Checklist inrichting Eerstelijns paramedische zorg PM304 en GDS

Hieronder wordt de totale inrichting voor eerstelijns paramedische zorg in Ysis beschreven. Zaken die veranderen door de invoering van de GDS per 1-1-2025 zijn gemarkeerd met “vanaf 2025”.

Inrichting gebruikersbeheer

In de module Gebruikersbeheer

Voor alle betrokken behandelaren is de AGB code ingevuld in het gebruikersaccount.
Medewerkers die de declaraties afhandelen (validatie, probleemoplossing, declaratie) hebben de autorisatie voor de module ‘Ysis Financieel voor eerstelijns paramedische zorg, huisartsenzorg en GZSP’ nodig, alsmede de autorisatie ‘Declareren HA, ELZ en GZSP’.

Inrichting behandeldossier

Op het scherm Beheer

Onder ’Locaties/afdelingen’ kunnen een of meerdere afdelingen eerstelijn aangemaakt worden. Daarbij moeten twee vinkjes aangevinkt worden: eerstelijn en extramuraal. Wanneer deze aangevinkt zijn wordt er niet automatisch een behandelrelatie met de medische discipline aangemaakt bij de cliënten op deze afdeling en staat de eerstelijns module automatisch aan.
Eventueel is het mogelijk om aan te geven dat de hoofdbehandelaar niet in Ysis werkt om te voorkomen dat medische basisgegevens worden overschreven. Klik hier voor meer informatie
Advies m.b.t. locaties en afdelingen: maak één locatie ‘Extramuraal’ aan, met hieronder één of meerdere afdelingen.Let op: een dossier in Ysis kan op één afdeling worden ingeschreven, het is dus niet mogelijk om op de locatie ‘Extramuraal’ te werken met afdelingen Ergotherapie, Fysiotherapie, Diëtetiek en Logopedie. Het kan immers voorkomen dat één cliënt meerdere behandelingen ontvangt, dan is het niet duidelijk op welke afdeling de cliënt moet worden ingeschreven.
Indien gewenst kan de locatie ‘Extramuraal’ verdeeld worden over een aantal afdelingen, gebaseerd op regio’s/stadskernen/dorpen.

Voorbeeld:
Locatie: Extramuraal
Afdelingen: Noord, Oost, Zuid, West

Nb. Houdt ook rekening met eventueel GZSP cliënten Ysis. Deze cliënten vallen ook onder de noemer ‘Extramuraal’ en kunnen ook paramedische behandeling ontvangen. Hiervoor geldt hetzelfde advies m.b.t. het inrichten van de locatie/afdeling.

Inrichting Ysis Financieel Eerstelijns paramedische zorg

De financiële applicatie voor ELZ is vanaf 2025 nieuw en gericht op de GDS 2.0 (Generieke declaratiestandaard)
Hierin moeten de volgende zaken worden ingericht:

Onder beheer:
- AGB Codes: AGB code(s) invoeren voor het declareren
  Dit zijn de AGB’s van de organisatie uit wiens naam de declaraties verzonden wordt. Deze kan als vanouds worden ingericht voor alle zorgverzekeraars, met uitzonderingen voor specifieke verzekeraars.
  Dit laatste is vooral van belang wanneer het zorginkoopcontract met een verzekeraar voor een afwijkende AGB geldt.
- Facturering:
  Hier wordt de wijze van versturen gekozen (via Vecozo of handmatig) en het formaat van het factuurnummer bepaald.
  
  Vinkje ‘Declaraties automatisch naar Vecozo sturen’. Indien de organisatie gebruik wil maken van het automatisch verzenden van facturen naar Vecozo en het automatisch ophalen van retourinformatie.
  
  Wanneer de COV-check of het automatisch verzenden van facturen voor een andere financieringsvorm al is ingericht voor de organisatie, dan kan het automatisch verzenden en retourneren van declaratiebestanden zelf worden ingericht.
  
