Veelgestelde vragen

Het tarievenbestand van het afgelopen jaar kan worden gedownload en voor de verzekeraars waar nog geen tarieven bekend zijn kunnen alle tarieven voor 2019 toegevoegd worden met een fictief bedrag van 0,00 euro. Zodoende kunnen de behandelaren wel hun verrichtingen binnen Ysis registreren. Bij het declareren zullen deze registraties uitvallen en dus niet meegaan naar de zorgverzekeraar.

Zodra de tarieven bekend zijn, kunnen de tarieven gewijzigd worden in het bestand en kan het bestand opnieuw geüpload worden. De verrichtingen worden vervolgens gedeclareerd met de nieuw ingevoerde tarieven.

Er mag geen dubbele verstrekking plaatsvinden van hetzelfde soort verrichting op een dag (er is bv voor twee verschillende codes gekozen en beide staan voor een zitting). Oplossing is om een van beide codes te kiezen.

Binnen Ysis is er bij het registreren een validatie ingebouwd dat op een dag tweemaal dezelfde code gekozen wordt. Wanneer er twee losse behandelingen zijn gedaan op dezelfde code, dan kan er voor gekozen worden om deze twee losse behandelingen te comprimeren tot een behandeling of op twee verschillende dagen registreren.

Oplossing: Pas de diagnose aan in het aanmeldingsformulier. Nu kunnen de verrichtingen opnieuw worden gedeclareerd: de declaratie neemt de diagnose uit het aanmeldingsformulier direct mee. Verrichtingen aanpassen is dus niet nodig.

In het aanmeldingsformulier is waarschijnlijk de verkeerde CSI ingevoerd, waardoor deze automatisch wordt gekozen bij het registreren van een verrichting. Wanneer de CSI in het aanmeldingsformulier onjuist is, zal deze eerst aangepast moeten worden om verdere fouten in de registratie te voorkomen. Vervolgens kunnen de verrichtingen die afgekeurd zijn (en die al geregistreerd maar nog niet gedeclareerd zijn) een voor een heropend en aangepast worden met de juiste CSI. Alle verrichtingen kunnen nu opnieuw gedeclareerd worden.

Dat kan door het vinkje ‘niet declareerbaar’ aan te vinken in de verrichting in het dossier van de client. Dit kan alleen bij openstaande verrichtingen, met het potloodje.

In het contract met de verzekeraar is beschreven of een verrichtingscode per keer of per kwartier gedeclareerd moet worden. Over het algemeen zijn de codes van fysiotherapie en logopedie per keer en van ergotherapie en dietetiek per kwartier. Hier zijn echter wel uitzonderingen op, dit staat in het contract met de betreffende zorgverzekeraar.

Uzovi code is niet ingevuld: dit betekent dat de verzekeringsgegevens niet ingevuld zijn in het dossier.

Geen aanmeldingsformulier ingevuld: de datum van de aanmelding is niet ingevuld in het monodisciplinaire aanmeldingsformulier. Wij gaan deze validatie er op termijn uithalen.

Als een melding niet helder is, kan in het behandeldossier van de client gecontroleerd worden of alle verplichte velden zijn ingevuld. Wat verplichte velden zijn, staat beschreven onder implementatie documentatie.

Wanneer een declaratie (deels) afgekeurd wordt, of er wordt een lager bedrag toegekend dat is gedeclareerd, dan wordt nu een nieuw factuurnummer gebruikt voor de credit journaalposten die naar de financiële administratie worden gestuurd. Voorheen werd bij afkeur voor de bijbehorende credit journaalposten hetzelfde factuurnummer gebruikt als voor de originele declaratie. Dit leidde bij sommige financiële pakketten tot problemen bij het importeren van de journaalposten. In het detailscherm van een declaratie wordt een melding getoond als er voor een afgekeurde debetdeclaratie een credit is aangemaakt voor de financiële export integratie. Zo ziet u ook wanneer er een afwijkend bedrag is uitgekeerd maar de verrichting wel goedgekeurd is. Dit factuurnummer is dus niet zichtbaar in het overzicht ‘Declareren’.
Als u geen gebruik maakt van de financiële integratie, dan ziet u ook deze melding en kunt u de verschillen zien door de gegevens uit Ysis met uw boekhoudsysteem te vergelijken, net zoals u al gewend was.

