afkeuring is het bestand meestal niet door de eerste controle van VECOZO gekomen door een technische fout of een fout in de NAW-gegevens. Er is een rode melding te zien:

De factuur is in dit geval niet naar de zorgverzekeraar doorgestuurd. Bij de regels die geen technische of NAW fout bevatten, wordt de melding ‘Record is niet beoordeeld (wegens afkeuring boven- of ondergeschikt[e] record[s])‘ getoond.

Wanneer een factuur door de verzekeraar wordt afgewezen, zal er een melding getoond worden achter de prestatie, in de kolom ‘Meldingen’.

Een toeslag wordt getoond als aparte regel maar kan niet apart worden heropend of gecrediteerd. De factuur die erbij hoort (regel eronder of erboven) moet worden heropend of gecrediteerd.

Via de factuur is te zien wat de status is van een gedeclareerde prestatie. Er zijn via de factuur verschillende acties mogelijk, afhankelijk van de status van de prestatie.

Heropenen van een afgewezen prestatie: een afgewezen prestatie kan met de knop ‘Heropenen’ open worden gezet in het dossier:

Na het heropenen verschijnt in het behandeldossier het icoon achter de periode in het dossier. De einddatum is nog steeds zichtbaar. Het is nu mogelijk om de periode aan te passen of te verwijderen. De status van de prestatie in de factuur is gewijzigd naar ‘Heropenen’. Wanneer de inhoudelijke correctie gedaan is, kan de prestatie opnieuw gedeclareerd worden.

Heropenen van een goedgekeurde credit: een goedgekeurde credit declaratie kan met de knop ‘Heropenen’ open worden gezet in het dossier, net als een afgewezen prestatie. De einddatum is nog steeds zichtbaar. De status binnen de factuur is gewijzigd naar ‘Crediteren goedgekeurd, heropend’.

Crediteren van een goedgekeurde prestatie: een goedgekeurde prestatie kan met de knop ‘Crediteren’ klaargezet worden voor een credit declaratie. De prestatie blijft gesloten in het dossier. De status binnen de factuur is gewijzigd naar ‘Goedgekeurd, te crediteren’. Bij een volgende facturatie zal deze prestatie als credit in een factuur meegaan. De credit kan geannuleerd worden met de knop ‘Annuleren’. De status van deze prestatie zal binnen de factuur wijzigen naar ‘Goedgekeurd’ en de ‘Crediteren’ knop is weer zichtbaar.

Tarieven

Op het tabblad ‘Tarieven’ zijn de standaardtarieven per prestatie te vinden. Via de knop ‘Wijzigen tarieven’ kunnen de standaardtarieven worden aangepast naar afgesproken tarieven per zorgverzekeraar, voor de geselecteerde prestatie. Dit geldt voor de prestaties A0001, A0002 en A0003.

In het scherm ‘Tarieven wijzigen’ kan het huidige tarief per verzekeraar of voor alle verzekeraars worden aangepast, door een begin- en einddatum te selecteren en het nieuwe tarief in te vullen.

Met de ‘Voeg tarief toe’ knop worden de tarieven direct gewijzigd en staat het nieuwe bedrag achter elke verzekering. In het scherm ‘Tarieven’ blijft het standaardtarief achter de prestatie staan, ook als alle verzekeraars binnen die prestatie hetzelfde aangepaste tarief hebben.

Rapportage

In het tabblad ‘Rapportage’ kan een overzicht gegenereerd worden van de ELV facturen binnen een bepaalde periode.

Met de start en einddatum kan de periode aangegeven worden welke factuur data meegenomen moeten worden. Het overzicht bevat dus de ELV perioden uit de facturen die binnen deze start en einddatum zijn gegenereerd. Hiermee is het inzichtelijk welke ELV perioden ter declaratie zijn aangeboden en welke status deze hebben.

Indien er sprake is van een afgekeurde periode staat de reden van afkeur ook in de rapportage.

Om een overzicht te genereren over het totaal gedeclareerde bedrag van de laatste declaratie, is het mogelijk om de dag van de declaratie te gebruiken als start- en einddatum.

De locatie en afdeling die getoond worden bij een ELV periode in de rapportage, zijn gebaseerd op de startdatum van de ELV periode. De rapportage kan als xls-bestand gedownload worden.

Beheer

Onder het tabblad ‘Beheer’ kan aangegeven worden of gebruik wordt gemaakt van het automatisch versturen van de declaraties naar Vecozo.

Ook kunnen de instellingen voor de facturering geconfigureerd worden. Dit zijn de eisen voor factuurnummering, deze zijn elk jaar opnieuw in te stellen:

De totale range mag maximaal 8 karakters lang zijn
De range kan niet beginnen met een 0
De range mag beginnen met 1 of meerdere letters. Wanneer de range begint met een letter, zal er na de letter ook een startcijfer ingevoerd moeten worden.
Voorbeelden:
60000001 – 69999999
V6000001 – V6999999

Help

Hiermee opent de Handleiding Ysis.