Veelgestelde vragen

Financiële export

Voor welke financiële systemen is de financiële export bruikbaar?

Op dit moment worden er drie type exportbestanden ondersteund, voor Bomas, Microsoft Dynamics AX, Exact en AFAS Profit.

De ervaring leert dat het Exact formaat generiek van opzet is en ook voor andere pakketten te gebruiken. Middels de testbestanden die beschikbaar zijn, is het mogelijk hiervan een analyse te doen. De specificaties van de financiële export bestanden voor Exact zijn gebaseerd op Exact Financial. Voor Exact Globe gelden een paar afwijkingen, waardoor tot op heden handmatige aanpassingen nodig zijn om het bestand goed in te lezen.

Welke kostenplaats en afdeling worden gehanteerd in de journaalpost?

Voor de Eerstelijns Paramedische zorg geldt dat de kostenplaats van de afdeling waar de patiënt is ingeschreven op de datum van de verrichting wordt gebruikt.

Voor de GRZ, geldt dat de kostenplaats van de afdeling waar de patiënt is ingeschreven aan het begin van het subtraject wordt gebruikt. Dus als er een tweede subtraject (na 120 dagen regel) van toepassing is, en de cliënt is in de tussentijd verhuisd, dan geldt de kostenplaats van de (nieuwe) afdeling waarop de cliënt aanwezig was bij aanvang van het tweede subtraject.

Welke bestanden levert de financiële export op?

De financiële export integratie verzorgt, bij elke moment van genereren, twee bestanden. Dat zijn de journaalposten (of journalisering) en een overzicht van de debiteuren (debiteur stamgegevens) waarnaar in de journaalposten wordt verwezen. De debiteuren (naam en Uzovi van zorgverzekeraars) staan doorgaans al in het financiële pakket waarin het bestand wordt ingelezen en wordt daarom niet altijd ingelezen door de klant.

Welke financiële gegevens komen in het exportbestand terecht?

De financiële export integratie bevat de declaratiegegevens aan zorgverzekeraars vanuit Ysis Financieel voor de Eerstelijns Paramedische zorg, Huisarts declaraties, de GRZ, de Basis GGZ, de GZSP en ELV.

Declaraties gericht aan cliënten en organisaties worden niet afgehandeld vanuit Ysis Financieel. Om deze reden worden deze gegevens ook niet in de financiële export meegenomen. De beoogde werkwijze is dat de facturen voor de cliënten en organisaties vanuit het financiële systeem worden aangemaakt en afgehandeld op basis van een Excel export uit Ysis Financieel, voor zover dit van toepassing is.

Hoe komt een gedeclareerde, maar vervolgens door de verzekeraar niet goedgekeurde declaratie (status in Financieel GRZ: afgekeurd) door naar de financiële export integratie ?

Het afgekeurde bedrag wordt als credit journaalpost in de eerstvolgende uitwisseling met de financiële administratie opgenomen. Deze correcties worden ook wel interne crediteringen genoemd. Voor dit type credit journaalposten wordt automatisch een nieuw boekstuknummer gegeneerd. Crediteringen vanuit Ysis Financieel (na actie crediteren) worden altijd als credit journaalposten onder een nieuw boekstuknummer uitgewisseld met de financiële administratie. In de omschrijving van de journaalpost van de correctie staat ‘creditnota voor factuurnummer x’.

Worden periode en boekjaar meegenomen?

De in Ysis Financieel gekozen periode en boekjaar (bijv. ’08;2020′) gaan mee in de financiële export (voor Exact: kolommen 4 en 5). Standaard wordt de huidige maand als periode en het huidige jaar als boekjaar in Ysis Finacieel getoond en meegestuurd bij het declareren. De gebruiker kan hiervan afwijken, door een andere periode en/of boekjaar in te geven bij het aanmaken van de declaraties. Het is zodoende aan de klant om te bepalen in welke periode en boekjaar een declaratie wordt geboekt in de financiële administratie.

Betreft de financiële export integratie een automatische integratie?

De financiële export integratie is geen rechtstreekse integratie, in de zin dat er gegevens naar een extern pakket verzonden worden via een digitale integratie. Daarom noemen wij het een ‘export’ integratie. Het exportbestand is op een aparte omgeving handmatig te downloaden en vervolgens in te lezen in uw boekhoudpakket. Hiervoor is dezelfde manier van inloggen (gebruikersnaam en wachtwoord) en beveiliging van toepassing als het Ysis behandeldossier.
De bestanden zijn hier te vinden: https://[organisatienaam].ysis.nl/financial-export/

Let op: hier is wel een aparte autorisatie voor nodig die door de applicatiebeheerder toegekend kan worden.

Waar refereert de kostendrager naar?

De kostendrager bevat de verrichting- of prestatiecode van de gedeclareerde activiteit. Bij eerstelijns is dat de prestatiecode van de individuele verrichtingen (de 4- of 6-cijferige codes). Bij DBC GRZ is het de door de grouper afgeleide zorgproductcode. Die laatste blijkt 1 karakter te lang te zijn om in te lezen in Exact. Een oplossing voor nu is om alleen de laatste 8 cijfers van de zorgproductcode te exporteren in de journaalposten voor Exact. GeriMedica heeft in de planning om de kostendrager om deze reden in te korten.

Welke dagboeknummering geldt in de financiële export?

In Ysis Financieel geldt voor de eerstelijns zorg dagboeknummer PM304. Voor GRZ geldt dagboeknummer ZH308 en voor basis GGZ GZ321 en voor eerstelijnsverblijf AW319. Let op, een uitzondering geldt voor Exact, waarbij alleen de drie laatste cijfers worden gebruikt. De reden is dat Exact slechts 3 karakters kan hanteren als dagboeknummer.

De nummering is gebaseerd op de toegepaste Vektis declaratiestandaard. Deze dagboeknummering kan niet aangepast worden in Ysis of aanverwante modules. Bij de import in de financiële administratie kan deze nummering gemapt worden op eigen dagboeknummering.