Veelgestelde vragen

Eerstelijns paramedische zorg en Ysis Financieel ELZ

De behandelaar kan geen verrichting kiezen, hoe kan dit?

Wanneer er geen verrichting kan worden gekozen kan dit meerdere oorzaken hebben:

De zorginstelling kan per verzekeraar de tarieven voor de verrichtingen invoeren waarvoor een contract is afgesloten. Wanneer er voor de verzekeraar van de klant geen tarief is ingevoerd, zal de behandelaar geen verrichting kunnen kiezen.

Een andere reden kan zijn dat de verzekeringsgegevens bij de cliënt nog niet zijn ingevuld. Dit is nodig om de verrichting waarvoor afspraken met de desbetreffende zorgverzekeraar van toepassing zijn, te kunnen kiezen.

Nog niet alle tarieven zijn afgesproken met de zorgverzekeraars, maar de behandelaren moeten wel hun tijd kunnen registreren. Hoe kunnen we dit oplossen?

Het tarievenbestand van het afgelopen jaar kan worden gedownload en voor de verzekeraars waar nog geen tarieven bekend zijn kunnen alle tarieven voor 2019 toegevoegd worden met een fictief bedrag van 0,00 euro. Zodoende kunnen de behandelaren wel hun verrichtingen binnen Ysis registreren. Bij het declareren zullen deze registraties uitvallen en dus niet meegaan naar de zorgverzekeraar.

Zodra de tarieven bekend zijn, kunnen de tarieven gewijzigd worden in het bestand en kan het bestand opnieuw geüpload worden. De verrichtingen worden vervolgens gedeclareerd met de nieuw ingevoerde tarieven.

Er zijn twee aparte behandelingen op een dag ingevoerd, en nu krijgen wij een afkeuring van de zorgverzekeraar. De foutmelding is dat de prestatie reeds gedeclareerd is. Dit zijn twee aparte behandelingen. Hoe kan dit?

Er mag geen dubbele verstrekking plaatsvinden van hetzelfde soort verrichting op een dag (er is bv voor twee verschillende codes gekozen en beide staan voor een zitting). Oplossing is om een van beide codes te kiezen.

Binnen Ysis is er bij het registreren een validatie ingebouwd dat op een dag tweemaal dezelfde code gekozen wordt. Wanneer er twee losse behandelingen zijn gedaan op dezelfde code, dan kan er voor gekozen worden om deze twee losse behandelingen te comprimeren tot een behandeling of op twee verschillende dagen registreren.

We hebben afkeur ontvangen op de diagnosecode, wat nu?

Oplossing: Pas de diagnose aan in het aanmeldingsformulier. Nu kunnen de verrichtingen opnieuw worden gedeclareerd: de declaratie neemt de diagnose uit het aanmeldingsformulier direct mee. Verrichtingen aanpassen is dus niet nodig.

Kan ik een verrichting ook even ‘on hold’ zetten, omdat deze nog niet gedeclareerd kan worden?

Dat kan door het vinkje ‘niet declareerbaar’ aan te vinken in de verrichting in het dossier van de client. Dit kan alleen bij openstaande verrichtingen, met het potloodje.

In het factuurdetailscherm staat dat er een creditfactuur aangemaakt is, maar ik kan deze nergens vinden: “Let op: voor deze factuur is een creditfactuur aangemaakt: (factuurnummer)”

Wanneer een declaratie (deels) afgekeurd wordt, of er wordt een lager bedrag toegekend dat is gedeclareerd, dan wordt nu een nieuw factuurnummer gebruikt voor de credit journaalposten die naar de financiële administratie worden gestuurd. Voorheen werd bij afkeur voor de bijbehorende credit journaalposten hetzelfde factuurnummer gebruikt als voor de originele declaratie. Dit leidde bij sommige financiële pakketten tot problemen bij het importeren van de journaalposten. In het detailscherm van een declaratie wordt een melding getoond als er voor een afgekeurde debetdeclaratie een credit is aangemaakt voor de financiële export integratie. Zo ziet u ook wanneer er een afwijkend bedrag is uitgekeerd maar de verrichting wel goedgekeurd is. Dit factuurnummer is dus niet zichtbaar in het overzicht ‘Declareren’.
Als u geen gebruik maakt van de financiële integratie, dan ziet u ook deze melding en kunt u de verschillen zien door de gegevens uit Ysis met uw boekhoudsysteem te vergelijken, net zoals u al gewend was.

Let op: bovenstaande functionaliteit heeft alleen betrekking op de Financiële export integratie en staat los van het crediteren van goedgekeurde verrichtingen!

Wanneer ik kijk in het beheerscherm van de Ysis Financieel module voor de eerstelijns paramedische zorg, dan zie ik dat de factuurnummerrange niet aansluit: het eerst volgende nummer is niet het nummer boven de laatste factuur. Hoe kan dit?

Dit kan twee oorzaken hebben:

– Wanneer het toegekende bedrag afwijkt van het ingediende bedrag, dan wordt er voor de financiële boekhouding een credit factuur aangemaakt (zie hierboven). Het factuurnummer van de eerst volgende factuur zal nu met 1 of meer (afhankelijk van het aantal credit facturen) opgehoogd worden, op basis van het factuurnummer van de credit factuur.
– Soms is het aanmaken van een factuur niet gelukt en is hierdoor een factuurnummer al gebruikt maar niet zichtbaar. Dit factuurnummer kan niet nog een keer gebruikt worden.

Ik krijg bij het declareren de melding: “De AGB code configuratie is niet ingevuld”. Wat is er mis?

In het beheerscherm van de Ysis Financieel module kan voor een bepaalde verzekeraar een andere AGB code gekozen worden per discipline. Als deze functie wordt gebruikt moet er voor elke discipline die registreert ook een AGB code ingevuld zijn in die regel.

De vergoeding is bereikt midden in een registratie. Er is bijvoorbeeld een kwartier van de behandeling wel vergoed en een kwartier niet. Dat financiële verschil kunnen we wel bij de cliënt in rekening brengen, maar nergens vastleggen. Zo lijkt dat verschil in Ysis altijd te blijven bestaan. Is hier een oplossing voor?

Er zijn twee mogelijkheden:

het deel dat is afgewezen kan gefactureerd worden aan de client, door handmatig (in het financiële pakket) een factuur aan te maken.
Hierna kan de afgekeurde verrichting op ‘niet meer indienen’ worden gezet met de reden “maximale vergoeding bereikt, gedeclareerd aan client” en daarbij de factuurnummer aan client noteren als die er is.

Een andere manier is om het goedgekeurde deel te crediteren zodat de gehele registratie weer open komt te staan in het dossier. Nu kan deze in zijn geheel aan de client gefactureerd worden. In de financiële boekhouding zal dit dan genoteerd moeten worden.
De client kan nu deze verrichtingen zelf indienen bij de zorgverzekeraar.