Paramedici (vanaf 2-1-2025)

1. Controleren type aanmelding op het tabblad ‘Aanmelding’

Fysiotherapeuten

1. Controleren Aanvullende lichaamslocatie
2. Controleren Aanspraakcode
3. Controleren Extra veld Z-codes 

Wanneer moet een behandelaar wel of niet kiezen om de lichaamslocatie te vullen?

Een overzicht waar in gecontroleerd kan worden of er wel of niet verplicht gekozen moet worden voor een lichaamslocatie is te vinden op de website van Vektis: https://www.vektis.nl/standaardisatie/standaarden/GDS801-2.0#documentatie, document Uniforme DCSPH lijst. Ten tijde van deze communicatie is dit de meest recente versie.

Met de invoering van de standaard is er ook een verplichting voor ons als leverancier ingevoerd om een overzicht van de eerdere behandelingen te kunnen genereren. Hierover is het volgende gecommuniceerd: 20241010 def communicatie alle beroepsgroepen.docx

Quote uit dit document:

Nieuwe werkwijze voor Zvw-patiënten met ‘eerste 20 behandelingen’

Er zijn minder administratieve lasten voor het declareren van “de eerste 20 behandelingen” voor patiënten met aanspraak uit de basiszorgverzekering. Deze patiënten ontvangen voortaan een beveiligde mail (eventueel geprint) over het aantal uitgevoerde behandelingen, de aanspraak startdatum en de DCSPH code. Deze mail wordt alleen verstuurd voor de eerste 20 behandelingen. Bij patiënten die overstappen naar je praktijk of tegelijkertijd voor hetzelfde bij een andere praktijk worden behandeld vraag je dit overzicht op. Je kunt met het overzicht van de oude praktijk in het EPD de aanspraak startdatum, de DCSPH code, eventueel de lichaamslocatie en het aantal eerdere behandelingen invoeren. Dit voorkomt correcties en dat de drempel van 20 behandelingen dubbel wordt gerekend. De eerste 20 behandelingen blijft de patiënt zelf betalen, maar daarna accepteren alle verzekeraars deze werkwijze. Daardoor is de ‘declaratie omweg’ zoals bij sommige verzekeraars nodig was om het aantal van de eerste 20 behandelingen te tellen niet meer nodig.

In Ysis is hiervoor een voorbeeld briefsjabloon beschikbaar gemaakt. Ons advies is deze informatie in de ontslagbrief op te nemen om geen dubbele documentatie mee te hoeven geven.

Wanneer er geen verrichting kan worden gekozen kan dit meerdere oorzaken hebben:

De zorginstelling kan per verzekeraar de tarieven voor de verrichtingen invoeren waarvoor een contract is afgesloten. Wanneer er voor de verzekeraar van de klant geen tarief is ingevoerd, zal de behandelaar geen verrichting kunnen kiezen.

Een andere reden kan zijn dat de verzekeringsgegevens bij de cliënt nog niet zijn ingevuld. Dit is nodig om de verrichting waarvoor afspraken met de desbetreffende zorgverzekeraar van toepassing zijn, te kunnen kiezen.

De aanspraakcodes 13 t/m 19 (COPD) en worden vervangen door aanspraakcode 22
Deze wijziging is al doorgevoerd in Ysis, kies een aanmelddatum na 1-1-2025 en de juiste lijst wordt getoond

Niet aanvullend verzekerd en chronische indicatie:
Behandelingen van volwassenen worden onder aanspraakcode 008 geregistreerd.
Indien de cliënt geen aanvullende verzekering heeft, dan worden de eerste 20 behandelingen direct aan de cliënt gefactureerd. Vanaf de 21e behandeling worden deze aan de zorgverzekeraar gefactureerd.

Wel aanvullend verzekerd en chronische indicatie:
Behandelingen van volwassenen worden onder aanspraakcode 008 geregistreerd.
Je factureert altijd via de zorgverzekeraar zolang er nog dekking is binnen de aanvullende verzekering t/m de 20e behandeling. Dus indien de cliënt bijv. aanvullend verzekerd is voor 8 behandelingen, dan factureer je aan de zorgverzekeraar t/m behandeling 8. Vanaf behandeling 9 t/m 20 factureer je aan de cliënt. Vanaf behandeling 21 factureer je weer aan de zorgverzekeraar.

1. Importeren tarieven 2025 (zorgverzekering, cliënten en organisaties) conform de nieuwe importsjablonen
2. Tabblad ‘Beheer’ inrichten:
1. AGB-codes
2. Facturering
3. Prestatiecodelijsten
4. Financiële configuratie

Via de zoekbalk kan onder andere gezocht worden op Naam, BSN en factuurnummer. 

Het tarievenbestand van het afgelopen jaar kan worden gedownload en voor de verzekeraars waar nog geen tarieven bekend zijn kunnen alle tarieven voor het komende jaar toegevoegd worden met een fictief bedrag van 0,00 euro. Zodoende kunnen de behandelaren wel hun verrichtingen binnen Ysis registreren. Bij het declareren zullen deze registraties uitvallen en dus niet meegaan naar de zorgverzekeraar.

Zodra de tarieven bekend zijn, kunnen de tarieven gewijzigd worden in het bestand en kan het bestand opnieuw geüpload worden. De verrichtingen worden vervolgens gedeclareerd met de nieuw ingevoerde tarieven.