  Het formaat van het factuurnummer wordt bepaald door de prefix en oplopend volgnummer. Dit zijn de eisen voor factuurnummering, deze zijn elk jaar opnieuw in te stellen:
  - De totale range mag maximaal 8 karakters lang zijn
  - De range kan niet beginnen met een 0
  De range mag beginnen met 1 of meerdere letters. Wanneer de range begint met een letter, zal er na de letter ook een startcijfer ingevoerd moeten worden.
  Voorbeelden:
  10000001 – 19999999
  G1000001 – G1999999
- Prestatiecodelijsten:
  In dit scherm kunt u een prestatiecodelijst (TOG Webzoeker) koppelen aan een discipline. Op deze manier zorgt u ervoor dat alle verrichtingen die op deze prestatiecodelijst(en) staan, getoond worden bij het registreren van een prestatie. Het is dus mogelijk om codes van een andere prestatiecodelijst in een discipline te tonen die anders heet. Natuurlijk worden uiteindelijk alleen prestaties getoond waar een tarief aan gekoppeld is.
  Financiële configuratie
  
  Voor de boekhouding zijn hier de grootboekrekening en kostenplaats inrichtbaar. Beide zijn optioneel en afhankelijk van de vraag van de financiële administratie in te richten:
  - Op het niveau van de afdeling (‘Beheer’ in Ysis Behandeldossier). Bij het registreren zal het grootboeknummer en de kostenplaats van die afdeling gekoppeld worden aan de verrichting.
  - In Ysis Financieel Eerstelijns zorg onder ‘Beheer’, subtabblad ‘Facturering’: per discipline kan het grootboek en de kostenplaats geconfigureerd worden. Deze configuratie is leidend boven de configuratie in het Ysis Behandeldossier.
  Indien de organisatie gebruik wil maken van het automatisch verzenden van facturen naar VECOZO en het automatisch ophalen van retourinformatie, kan dit ingericht worden in de Ysis Financieel module Eerstelijns paramedische zorg. De inrichting hangt samen met de inrichting van de COV-check. Zie de VECOZO-pagina voor meer informatie.

Wanneer de COV-check of het automatisch verzenden van facturen voor een andere financieringsvorm al is ingericht voor de organisatie, dan kan het automatisch verzenden en retourneren van declaratiebestanden zelf ingericht worden op het tabblad ‘Beheer’ en het subtabblad ‘Facturering’.

Voer een e-mailadres in voor de communicatie met VECOZO (dit is verplicht. Het e-mailadres wordt door VECOZO gebruikt om meldingen te kunnen sturen als er iets fout gaat. Er wordt geen mail verstuurd als er een nieuw retourbestand beschikbaar is).
Zet het vinkje achter ‘Declaraties automatisch naar VECOZO sturen’
Sla de configuratie op met de ‘Opslaan’ knop

Indien de organisatie gebruik wil maken van bovenstaande VECOZO-integratie voor het declareren en wij hebben dit nog niet ingericht, ontvangt Gerimedica graag een VECOZO-systeemcertificaat met de juiste rechten. Zie de VECOZO-pagina.

Grootboek en kostenplaats per discipline: het grootboekrekeningnummer en de kostenplaats die worden toegekend tijdens het declareren en meegaan naar de financiële export, indien deze wordt gebruikt, kunnen op 2 plekken ingevoerd worden. Beide zijn optioneel en afhankelijk van de vraag van de financiële administratie in te richten:

Op het niveau van de afdeling (‘Beheer’ in Ysis Behandeldossier). Bij het registreren zal het grootboeknummer en de kostenplaats van die afdeling gekoppeld worden aan de verrichting.
In Ysis Financieel Eerstelijns paramedische zorg onder ‘Beheer’, subtabblad ‘Facturering’: per discipline kan het grootboek en de kostenplaats geconfigureerd worden. Deze configuratie is leidend boven de configuratie in het Ysis Behandeldossier.

Inrichting door Gerimedica

Integratie met VECOZO (indien gewenst. Hiermee wordt ook de COV-check ingericht)
Integratie met Zorgvergoeding (indien gewenst): gebruikersnaam en wachtwoord versturen via het klantportaal (in 2 aparte tickets)
Integratie met PREM (indien gewenst)

Overig

Houd er rekening mee dat een paramedicus bij de cliënt thuis internet nodig heeft om Ysis te kunnen benaderen. Dit kan door de hotspot op een telefoon te gebruiken of een device met eigen netwerk verbinding. Denk ook aan de 2 factor authenticatie. Een IP adres van een hotspot kan eventueel op de whitelist komen, zorg in andere gevallen dat de SMS code op een telefoon kan worden ontvangen. Wanneer er gebruik wordt gemaakt door de organisatie van de SSO mogelijkheid, dan dient altijd ingelogd te worden in de omgeving van de organisatie.