Selecteer een pagina

Ysis Financieel: DBC-GRZ

De declaratie functionaliteit voor de DBC-GRZ is ondergebracht in de Ysis Financieel module. Na het inloggen verschijnt het overzichtsscherm. 

Het hoofdmenu voor de DBC-GRZ heeft de tabbladen Overzicht, Samenvatten, Afleiden, Declareren, DIS aanlevering, Rapportage, Beheer en Help. De verschillende tabbladen worden hier besproken.

Overzicht

Het tabblad ‘Overzicht’ toont een overzicht van alle subtrajecten per status. Dit is tevens het startscherm nadat wordt ingelogd. Een subtraject kan de volgende status hebben:

  • Open: Het traject staat open, er kunnen wijzigingen aangebracht worden in het behandeldossier.
  • Gesloten: Het traject is na toepassen van de afsluitregels gesloten.
  • Afgeleid: Het traject is langs de grouper geweest en heeft een hashcode gekregen.
  • Geaccordeerd: Het subtraject staat klaar en gaat mee met de eerst volgende declaratie.
  • Gedeclareerd: Het traject is klaargezet in een factuur en kan worden (of is automatisch) ingediend. Er is nog geen retourinformatie. Het subtraject kan vanuit deze status niet heropend en gecorrigeerd worden.
  • Goedgekeurd: Het traject is goedgekeurd en moet periodiek aangeleverd worden aan DIS.
  • Afgewezen: Het traject is afgewezen na declaratie door Vecozo of de zorgverzekeraar, heeft een wijziging nodig, en kan daarna opnieuw afgeleid en gedeclareerd worden.
  • Aangeleverd DIS: Het traject is aangeleverd aan DIS, dit is de eindstatus van een subtraject in Ysis. Het traject kan gecrediteerd worden en daarna kunnen er correcties gedaan worden. Dit moet dan nogmaals aangeleverd worden aan de zorgverzekeraar en na een status goedgekeurd wederom aangeleverd aan DIS.
  • Crediteren: Het subtraject staat klaar voor crediteren en gaat mee met de eerst volgende declaratie.
  • Gecrediteerd: Het traject is gecrediteerd en wacht op een retourbestand.
  • Crediteren goedgekeurd: Het traject is gecrediteerd en dit is goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
  • Crediteren afgewezen: Het traject is gecrediteerd, maar deze is afgewezen door de zorgverzekeraar.
  • Afgevoerd: De status afgevoerd geeft aan dat het subtraject niet in Ysis is gedeclareerd. Registratie kan nodig zijn geweest voor verschillende redenen, zoals niet-verzekerde cliënt of subtraject is in voormalig systeem gedeclareerd maar moet opnieuw geregistreerd worden ivm controle zorgverzekeraar zonder opnieuw gedeclareerd te worden. De status aanpassing kan door helpdesk GeriMedica gedaan worden

In onderstaand stroomschema zijn de verschillende statussen van een subtraject in Ysis schematisch weergegeven:

Wanneer een statusregel wordt geselecteerd, wordt een lijst getoond met alle subtrajecten die voldoen aan de gekozen status. Het is ook mogelijk een subtraject van een cliënt op te zoeken door de naam of de BSN van een cliënt in het zoekscherm rechts bovenin te typen. Door vervolgens op een subtraject te klikken worden de details van het subtraject getoond, onder andere in welke factuur het subtraject is gedeclareerd.

Samenvatten

’s Nachts worden automatisch de afsluitregels toegepast op alle lopende DBC’s zie voor meer informatie Subtraject of zorgtraject sluiten. In het tabblad Samenvatten kunt u het resultaat hiervan inzien. Ook kunnen handmatig de afsluitregels toegepast worden.