Nee. O.b.v. de verrichting in de PCL (Prestatiecodelijst) wordt de juiste eenheid van de prestatie gekozen. Zie hiervoor de TOG Webzoeker.

Het declaratie ID van Vecozo is vervallen met de ingang van GDS. In 2025 is dit gewijzigd naar het Conversatie ID: een unieke combinatie van 32 cijfers en letters. Bij het contacteren van de zorgverzekeraars hoef je meestal alleen de eerste 8 karakters door te geven. 

De importsjablonen zijn gewijzigd t.o.v. de huidige importsjablonen: de kolom ‘eenheid’ is vervangen door de kolom ‘PCL’. We leiden voor de tarieven van 2025 de eenheid af uit de PCL. Zie hiervoor de TOG Webzoeker. Zie ook dit artikel op de handleiding.

Deze validatie foutmeldingen kunnen als volgt opgelost worden:

Het kan zijn dat een validatiemelding meerdere keren voorkomt bij één prestatie. Het oplossen van de melding werkt hetzelfde en zorgt er dan voor dat dubbele meldingen ook verdwijnen.

Dit overzicht wordt aangevuld in de komende periode, staat de validatiefoutmelding er niet bij en is deze onduidelijk, laat het ons dan weten via support.

Hieronder staat een lijst met de meest voorkomende retourcodes die wij hebben zien langskomen in 2025 voor de GDS 2.0. Mocht uw code er niet bij zitten, neem dan eerst contact op met de verzekeraar aangezien zij de code hebben verzonden.

Er mag geen dubbele verstrekking plaatsvinden van hetzelfde soort verrichting op een dag (er is bv voor twee verschillende codes gekozen en beide staan voor een zitting). Oplossing is om een van beide codes te kiezen.

Binnen Ysis is er bij het registreren een validatie ingebouwd dat op een dag tweemaal dezelfde code gekozen wordt. Wanneer er twee losse behandelingen zijn gedaan op dezelfde code, dan kan er voor gekozen worden om deze twee losse behandelingen te comprimeren tot een behandeling of op twee verschillende dagen registreren.

Oplossing: Pas de diagnose aan in het aanmeldingsformulier. Nu kunnen de verrichtingen opnieuw worden gedeclareerd: de declaratie neemt de diagnose uit het aanmeldingsformulier direct mee. Verrichtingen aanpassen is dus niet nodig.

Wanneer een declaratie (deels) afgekeurd wordt, of er wordt een lager bedrag toegekend dat is gedeclareerd, dan wordt nu een nieuw factuurnummer gebruikt voor de credit journaalposten die naar de financiële administratie worden gestuurd. Voorheen werd bij afkeur voor de bijbehorende credit journaalposten hetzelfde factuurnummer gebruikt als voor de originele declaratie. Dit leidde bij sommige financiële pakketten tot problemen bij het importeren van de journaalposten. In het detailscherm van een declaratie wordt een melding getoond als er voor een afgekeurde debetdeclaratie een credit is aangemaakt voor de financiële export integratie. Zo ziet u ook wanneer er een afwijkend bedrag is uitgekeerd maar de verrichting wel goedgekeurd is. Dit factuurnummer is dus niet zichtbaar in het overzicht ‘Declareren’.
Als u geen gebruik maakt van de financiële integratie, dan ziet u ook deze melding en kunt u de verschillen zien door de gegevens uit Ysis met uw boekhoudsysteem te vergelijken, net zoals u al gewend was.

Let op: bovenstaande functionaliteit heeft alleen betrekking op de Financiële export integratie en staat los van het crediteren van goedgekeurde verrichtingen!

Dit kan twee oorzaken hebben:

– Wanneer het toegekende bedrag afwijkt van het ingediende bedrag, dan wordt er voor de financiële boekhouding een credit factuur aangemaakt (zie hierboven). Het factuurnummer van de eerst volgende factuur zal nu met 1 of meer (afhankelijk van het aantal credit facturen) opgehoogd worden, op basis van het factuurnummer van de credit factuur.
– Soms is het aanmaken van een factuur niet gelukt en is hierdoor een factuurnummer al gebruikt maar niet zichtbaar. Dit factuurnummer kan niet nog een keer gebruikt worden.

In het beheerscherm van de Ysis Financieel module kan voor een bepaalde verzekeraar een andere AGB code gekozen worden per discipline. Als deze functie wordt gebruikt moet er voor elke discipline die registreert ook een AGB code ingevuld zijn in die regel.

Er zijn twee mogelijkheden:

1. het deel dat is afgewezen kan gefactureerd worden aan de client, door handmatig (in het financiële pakket) een factuur aan te maken.
   Hierna kan de afgekeurde verrichting op ‘niet meer indienen’ worden gezet met de reden “maximale vergoeding bereikt, gedeclareerd aan client” en daarbij de factuurnummer aan client noteren als die er is.
   

2. Een andere manier is om het goedgekeurde deel te crediteren zodat de gehele registratie weer open komt te staan in het dossier. Nu kan deze in zijn geheel aan de client gefactureerd worden. In de financiële boekhouding zal dit dan genoteerd moeten worden.
   De client kan nu deze verrichtingen zelf indienen bij de zorgverzekeraar.