Let op: bovenstaande functionaliteit heeft alleen betrekking op de Financiële export integratie en staat los van het crediteren van goedgekeurde verrichtingen!

Dit kan twee oorzaken hebben:

– Wanneer het toegekende bedrag afwijkt van het ingediende bedrag, dan wordt er voor de financiële boekhouding een credit factuur aangemaakt (zie hierboven). Het factuurnummer van de eerst volgende factuur zal nu met 1 of meer (afhankelijk van het aantal credit facturen) opgehoogd worden, op basis van het factuurnummer van de credit factuur.
– Soms is het aanmaken van een factuur niet gelukt en is hierdoor een factuurnummer al gebruikt maar niet zichtbaar. Dit factuurnummer kan niet nog een keer gebruikt worden.

In het beheerscherm van de Ysis Financieel module kan voor een bepaalde verzekeraar een andere AGB code gekozen worden per discipline. Als deze functie wordt gebruikt moet er voor elke discipline die registreert ook een AGB code ingevuld zijn in die regel.

Er zijn twee mogelijkheden:

1. het deel dat is afgewezen kan gefactureerd worden aan de client, door handmatig (in het financiële pakket) een factuur aan te maken.
   Hierna kan de afgekeurde verrichting op ‘niet meer indienen’ worden gezet met de reden “maximale vergoeding bereikt, gedeclareerd aan client” en daarbij de factuurnummer aan client noteren als die er is.
   

2. Een andere manier is om het goedgekeurde deel te crediteren zodat de gehele registratie weer open komt te staan in het dossier. Nu kan deze in zijn geheel aan de client gefactureerd worden. In de financiële boekhouding zal dit dan genoteerd moeten worden.
   De client kan nu deze verrichtingen zelf indienen bij de zorgverzekeraar.

Dit kan liggen aan de gekozen declaratieperiode: misschien is deze te krap gekozen. Het kan ook zijn dat de soort betaler op ‘cliënt’ staat i.p.v. ‘verzekeraar’.

Wanneer er bij het behandeltraject voor prestatiecode 80005 “onvolledig behandeltraject” is gekozen (dit is te zien door in Ysis Financieel op het traject te klikken), dan zal het behandeltraject moeten voldoen aan de NZa regels:
“Er zijn drie situaties waarin de zorgaanbieder de prestatie onvolledig behandeltraject in rekening brengt:
1. De zorgaanbieder kan geen DSM-stoornis vaststellen, ondanks dat de verwijzer daartoe wel een vermoeden had.
2. Er wordt vroeg in de behandeling geconstateerd dat de patiënt behandeld moet worden in de gespecialiseerde ggz . Vroeg is hierbij na een maximale behandeling van 120 minuten. Deze 120 minuten bestaat uit zowel directe als indirecte patiëntgebonden tijd. Indirecte patiëntgebonden tijd is inclusief reistijd.
3. De behandeling wordt vroeg door de patiënt en/of behandelaar afgebroken. Een reden voor het afbreken van een behandeling kan zijn dat de patiënt een andere behandelaar wenst. Vroeg is hierbij na een maximale behandeling van 120 minuten. Deze 120 minuten bestaat uit zowel directe als indirecte patiëntgebonden tijd. Indirecte patiëntgebonden tijd is inclusief reistijd.”

Wanneer het traject niet voldoet aan een van bovenstaande regels, zal de behandelaar dus voor een andere prestatiecode moeten kiezen. Zie ook: 
https://www.nza.nl/1048076/1048155/Vragen_en_antwoorden_generalistische_basis_ggz.pdf