Veelgestelde vragen

Nee. Wij migreren de bestaande gebruikersgegevens, inclusief wachtwoorden en instellingen voor MFA (zoals TOTP-codes), zorgvuldig naar Auth0. Jullie organisatie hoeft hier niets voor te doen.

Ja. Met Auth0 verandert de manier waarop het eerste wachtwoord voor een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt. In de huidige situatie maakt de applicatiebeheerder bij het aanmaken van een gebruiker een initieel wachtwoord aan en moet dit vervolgens veilig met de gebruiker delen. We weten dat dit voor applicatiebeheerders extra beheerwerk met zich meebrengt.

Daarom is de standaardwerkwijze in Auth0 dat, wanneer bij het aanmaken van een account een e-mailadres wordt ingevuld, de gebruiker zelf het account kan activeren. De gebruiker ontvangt eerst een e-mail om het e-mailadres te bevestigen en vervolgens een welkomstmail waarmee een eigen wachtwoord kan worden aangemaakt. De applicatiebeheerder hoeft hierdoor geen initieel wachtwoord meer aan te maken en te delen.
Tijdens het testen hebben we echter gemerkt dat deze werkwijze niet voor iedere organisatie wenselijk is. Organisaties die bijvoorbeeld werken volgens het principe ‘SSO, tenzij’ willen gebruikers zoveel mogelijk via SSO laten inloggen en zelf bepalen wanneer een gebruiker ook over een lokaal Ysis-wachtwoord beschikt.

Daarom is de welkomstmail configureerbaar per organisatie. Willen jullie niet dat nieuwe gebruikers automatisch deze e-mails ontvangen? Neem dan contact op met Support. Wij kunnen de welkomstmail voor jullie organisatie uitschakelen.

Het uitschakelen van de welkomstmail betekent niet dat lokale inlog met gebruikersnaam en wachtwoord technisch wordt geblokkeerd. Net als in de huidige situatie met CAS kan een gebruiker via de Ysis-inlogpagina zelf een wachtwoordreset aanvragen wanneer er een e-mailadres aan het account is gekoppeld. De instelling is dus vooral bedoeld voor organisaties die lokale inlog niet actief willen aanbieden of stimuleren en zelf de regie willen houden over wanneer gebruikers hiervan gebruikmaken.

Het startscherm met modules zal vernieuwd worden om goed samen te werken met OKTA. De exacte inhoud blijft gelijk, alleen de techniek en het uiterlijk zal veranderen.

In de eerste fase blijft Gebruikersbeheer grotendeels hetzelfde. Wel verandert de manier waarop het initiële wachtwoord voor een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt. Op dit moment is het instellen van een initieel wachtwoord door de applicatiebeheerder een verplicht onderdeel bij het aanmaken van een gebruiker. Met Auth0 vervalt deze functionaliteit.

Hoe een nieuwe gebruiker vervolgens een wachtwoord aanmaakt, hangt af van de inrichting van de organisatie en of er een e-mailadres bij de gebruiker is geregistreerd.

Als de welkomstmail is ingeschakeld en de gebruiker een e-mailadres in Ysis heeft, ontvangt de gebruiker automatisch de e-mails waarmee het account kan worden geactiveerd en zelf een wachtwoord kan worden aangemaakt.

Als er geen e-mailadres is geregistreerd, of als de organisatie de welkomstmail heeft laten uitschakelen, kan de applicatiebeheerder vanuit Gebruikersbeheer een wachtwoordresetlink genereren. Deze link kan vervolgens met de gebruiker worden gedeeld en is vijf dagen geldig. Via deze link kan de gebruiker zelf een wachtwoord instellen.

Ook wanneer een gebruiker later een nieuw wachtwoord nodig heeft, kan de applicatiebeheerder op dezelfde manier vanuit Gebruikersbeheer een wachtwoordresetlink genereren.

Op termijn verwachten we verdere nieuwe instellingen beschikbaar te stellen binnen Gebruikersbeheer.

Grotendeels wel. In de eerste fase blijft het gebruikersbeheer nagenoeg onveranderd. Er zijn twee dingen die wijzigen:
1. Er kan geen initieel wachtwoord aangemaakt worden door de beheerder. De gebruiker krijgt, indien het e-mail adres is ingevuld,  een automatisch gegenereerde mail met een link waarbij ze hun wachtwoord dienen aan te maken.
2. Een beheerder kan geen MFA reset meer doen. Indien dit gedaan moet worden, kan er een ticket worden ingediend in het klantportaal om de MFA van een gebruiker te resetten.
Op termijn is de verwachting dat er nieuwe instellingen beschikbaar worden gesteld in de module.

Niet in de eerste fase, maar op termijn wel. Dit is een belangrijk voordeel van de overstap naar OKTA. In eerste instantie blijft het beheer zoals jullie dat nu kennen. Maar op termijn overwegen we om meer configuratie-opties beschikbaar te maken voor applicatiebeheerders zelf, zonder dat daar nog tussenkomst van onze supportafdeling nodig is. Denk hierbij aan het beheren van SSO-verbindingen, het activeren van MFA-methodes of het aanmaken van nieuwe koppelingen. Dit verhoogt de flexibiliteit en verlaagt de afhankelijkheid van Gerimedica bij dagelijkse beheertaken.