Per subtraject kan een test zorgproductcode worden afgeleid met de knop ‘Afleiden (test)’. Hierdoor verandert de status van het subtraject niet. Dit is uitsluitend bedoeld om een indicatie te krijgen van het zorgproduct op basis van de huidige stand van zaken (dit kan ook gedaan worden voor alle trajecten, middels de ‘OHW op Peildatum’ rapportage). De meldingen onder (indien aanwezig) worden door de Grouper teruggestuurd. Deze meldingen verdwijnen wanneer er opnieuw wordt afgeleid en er geen melding terugkomt van de Grouper. Door boven de melding te gaan staan met de muis wordt de inhoud zichtbaar. 

Afleiden

Onder het tabblad ‘Afleiden’ zijn alle subtrajecten te vinden die de status Gesloten, Afgeleid of Geaccordeerd hebben. Alle gesloten subtrajecten kunnen afgeleid worden. Met de knop ‘Nu afleiden’ wordt er een connectie gemaakt met de Grouper van Vecozo.

Dit proces kan enige tijd in beslag nemen. Door af en toe op de ‘Ververs’ link te klikken kan een indicatie van de voortgang gekregen worden. Wanneer het afleiden is afgerond verdwijnt de ververs link van het scherm.

Een zorgtraject waarbij het afleiden gelukt is krijgt de status Afgeleid met een zorgproductcode. Het tarief wordt bepaald op basis van deze productcode in combinatie met de zorgverzekering die is ingevoerd in het behandeldossier, de ingevulde prognose duur revalidatie, de ingevulde prognose behandelintensiteit en het ingevoerde tarief in de Ysis Financieel module.

Het kan zijn dat na het afleiden een subtraject op status Gesloten blijft staan en dat er  is verschenen achter de zorgproductcode. Deze meldingen worden door de Grouper teruggestuurd. Deze meldingen verdwijnen wanneer er opnieuw wordt afgeleid en er geen melding terugkomt van de Grouper. Door boven de melding te gaan staan met de muis wordt de inhoud zichtbaar. 

In het Afleiden tabblad is het ook mogelijk om een DBC te heropenen door op de knop ‘Heropenen’ achter een regel te klikken. De DBC is dan weer heropend in Ysis behandeldossier en er kunnen correcties plaatsvinden.

Wanneer alleen de knop ‘Accorderen’ bij een subtraject getoond wordt, betekent dit dat het subtraject niet het laatste subtraject is voor dit zorgtraject en dus niet heropend kan worden. Zie ook Corrigeren van een zorg- of subtraject.

Wanneer een subtraject succesvol is afgeleid, is achter het subtraject de knop ‘Accorderen’ te zien. De afgeleide subtrajecten kunnen nu geaccordeerd worden zodat ze meegaan met de eerst volgende declaratie. Klik op ‘Accorderen’ om dit subtraject klaar te zetten voor declaratie. Het volgende scherm verschijnt:

De Ysis Financieel module voert op het moment van accorderen een aantal validaties uit, om afkeur op de meest voorkomende afkeur bij het declareren voor te zijn. De subtrajecten worden op de volgende punten gevalideerd:

  • UZOVI nummer (verzekeringsgegevens)
  • Achternaam, initialen en BSN
  • Postcode en huisnummer
  • AGB code verwijzende instelling (in zorgtraject)
  • Ontslagbestemming

Nadat de eventuele fouten zijn opgelost kan het subtraject succesvol geaccordeerd worden. Ze staan nu klaar voor de eerstvolgende facturatie.

Declareren

De subtrajecten die onder het tabblad ‘Afleiden’ geaccordeerd zijn, gaan mee met de eerstvolgende facturatie. Het aanmaken van de facturen gebeurt onder het tabblad ‘Declareren’.

