Ysis Financieel: Huisartsen declaratie

Het declareren van de Huisartsendeclaratie is ondergebracht in de Ysis Financieel module. Na het inloggen verschijnt het overzichtsscherm.

Het hoofdmenu heeft de tabbladen Overzicht, Declareren, Rapportage, Beheer en Help. De verschillende tabbladen worden hier beschreven.

Overzichtsscherm

Het scherm ‘Overzicht’ toont een overzicht van alle verrichtingen per status. Dit is ook het startscherm na inloggen.

Wanneer een statusregel wordt geselecteerd, wordt een lijst getoond met alle verrichtingen die voldoen aan de gekozen status. Hier worden de details van de verrichting weergegeven en mogelijke acties.

Open: de verrichting is ingevoerd in het behandeldossier en nog niet gedeclareerd, of is heropend. Er kunnen wijzigingen aangebracht worden in het behandeldossier. Wanneer er gefactureerd wordt en de openstaande verrichtingen vallen binnen de gekozen periode, dan zullen zij meegaan in de declaratie.
Gedeclareerd: de verrichting is gedeclareerd en wacht nu op terugkoppeling via Vecozo.
Gecrediteerd: de verrichting is gecrediteerd en wacht op retourinformatie.
Afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de verrichting of gehele factuur afgewezen. Als vervolgactie kan er gekozen worden tussen ‘Herdeclareren’ of ‘Niet meer indienen’.
Creditering goedgekeurd: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering goedgekeurd. Via de actie ‘Heropenen’ wordt de verrichting weer open gezet en kan er een wijziging uitgevoerd worden in het behandeldossier.
Creditering afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering afgekeurd, de actie ‘Opnieuw crediteren’ kan hierna uitgevoerd worden.
Goedgekeurd, te crediteren: een verrichting krijgt deze status na de actie ‘Crediteren’. Deze actie kan nog geannuleerd worden d.m.v. de knop ‘Annuleren’. Na een nieuwe facturatie verandert de status naar ‘Goedgekeurd, gecrediteerd’.
Creditering afgewezen, opnieuw: een verrichting krijgt deze status na de actie ‘Opnieuw crediteren’. Er kan nu een nieuwe creditfactuur aangemaakt worden.
Goedgekeurd: de verrichting is goedgekeurd door Vecozo en de zorgverzekeraar. Wanneer er een fout ontdekt wordt kan er voor de actie ‘Crediteren’ gekozen worden. De status verandert naar ‘Goedgekeurd, te crediteren’.
Goedgekeurd, gecrediteerd: de te crediteren verrichting is ingediend bij de zorgverzekeraar.
Creditering goedgekeurd, heropend: de verrichting is vanuit de status ‘Creditering goedgekeurd’ heropend. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Creditering afgewezen, opnieuw gecrediteerd: een verrichting krijgt deze status na een nieuwe credit facturatie. Doordat dit een eindstatus is binnen een factuur zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Afgewezen, heropend: de verrichting is afgewezen en ‘Herdeclareren’ is gekozen. Doordat dit een eindstatus is zal het aantal verrichtingen met deze status blijven oplopen.
Afgewezen, niet meer indienen: na afkeur is er voor ‘Niet meer indienen’ gekozen. Wanneer de verrichting toch ingediend moet worden, kan er gekozen worden voor de actie ‘Toch indienen’. De status komt nu weer op ‘Afgewezen’ te staan.
Creditering goedgekeurd, niet meer indienen: dit is een eindstatus.
Creditering afgewezen: Vecozo of de zorgverzekeraar heeft de creditering afgekeurd, de actie ‘Opnieuw crediteren’ kan hierna uitgevoerd worden.

Declareren

Declareren zorgverzekeraar

Via deze functionaliteit kan een verrichting worden gevalideerd en gefactureerd.

Vul een start- en einddatum in en klik op ‘Valideren’. De verrichtingen die geregistreerd zijn binnen de gekozen periode worden meegenomen in het declaratiebestand. De velden ‘Boekjaar’ en ‘Periode’ zijn alleen relevant voor de Financiële Export, indien die gebruikt wordt. Standaard worden deze velden automatisch gevuld met het huidige boekjaar en de huidige periode, maar deze velden zijn aan te passen.

Door te valideren genereert Ysis een overzicht van gereedstaande verrichtingen, die fouten en/of waarschuwingen bevatten. Het validatierapport maakt onderscheid tussen fouten, configuratiefouten en waarschuwingen:

waarschuwingen worden getoond in de validatie en gaan, indien niet gecorrigeerd, mee in de declaratie naar de verzekeraar.
verrichtingen die uitvallen als ‘fout’ bij de validatie, worden niet meegenomen in de declaratie.
bij een configuratiefout kan er niet gedeclareerd worden

Let op: de controle bij het valideren is of gegevens zijn ingevoerd. De validatie op juistheid van gegevens vindt plaats door bijvoorbeeld de BSN-check of de COV-check.