Als jullie organisatie de enterprise app heeft geconfigureerd en jullie hebben de metadata url aan ons aangeleverd. Is de SAML SSO connectie gemaakt. Indien het inloggen middels de SSO toch niet lukt en de melding ‘U kunt niet worden aangemeld’ wordt getoond, kan Gerimedica dit niet oplossen. Deze melding betekent dat er aan de identity provide kant e.e.a. niet goed staat geconfigureerd. In dit geval is er aan de enterprise app geen gebruiker of gebruikersgroep assigned. Vraag julle Azure/Entra-ID beheerder om naar de configuratie te kijken.

OKTA zal uitsluitend gebruikersgegevens van medewerkers verwerken die inloggen in Ysis. Denk hierbij aan gebruikersnamen, e-mailadressen, wachtwoorden (versleuteld), MFA-instellingen (zoals TOTP of authenticatie-apps) en loggegevens met betrekking tot inlogpogingen.

Er worden geen cliënt- of patiëntgegevens verwerkt door OKTA. De medische gegevens die binnen onze software worden beheerd blijven volledig binnen onze eigen infrastructuur en onder onze controle.

Ja, OKTA voldoet aan de hoogste standaarden op het gebied van informatiebeveiliging:

• ISO 27001 en SOC 2 gecertificeerd,
• 24/7 monitoring en incidentresponse,
• Beschikbaarheidsgarantie van 99,99%,
• Brute-force protectie, verdachte IP-detectie en adaptieve MFA.

OKTA voldoet aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Gebruikersgegevens worden verwerkt binnen Europese datacenters, en er zijn passende beveiligingsmaatregelen getroffen conform artikel 28 van de AVG. Auth0 (de relevante dochteronderneming van OKTA) is bovendien gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, zoals aangenomen door de Europese Commissie op 10 juli 2023.

Deze certificering maakt het mogelijk om persoonsgegevens op rechtmatige wijze en zonder aanvullende technische en juridische maatregelen aan OKTA door te geven, ook in het geval er ondersteuning of diensten vanuit de VS plaatsvinden. OKTA past haar processen voortdurend aan om in lijn te blijven met de laatste regelgeving en internationale afspraken op het gebied van privacy en dataopslag.

De escalatieroutes en de afspraken rondom service level blijven zoals jullie gewend zijn. Jullie kunnen  (potentiële) incidenten bij onze supportafdeling melden, net als nu. Wij zorgen voor de opvolging met OKTA wanneer dat nodig is. Jullie hoeven dus geen direct contact met OKTA te onderhouden.

OKTA biedt 24/7 ondersteuning en heeft een beschikbaarheidsgarantie van 99,99%. Daarmee voldoet het systeem aan hoge eisen voor continuïteit en betrouwbaarheid. Storingen bij OKTA worden altijd door Gerimedica opgevolgd, zonder impact op jullie bestaande serviceproces.

Daarnaast wordt de gezondheid van de dienst continu gemonitord. Wij zijn dus niet afhankelijk van klantmeldingen om storingen te detecteren.

Ja. OKTA ondersteunt al deze protocollen en configuraties blijven behouden. Toekomstige koppelingen kunnen eenvoudiger worden ingericht, eventueel ook door applicatiebeheerders zelf.

De toegang tot gegevens blijft zoals nu: Gerimedica heeft toegang tot de gebruikersaccounts in het kader van ondersteuning en beheer. OKTA fungeert als subverwerker en heeft passende beveiligingsmaatregelen getroffen conform artikel 28 van de AVG.

We hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar meerdere IAM-oplossingen, waaronder ook Europese aanbieders. Hoewel deze alternatieven op bepaalde punten goed scoorden, biedt OKTA de meest complete en toekomstbestendige oplossing voor Ysis.

OKTA is wereldwijd marktleider in identiteits- en toegangsbeheer en heeft zich bewezen in complexe omgevingen zoals de zorg, finance en overheid. Wat OKTA onderscheidt:

• AVG-conformiteit, inclusief verwerking in Europese datacenters,

• Certificeringen zoals ISO 27001 en SOC 2,

• Schaalbaarheid en betrouwbaarheid met een SLA van 99,99%,

• Geavanceerde beveiliging zoals adaptive MFA en brute force protection,

• Flexibiliteit voor multi-tenant omgevingen en rolgebaseerde toegang (RBAC),
• Sterke integraties met SSO, SAML, SCIM en andere standaarden.

De keuze voor OKTA is gebaseerd op veiligheid, betrouwbaarheid en groeipotentieel – in lijn met de behoeften van onze klanten.

In onze eerdere communicatie hebben wij gemeld dat OKTA als subverwerker wordt toegevoegd. Conform artikel 7.1 van de verwerkersovereenkomst was er gedurende drie maanden na deze aankondiging de mogelijkheid om bezwaar te maken.

Deze periode is inmiddels verstreken (tot 18 september 2025). Wanneer wij in die periode geen reactie hebben ontvangen, zijn wij ervan uitgegaan dat u akkoord bent met de inschakeling van OKTA als subverwerker.

Algemene of technische vragen? Onze supportafdeling staat voor je klaar.