1. Vul een start- en einddatum in en klik op ‘Aanmaken’. Nu worden de subtrajecten die gestart zijn binnen deze periode meegenomen in het declaratiebestand. De velden ‘Boekjaar’ en ‘Periode’ zijn alleen relevant voor de Financiële Export, indien die gebruikt wordt. Standaard worden deze velden automatisch gevuld met het huidige jaar en de huidige maand, maar deze zijn velden handmatig aan te passen.
Met de knop ‘Aanmaken’ worden de facturen voor de zorgverzekeraar aangemaakt en verzonden, indien de integratie met Vecozo aanstaat. Er wordt per verzekeraar en grootboekrekening een declaratiebestand aangemaakt.
2. Zodra een subtraject ter declaratie is aangeboden, wordt de status van het traject gewijzigd.
3. Door op de factuurregel te klikken is te zien welke trajecten er zijn aangeboden. De details van een traject kunnen ingezien worden door op het traject te klikken.
4. De beschikbare retourbestanden kunnen opgehaald worden door op ‘Vecozo status bijwerken’ te klikken, mits de integratie met Vecozo aanstaat. Na het inlezen van de retourinformatie verandert de status van de factuur in dit overzicht naar ‘Retourbestand ontvangen’. Wanneer u geen gebruik maakt van de integratie met VECOZO, kan de retourinformatie (.txt) onder ‘Retourbestand’ geüpload worden.
5. Via de factuur of het ‘Overzicht’ kunt u zien of er eventueel een correctie nodig is. Indien de afkeur onduidelijk is, kijkt u dan eens bij de ‘Veelgestelde vragen‘.

Let op: de facturen in Ysis Financieel GRZ geven alle bedragen en statussen op subtraject niveau. De gegevens in alle facturen van een cliënt laten in Ysis Financieel GRZ dus het huidig ingediende bedrag zien en de huidige status van het subtraject. Ysis Financieel GRZ houdt niet per factuur historie bij van de status of het ingediende bedrag. Deze gegevens zijn in te zien via de ‘Declaratiehistorie’ rapportage.

Crediteren van een subtraject

Wanneer een debet declaratie van een subtraject is goedgekeurd door de zorgverzekeraar middels een retourbericht, zal de status van het subtraject automatisch veranderen naar ‘goedgekeurd’. Wanneer er toch achteraf een correctie doorgevoerd moet worden, omdat er bijvoorbeeld een fout is ontdekt, zal het subtraject gecrediteerd moeten worden.

Crediteren kan via de factuur, via het tabblad ‘Overzicht’ of via het zoekresultatenscherm en vervolgens met de knop ‘Crediteren’.

Wanneer er voor ‘Crediteren’ wordt gekozen zal de creditering in de eerstvolgende facturatie meegaan. Wanneer de credit is goedgekeurd door de zorgverzekeraar, zal de status van het traject veranderen naar ‘Crediteren_Goedgekeurd’. Vanuit deze status kan het subtraject met de ‘Corrigeren’ en vervolgens de ‘Heropenen’ knop open gezet worden.

Declareren OHW

De meeste organisaties maken sinds de invoering van de 120 dagen regel geen gebruik meer van OHW declaratie. Mocht dit toch nodig zijn, kijk dan hier voor meer informatie. 

Tarieven

Hier zijn de tarieven inzichtelijk. Als met de verzekeraars afwijkende tarief afspraken zijn gemaakt dan de landelijke tarieven, kan de instelling dit zelf aanpassen. De tarieven kunnen ingelezen worden middels een upload bestand, zie Tarieven import Ysis Financieel GRZ.

DIS aanlevering

De DIS aanlevering wordt in Ysis gedaan. De PVM van DIS is ingebouwd in de Ysis Financieel GRZ module. De DIS integratie is echter geen 2-weg integratie, Ysis stuurt alleen gegevens naar DIS.

Wanneer een periode wordt geselecteerd, worden alle subtrajecten met de status Goedgekeurd, en waarvan de einddatum in de gekozen periode valt, naar het DIS verstuurd.

Wij adviseren om de aanlevering per maand te doen, omdat er veel data klaar kan staan. Bij DIS kunnen maximaal 2 bestanden per dag aangeleverd worden.

Wanneer het versturen is gelukt, zullen alle subtrajecten de status Aangeleverd_DIS krijgen.

Gegevensvalidatie in Ysis Financieel

De gegevens die de ingebouwde PVM verstuurt worden gevalideerd. Een deel van de validatiecontrole is ingebouwd in de PVM module en een deel van de controles doet DIS achteraf. Dit is door DIS zelf bepaald.

