Veelgestelde vragen

Met de knop “Corrigeren” komt het subtraject op status “geaccordeerd” en kan vervolgens heropend worden met de “heropenen” knop

Het traject zal eerst gecrediteerd moeten worden, dit kan via de knop “Crediteren“. Bij het aanmaken van een nieuw declaratiebestand zal deze meegaan als credit. Wanneer de creditdeclaratie is goedgekeurd kan deze gecorrigeerd (heropend) worden.

Het voorlaatste subtraject kan via Ysis Financieel GRZ heropend worden, mits deze de status heeft Open, Gesloten, Afgeleid of Geaccordeerd. Er ontstaat dan één lang subtraject waarin de aanpassingen gedaan kunnen worden.

Waarna dit is gedaan, kan, m.b.v. de “afsluitregels toepassen” functie in Ysis Financieel GRZ, het eerste subtraject weer gesloten worden. Ysis Financieel GRZ bepaalt zelf de afsluitreden en sluitdatum op basis van de regels van DBC onderhoud en verdeelt de verblijfsdagen en zorgactiviteiten over de subtrajecten volgens deze regels (zie: Sluiten van subtrajecten: afsluitregels en afsluitreden (GRZ)

Een verblijfsperiode kan over 2 subtrajecten heen vallen. Als er een aanpassing nodig is en deze valt binnen het vorige subtraject, dan zal dit evorige subtraject ook heropend moeten worden.

Wanneer het subtraject een andere status heeft als Open, Gesloten, Afgeleid of Geaccordeerd dan zal deze eerst gecrediteerd moeten worden.

Het zorgtraject wordt gesloten: zie: Sluiten van subtrajecten: afsluitregels en afsluitreden (GRZ)

Het subtraject wordt gesloten: zie: Sluiten van subtrajecten: afsluitregels en afsluitreden (GRZ)

De NZA heeft hier een veelgestelde vragen document over opgesteld, met verschillende voorbeeld casussen.

Het tarief dat gebruikt wordt, is afhankelijk van de startdatum van het betreffende subtraject, de startdatum van het zorgtraject kan in een ander jaar liggen.

De verwachte zorgproductcode en het verwacht tarief worden bepaald op basis van de prognose die in het zorgtraject wordt ingevuld door de arts. Dit verwachte tarief staat dus los van de gedane registraties en de productcode en het tarief dat daar aan hangt.

De verwachting wordt alleen berekend wanneer de velden ‘prognose duur revalidatie’ en ‘prognose behandelintensiteit’ zijn ingevuld. De ‘prognose duur revalidatie’ mag maximaal 119 dagen zijn.

De meldingen onder het belletje zijn afkomstig van de Grouper. Wanneer een subtraject wordt heropend, blijven de oude meldingen onder het belletje staan totdat er opnieuw wordt afgeleid.

Deze melding geeft de Grouper bij het test afleiden. Het gaat om een OPEN traject (geen einddatum) en deze melding van de Grouper kan genegeerd worden, want het traject is nog niet gesloten.
Wanneer het subtraject wel de status Gesloten heeft, dan kan het zijn dat deze na het afleiden inmiddels automatisch is gesloten. Door opnieuw op de test afleiden knop te drukken wordt het traject opnieuw afgeleid en zal de melding onder het belletje verdwijnen.

Deze melding geeft de Grouper wanneer er alleen klinische verblijfsdagen of alleen zorgactiviteiten geregistreerd zijn. Het product is pas declarabel als beide zijn geregistreerd. Er is dus een aanpassing nodig in het subtraject.
De melding onder het belletje verdwijnt niet vanzelf: na de correctie kan er weer op de afleiden knop gedrukt wordt om het traject opnieuw af te leiden.

Wanneer per ongeluk een cliënt is uitgeschreven en aangemerkt als overleden, dan moet in het behandeldossier handmatig de ontslagbestemming in het zorgtraject (via potloodje) verwijderd worden. Ontslagbestemming “overleden” wordt namelijk niet automatisch gewist bij het herinschrijven.
Ook de verblijfsperiode wordt niet automatisch geopend: wanneer de einddatum met het potloodje wordt gewist, loopt de verblijfsperiode weer door.

In het subtraject wordt de sluitreden toegevoegd en meegestuurd naar de zorgverzekeraar. Als met terugwerkende kracht een cliënt wordt uitgeschreven met reden overleden en het subtraject is reeds al gesloten, dan wordt de sluitreden niet overschreven door de sluitreden overleden. Dit kunt u oplossen door het subtraject handmatig te openen in Ysis Financieel GRZ waarna de sluitregels opnieuw worden toegepast. Dit gebeurt de volgende nacht of handmatig. Nu wordt de juiste sluitregel “cliënt overleden” toegepast in de declaratie van het subtraject.