Met de knop ‘Genereer declaratie’ worden de facturen voor de zorgverzekeraar aangemaakt en automatisch verzonden, indien de integratie met Vecozo aanstaat. Er wordt per verzekeraar en grootboekrekening een factuur aangemaakt. De facturen worden onder ‘Declaratiebestanden’ per jaar weergegeven.

Na het declareren is de verrichting in het behandeldossier gesloten. Hier is nu het gedeclareerde tarief zichtbaar. Wanneer de verrichting wordt goedgekeurd verandert dit tarief in het toegekende tarief.

De beschikbare retourbestanden kunnen opgehaald worden door op ‘Vecozo status bijwerken’ te klikken, mits de integratie met Vecozo aanstaat. Na het inlezen van de retourinformatie verandert de status van de factuur in dit overzicht naar ‘Retourbestand ontvangen’. Wanneer de organisatie geen gebruik maakt van de integratie met VECOZO, kan de retourinformatie (.txt) onder ‘Retourbestand’ geüpload worden.

Als er een wijziging nodig is na afkeur door de verzekering, kan in Ysis Financieel de verrichting opengezet worden voor correcties.

Abonnementen

Hier kunnen de abonnementstarieven voor huisartsenzorg gedeclareerd worden. Deze vaste inschrijfgelden gelden per kwartaal en kunnen daarmee een keer per kwartaal gedeclareerd worden. Kies het jaar en het betreffende kwartaal en klik op ‘Genereer declaratie’. De facturen zijn terug te vinden tussen de andere facturen en inhoudelijk alleen te herkennen aan de verrichtingscodes.

Rapportage

Via rapportage kan er een factuur overzicht genereert worden. Met de start en einddatum kan de periode aangegeven worden welke factuur data meegenomen moeten worden. Het overzicht bevat de verrichtingen uit de facturen die binnen deze start en einddatum zijn gegenereerd. Hiermee is het inzichtelijk welke verrichtingen ter declaratie zijn aangeboden en welke status deze verrichtingen hebben. Als er sprake is van een afgekeurde verrichting staat de reden van afkeur ook in de rapportage.

Om een overzicht te genereren over het totaal gedeclareerde bedrag van de laatste declaratie, is het mogelijk om een dag voor en een dag na de declaratie te gebruiken als start- en einddatum.

Het grootboekrekeningnummer en de kostenplaats die getoond worden bij een verrichting in de rapportage, zijn het grootboekrekeningnummer en de kostenplaats die zijn ingevoerd ten tijde van de declaratie.

Beheer

Onder het tabblad ‘Beheer’ kunnen de instellingen voor de facturering geconfigureerd worden. Voor de huisartsen declaratie gelden vaste tarieven en vaste verrichtingscodes.

AGB codes

Hier wordt de AGB code ingevuld die gebruikt wordt voor de declaratie van verrichtingen en abonnementskosten. Het is mogelijk om voor alle verzekeraars 1 AGB code te gebruiken, maar het is ook mogelijk om per verzekeraar een afwijkende AGB code toe te voegen.

Facturering

Onder ‘Facturering’ kan aangegeven worden of gebruik wordt gemaakt van het automatisch versturen van de declaraties naar Vecozo. Zie voor meer informatie hierover onze VECOZO pagina.

Bij ‘Toeslagen op abonnementen’ kan een verrichtingscode ingevuld worden, indien hier sprake van is. Er kunnen meerdere toeslagcodes toegevoegd worden.

Daarnaast kan hier de factuurnummerrange aangeven worden. De factuurnummerrange kan maximaal 12 tekens langs zijn. Ook kan hier een grootboekrekening en kostenplaats worden ingevuld. Indien hier gebruik van wordt gemaakt overschrijven deze gegevens de grootboekrekening en kostenplaats zoals die op locatieniveau in het behandeldossier is aangegeven.

Afdelingsmedewerkers

Door een vinkje te zetten bij ‘Gebruik AGB-code van toegewezen medewerker voor het declareren’ kan er per afdeling een arts gekoppeld worden. Alle verrichtingen die op deze afdeling worden geregistreerd worden gedeclareerd op de AGB code van deze arts, ook al wordt deze geregistreerd door een andere arts.

Help

Hiermee opent de Handleiding Ysis.