Wanneer er bij het versturen al fouten worden ontdekt dan zal het bestand niet aan DIS worden aangeleverd en zal er in Ysis Financieel GRZ een ‘Errors’ melding te zien zijn. De validatiefouten zijn dan te vinden in de rapportage:

Gegevensvalidatie door DIS

Het kan zijn dat DIS na het succesvol versturen vanuit YSIS alsnog een bestand afkeurt. De contactpersoon van de organisatie wordt geïnformeerd per e-mail door DIS en is er een foutenbestand beschikbaar. In het foutenbestand en/ of de email staat de reden van afkeur en om welke cliënten het gaat. In Ysis Financieel GRZ is zichtbaar wat er fout is gegaan:

  1. Log in Ysis Financieel GRZ in en ga naar het tabblad ‘DIS aanlevering’;
  2. Zoek het bestand op wat een fout bevat;
  3. Open het ZIP bestand door op de link te klikken van het bestand;
  4. Nu ziet u alle bestanden die naar DIS zijn gestuurd.

Om dit soort fouten na te gaan kan het document patient.txt in een teksteditor programma bekeken worden. Een fout in het bestand is snel te ontdekken door het bestand oppervlakkig door te kijken, doordat de positie ervan wat anders dan bij de andere regels in het bestand. De correcties kunnen doorgevoerd worden in het betreffende systeem (administratief of Ysis Behandeldossier).

Wanneer DIS aangeeft dat de aanlevering opnieuw moet gebeuren en de subtrajecten van de aanlevering de status ‘Aangeleverd DIS’ hebben, dan worden deze niet automatisch meegenomen bij de volgende aanlevering. De subtrajecten kunnen met de functie ‘Opnieuw aanleveren’ terug gezet worden op de status ‘Goedgekeurd’, zodat ze bij een volgende aanlevering meegaan. De knop is te vinden bij elke aanlevering door rechts van het bestand op de link ‘Details’ te klikken. 

In de gebruikershandleiding van de PVM module van DIS kunt u meer uitleg vinden over de werking en de bestanden. Voor meer informatie over de validatie: zie het document Toelichting op het validatierapport van de NZa.

Rapportage

Er zijn verschillende rapportages beschikbaar. Lees hier meer. 

Beheer

Onder het tabblad ‘Beheer’ kunnen de instellingen voor de facturering geconfigureerd worden.

Achtereenvolgens de volgende gegevens kunnen worden ingevuld:

  • URA nummer
  • UZI nummer
  • DIS-portal gebruikersnaam
  • Instelling volgnummer DIS

Vervolgens kan aangegeven worden of gebruik wordt gemaakt van het automatisch versturen van de declaraties naar Vecozo.

Indien de URA gegevens niet direct beschikbaar zijn, zijn deze in een openbaar register van Zorg CSP te vinden. Klik hier.

Onder ‘Declaratie configuratie’ kan de factuurnummerrange aangeven worden. 

Dit zijn de eisen voor factuurnummering, deze zijn elk jaar opnieuw in te stellen:

  • De totale range mag maximaal 8 karakters lang zijn
  • De range kan niet beginnen met een 0
  • De range mag beginnen met 1 of meerdere letters. Wanneer de range begint met een letter, zal er na de letter ook een startcijfer ingevoerd moeten worden.
    Voorbeelden:
    10000001 – 19999999
    G1000001 – G1999999

Organisatie configuratie

Wanneer er afspraken zijn met de zorgverzekeraar is het mogelijk een toeslag voor revalidatie en herstel bij morbide obesitas te declareren. 
Het inschakelen van de functionaliteit is mogelijk door het vinkje aan of uit te zetten. Gerimedica vraagt organisaties om dit alleen in overleg met Gerimedica te activeren. Voor vragen over deze toeslagmogelijkheid en wat dit betekent voor de GRZ-afdeling en contractering kan contact worden opgenomen met de accountmanager van uw organisatie.

Help

Hiermee opent de Handleiding Ysis.