Als een cliënt verhuist wordt via patiënt muteren, dan moet het vinkje “DBC registratie stoppen” aangevinkt worden in de popup. Wanneer deze niet wordt aangevinkt dan blijft de status “revalidatie klinisch” in beeld staan. Om deze status te wijzigen moet de patiënt opnieuw verhuisd worden naar dezelfde revalidatie afdeling en dan kan het vinkje bij “DBC registratie stoppen” aangevinkt worden.

Wanneer er geen tijd meer geschreven dient te worden dan kan bij het verhuizen het vinkje bij “DBC registratie stoppen” aangevinkt worden. Wanneer de client al is verhuisd en de module niet is gestopt, dan kan de module handmatig uitgezet worden onder ‘Verzekeringsgegevens’ in het admin tabblad.

Als een cliënt naar een andere financieringsvorm gaat en naar een andere afdeling, dan kan bij het verhuizen het vinkje bij “DBC registratie stoppen” aangevinkt worden. De verblijfsperiode wordt nu automatisch gestopt waardoor de verblijfstatus veranderd en de module staat uit zodat de pop-up na verslaglegging niet meer wordt getoond.
Wanneer de cliënt naar een andere financieringsvorm gaat maar op dezelfde afdeling blijft, dan kan de verblijfsperiode in de DBC gestopt worden en de DBC module uitgeschakeld worden.
Naar welke vervolg financieringsvorm de cliënt vervolgens gaat, ZZP, 1e lijn paramedici of ELV maakt niet uit, dit wordt vanaf de dag daarna opgestart. Er mag dus geen overlap in financieringsstroom zijn (maar wel overlap in sluitdatum van subtraject en bijv ZZP).

Afwezigheidsdagen tellen niet mee in de afleiding naar een zorgproduct zoals verpleegdagen (ze zijn niet typerend) en worden niet gedeclareerd.
Bij het bepalen van de landelijke tarieven (NZa) worden afwezigheidsdagen echter wel meegerekend. Door afwezigheidsdagen te registreren wordt zichtbaar hoe vaak deze gemiddeld voorkomen per zorgproduct. De tarieven voor de producten van de geriatrische revalidatiezorg zijn gebaseerd op profielen met dit gemiddelde aantal afwezigheidsdagen. Deze afwezigheidsdagen worden dus niet uitgevraagd in de beslisboom maar zijn wel meegenomen in de kostprijsberekening. Via de profielen zitten deze dagen dus verdisconteerd in het tarief.

Voor zover GeriMedica op de hoogte is van de verschillende beleidsregels van de NZA is er een beleidsregel waarin de definitie van Patiëntgebonden behandeltijd staat beschreven. Hierin staat niet benoemd dat een patiënt aanwezig moet zijn om tijd te mogen registreren. Overleggen met bijvoorbeeld het ziekenhuis en de SO mogen ook geregistreerd worden als de patient niet aanwezig is als we deze NZA definitie gebruiken. Indien u op de hoogte bent van een uitzondering of andere beleidsregel waarin dit anders staat beschreven, dan horen we dit uiteraard graag.

Wanneer het kwaliteitsinformatie tabblad leeg is of maar weinig trajecten bevat, betekent dat meestal dat er voor de gekozen peildatum nog niets tot weinig is gedeclareerd van het huidige jaar (op basis van de startdatum van het subtraject). Dit kan gecontroleerd worden d.m.v. de Declaratiehistorie rapportage.

Wanneer een declaratie (deels) afgekeurd wordt, of er wordt een lager bedrag toegekend dat is gedeclareerd, dan wordt een nieuw factuurnummer gebruikt voor de credit journaalposten die naar de financiële administratie worden gestuurd. In het detailscherm van een declaratie wordt een melding getoond als er voor een afgekeurde debetdeclaratie een credit is aangemaakt voor de financiële export integratie.

Zo ziet u ook wanneer er een afwijkend bedrag is uitgekeerd terwijl het traject wel is goedgekeurd. Dit factuurnummer is dus niet zichtbaar in het overzicht ‘Declareren’.

Ook als u geen gebruik maakt van de financiële integratie ziet u deze melding en kunt u de verschillen zien door de gegevens uit Ysis met uw boekhoudsysteem te vergelijken, net zoals u al gewend was.

Dit kan 2 oorzaken hebben:

– Wanneer het toegekende bedrag afwijkt van het ingediende bedrag, dan wordt er voor de financiële boekhouding een credit factuur aangemaakt (zie hierboven). Het factuurnummer van de eerst volgende factuur zal nu met 1 of meer (afhankelijk van het aantal credit facturen) opgehoogd worden, op basis van het factuurnummer van de credit factuur.
– Soms is het aanmaken van een factuur niet gelukt en is hierdoor een factuurnummer al gebruikt maar niet zichtbaar. Dit factuurnummer kan niet nog een keer gebruikt worden.

Het kan zijn dat het traject destijds is afgewezen en door ons op verzoek op “aangeleverd_DIS” is gezet (destijds een eindstatus om deze uit het proces te halen). De zorgverzekeraar heeft deze dus niet in hun systeem staan. Als dit traject ongewenst in de OHW-rapportage naar voren komt en niet meer ingediend hoeft te worden, dan kunnen we deze op “Afgevoerd” zetten. Wanneer deze alsnog ingediend moet worden, dan kunnen we deze op status gesloten zetten, zodat het traject opnieuw afgeleid kan worden.

De oorzaak van deze afkeur ligt meestal in het feit dat het subtraject is afgesloten vanwege een nieuwe zorgvraag en dat de zorgverzekeraar hier niet over is ingelicht. Het traject heeft dan afsluitreden ’75’ (indien gestart in 2018) of ’76’ (indien gestart voor 2018) in plaats van ’12’.

Wanneer een zorgtraject handmatig wordt gesloten vanwege een nieuwe zorgvraag dan moet dit altijd overlegd worden met de zorgverzekeraar, anders wordt dit direct afgekeurd of pas jaren later bij een steekproef. Ons advies is om te bellen met de zorgverzekeraar dat deze handmatig is gesloten vanwege een nieuwe zorgvraag en dus korter duurt. Daarna kan deze opnieuw aangeboden worden zonder correctie.

De reden die door de zorgverzekeraar wordt gegeven is dat de duur van het subtraject korter is dan 43 dagen.
De oorzaak van deze afkeur ligt eigenlijk in het feit dat het subtraject is afgesloten vanwege een nieuwe zorgvraag, maar dat de zorgverzekeraar hier niet over is ingelicht.

Wanneer een zorgtraject handmatig wordt gesloten vanwege een nieuwe zorgvraag dan moet dit altijd overlegd worden met de zorgverzekeraar, anders wordt dit direct afgekeurd of pas jaren later bij een steekproef. Ons advies is om te bellen met de zorgverzekeraar dat deze handmatig is gesloten vanwege een nieuwe zorgvraag en dus korter duurt. Daarna kan deze opnieuw aangeboden worden zonder correctie.

Dit kan meerdere oorzaken hebben. U kunt bellen met de zorgverzekeraar of ze meer informatie kunnen geven. Wanneer u er niet uit komt kunnen wij dit voor u nakijken. U kunt een ticket aanmaken en het retourbestand.txt uit Vecozo uploaden in ons portaal.

De DBC is afgewezen, omdat deze prestatie al door u of een andere zorgaanbieder is gedeclareerd. Controleer in de eerste plaats of de prestatie al eerder is gedeclareerd. Wanneer dit niet het geval is, kunt u contact opnemen met de zorgverzekeraar om te vragen welke zorgaanbieder deze prestatie eerder gedeclareerd heeft.

De DBC is afgewezen, omdat er geen afgesproken tarief voor gedeclareerde prestaties aanwezig is, of omdat u meer in rekening brengt dan het afgesproken contracttarief. Controleer of u een tarief voor de prestatie heeft afgesproken met de desbetreffende zorgverzekeraar en vergelijk deze met het ingevoerd tarief in Ysis Financieel (onder ‘Declareren’ –> ‘Tarieven’).

De zorgverlener die u heeft meegeven in deze declaratie of bij een zorgactiviteit heeft volgens Vektis geen relatie met de declarerende praktijk of instelling. Controleer de ingangsdatum van de AGB-code van de uitvoerder bij Vektis en of deze gekoppeld is aan de praktijk of instelling waar u voor declareert. Wanneer dit juist is, kunt u in het retourbestand.txt (Vecozo) bij rubriek 06.12 ‘Zorgverlenerscode behandelaar/uitvoerder’ controleren of de juiste AGB-code van de behandelaar/uitvoerder is meegenomen. Wanneer u er niet uit komt kunnen wij dit voor u nakijken. U kunt een ticket aanmaken en het retourbestand.txt uit Vecozo uploaden in ons portaal.